Adoption des technologies juridiques : Points de vue de 3 leaders de l'exploitation juridique
L'adoption des technologies juridiques est un monde nouveau pour de nombreux services juridiques. Quelles leçons pouvons-nous tirer de ceux qui ont déjà franchi le pas ?
Les hôtes de Mitratech, Steven O'Donnell, responsable du marketing produit - Opérations juridiques, Brian McGovern, directeur général de l'automatisation des flux de travail, et Matt Rygler, responsable mondial des comptes stratégiques pour ELM dans la région EMEA, ont eu le plaisir de participer à une table ronde (virtuellement) interactive, The Community that Co-Innovates - A Legal Operations Roundtable, avec un groupe d'experts sur le potentiel (et les écueils potentiels) de l'adoption de la technologie juridique.
Rachita Maker dirige les opérations juridiques et la conformité pour le géant mondial Tata Communications ; Ian Waterworth est responsable du programme et du changement à la Standard Chartered Bank, et Libbie Evans est vice-présidente associée de la gestion des connaissances à la TD Bank.
Nous avons reçu de nombreuses questions et abordé une variété de sujets, du choix du bon outil d'automatisation du flux de travail à l'adoption de la technologie et aux défis qu'elle pose. Voici un aperçu de ce qui a été abordé, mais écoutez la vidéo dans son intégralité pour découvrir les points de vue révélateurs et les expériences partagées de ces leaders de l'informatique juridique.
Sur la mise en œuvre de l'automatisation des flux de travail
Brian McGovern : Comment en êtes-vous arrivé à votre objectif de moderniser la technologie juridique, et comment envisagez-vous de développer votre feuille de route et votre plan, en particulier en ce qui concerne l'automatisation des flux de travail ?
Rachita Maker : Lorsque j'ai commencé à travailler, le mandat de mon directeur général était clair et simple : faire en sorte que le service juridique soit à la pointe de la technologie. Pas de pression !
J'ai pensé que le meilleur moyen était d'automatiser les flux de travail et d'examiner certains processus manuels qui prennent beaucoup de temps et qui peuvent être facilement automatisés. Pour certains des autres processus, il faut impliquer de nombreuses parties prenantes, obtenir l'adhésion de différentes personnes au sein de l'organisation, et cela prend beaucoup plus de temps.
Brian McGovern : Quels sont les éléments clés que vous attendiez d'un outil d'automatisation du flux de travail ? Quels étaient vos critères de sélection du site et qu'avez-vous appris au cours de ce processus ?
Rachita Maker : L'un des principaux arguments de vente pour moi était la possibilité de contrôler l'outil d'automatisation du flux de travail, sans avoir à dépendre d'un fournisseur externe ou de mes équipes informatiques internes, ou de qui que ce soit d'autre. Mon équipe est pluridisciplinaire ; elle compte des juristes, des experts en processus, des techniciens, des analystes de données... Pour moi, il était très important de pouvoir modifier rapidement les choses et de pouvoir contrôler l'outil.
Le fait que mon équipe puisse construire des formulaires, créer des flux de travail, et que 80 à 85 % du travail puisse être facilement effectué par une personne qui n'a aucune expérience du codage ? C'était la clé.
Bien sûr, la flexibilité de l'outil d'automatisation était l'autre aspect - (nous) posions des questions telles que : avec quelle facilité pouvons-nous examiner nos processus ? Et comment s'adapte-t-il aux différents processus ?
Les avocats et l'adoption des technologies juridiques
Libbie Evans : Je pense que les avocats manquent parfois de confiance dans le fonctionnement de la technologie et ils ont l'impression qu'en fin de compte, ils sont responsables de ce qui est livré, et si la technologie ne fonctionne pas, cela rend leur travail encore plus difficile. S'ils n'ont pas confiance dans l'outil dès le départ, ils risquent de se dire : "Écoutez, je vais le faire moi-même, ce sera plus facile et plus sûr pour moi". Il est donc important de ne pas leur donner des outils qui ne fonctionnent pas. Ou au moins de les accompagner dans cette démarche, car bien sûr rien n'est parfait, mais au moins de les accompagner.
Ian Waterworth : Je suis d'accord, vous avez tout à fait raison, je pense que vous savez que ce ne sera pas parfait au début. Et d'après mon expérience, il y a beaucoup de choses dans la technologie qui ne sont pas utilisées - ou qui sont sous-utilisées - au départ. Vous n'utilisez donc qu'une petite partie des avantages escomptés au début.
Je pense que beaucoup de gens pensent que cela va tout changer et que ce sera parfait dès le premier jour, mais la vérité, c'est que bien souvent ce n'est pas le cas et qu'il faut du temps pour évoluer.
Il est également important de ne pas oublier les utilisateurs - ne les laissez pas de côté, car cela peut devenir une source de frustration très rapide et vous commencez alors à détourner les gens. Vous devez prévoir du temps dans votre feuille de route stratégique pour être en mesure de répondre à ces questions brûlantes ou aux problèmes que les gens estiment devoir être résolus.
Après la mise en service de votre produit, vous ne pouvez pas vous en tenir à votre feuille de route, aller de l'avant et oublier tout le monde. Vous devez leur accorder du temps, vous assurer qu'ils vous accompagnent. S'il y a des choses qui sont importantes pour eux, vous les abordez et vous construisez lentement mais sûrement cette confiance et ce voyage avec eux.
Il est également important de ne pas oublier les utilisateurs - ne les laissez pas de côté, car cela peut devenir une source de frustration très rapide.
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