Que sont les macros MS Word ?
Macros MS Word est une méthode qui vous permet d'automatiser une tâche de traitement de texte que vous devez effectuer de manière répétée.
MS Word permet deux types de macros, en fonction de la complexité de la tâche :
(1) macros de touches
(2) les macros écrites (Visual Basic for Applications ou VBA). Bien que VBA soit une plate-forme de script puissante qui permet une logique conditionnelle dans les macros, elle est fréquemment utilisée pour construire des assemblages de documents. d'assemblage de documents modèles d'assemblage de documents, elle manque néanmoins de fonctionnalités essentielles pour l'assemblage complexes.
Qu'est-ce que VBA pour Word ?
VBA pour Word est un terme utilisé spécifiquement en référence au concept de construction de caractéristiques d'automatisation de documents (assemblage de documents) dans les documents MS Word. Bien que VBA en général soit une technologie puissante et constitue une extension substantielle de la suite MS Office, VBA pour Word, du moins en ce qui concerne l' automatisation des documents (assemblage de documents), n'est pas la meilleure approche pour une entreprise nécessitant un niveau de sophistication quelconque dans ses modèles d'automatisation de documents.
Pourquoi VBA ne fonctionne pas pour l'assemblage de documents
Il existe une longue liste de raisons pour lesquelles VBA pour Word n'est pas un bon choix pour ce type de programmation, et en tête de liste se trouve son objectif en tant que plateforme RAD (Rapid Application Development) générale. En d'autres termes, VBA n'inclut pas la capacité spécifique d'assemblage de documents qui est essentielle pour l'automatisation des documents à l'échelle de l'entreprise.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez automatiser l'inclusion des pronoms corrects qui se réfèrent à l'une des parties d'un contrat, par exemple le locataire dans un contrat de location. Après avoir écrit les scripts spécifiques nécessaires à cette tâche dans le document Word, vous devrez revenir en arrière et écrire le code nécessaire pour générer une question : Quel est le sexe du locataire ? Pour une question unique, cette réalité peut ne pas sembler décourageante, mais pour un contrat nécessitant des centaines d'éléments de données distincts, le codage personnalisé de l'entretien Q/A représenterait un travail considérable qui ne serait pas nécessaire dans une véritable plateforme RAD d'automatisation des documents, telle que HotDocs, qui génère automatiquement une question pour chaque variable d'un modèle de document.
Au-delà la fonctionnalité de base de collecte d'informationsVBA ne dispose d'aucun système interne d'enregistrement et de gestion des fichiers de réponse. VBA ne permet pas de partager des fichiers de composants entre les modèles, ni de déployer des modèles sur plusieurs plates-formes. En d'autres termes, un modèle VBA ne fonctionnera pas de manière transparente dans un navigateur, un luxe que les utilisateurs de HotDocs considèrent depuis longtemps comme acquis.
L'une des principales faiblesses de VBA en matière de script pour l'assemblage de documents est son manque de logique à trois états. Avec l'assemblage de documents, un certain nombre de situations peuvent exiger que la logique conditionnelle soit basée non seulement sur l'un des deux états - vrai ou faux - mais aussi sur un troisième état, qui est nul ou inconnu. En d'autres termes, si la condition est vraie, faites A. Si la condition est fausse, faites B. Et si la condition est inconnue, faites C. En termes réels, la logique à trois états est essentielle dans les situations où un utilisateur de modèle peut ne pas répondre du tout à une question. En d'autres termes, si la question est sans réponse, il faut faire C.
VBA est également dépourvu de nombreuses fonctions de script de base qui sont généralement nécessaires à l'automatisation des documents. Les boucles répétitives imbriquées, les fonctions nécessaires pour ponctuer correctement le texte assemblé et la logique à trois états (la capacité de tester les questions sans réponse dans les expressions booléennes) sont toutes essentielles pour automatiser efficacement la génération de documents, mais elles sont toutes absentes de VBA.
Contrairement à VBA, HotDocs, qui est une plate-forme RAD (Rapid Application Development), conçue spécifiquement pour l'automatisation des documents, gère facilement la logique à trois états, ainsi qu'une variété d'autres tâches de script spécifiques à l'automatisation des documents, telles que la répétition de blocs de texte avec une ponctuation automatisée et la composition de documents par l'agrégation et l'insertion de sous-documents. HotDocs permet automatiquement le stockage et la réutilisation des fichiers de réponses, crée des questions pour les variables utilisées dans le document et permet à l'utilisateur d'un modèle d'avancer et de reculer dans un modèle d'entretien.... Et ce n'est qu'un aperçu des fonctions disponibles dans HotDocs, mais pas dans les macros Word.
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Les macros de touches sont idéales pour de nombreuses tâches répétitives. Si vous n'avez qu'une poignée de documents simples à automatiser, VBA peut vous convenir. Mais si votre activité dépend fortement de la génération de documents, si vos documents sont vraiment complexes et si vous ne disposez pas d'une petite armée d'ingénieurs logiciels qui n'ont rien à faire, alors VBA est tout simplement le mauvais choix.
VBA est un langage puissant qui étend considérablement les fonctionnalités générales de Word. Mais ensemble, ils n'arrivent pas à la cheville des fonctionnalités spécifiques aux fonctionnalité spécifique à l'assemblage de documents dans HotDocs.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
