Si vous travaillez dans les ressources humaines, vous savez tout le travail que représente l'intégration d'un nouvel employé dans l'équipe. Après avoir mené à bien le processus de recrutement, qui est déjà une tâche en soi, vous devez ensuite accueillir le nouvel employé et lui expliquer tout ce qu'il doit savoir sur le fonctionnement de votre entreprise.
De nombreux nouveaux employés souhaitent se lancer et commencer à travailler immédiatement. Cependant, certaines formalités doivent d'abord être réglées. Même si cela n'est pas très excitant pour un nouvel employé impatient de commencer, l'intégration (ou pré-intégration) est une fonction importante dans toute entreprise. L'employé doit rencontrer tout le monde, visiter l'ensemble du lieu de travail, remplir des documents importants, apprendre comment fonctionne l'entreprise et recevoir les outils nécessaires pour faire son travail. Il peut alors se mettre au travail sans attendre.
Qu'est-ce que l'intégration ?
Nous avons tous vécu l'intégration lors d'un nouvel emploi. Le premier jour, vous vous rendez au bureau, prêt à vous mettre au travail. Vous allez probablement vous lancer directement dans ce projet passionnant dont vous avez discuté avec votre nouveau responsable lors de l'entretien, n'est-ce pas ? Pas si vite.
Accueillez un nouvel employé à l'aide de notre liste de contrôle d'intégration.
À votre arrivée, vous êtes rapidement pris en charge par un représentant des ressources humaines pour votre intégration. Il vous fera probablement visiter les locaux et vous présentera à tout le monde avant de vous emmener dans une salle pour accomplir les tâches courantes liées à votre intégration, telles que :
-
- Remplir les formulaires relatifs à la paie et aux impôts
-
- Souscription à une assurance et à un plan d'épargne-retraite
-
- Recevoir un ordinateur, un compte e-mail, la clé du bureau et d'autres éléments indispensables
-
- Apprendre les politiques de l'entreprise décrites dans le manuel de l'employé
- Apprendre l'organigramme et les procédures courantes de l'entreprise
Ce ne sont là que quelques exemples généraux de ce qui est généralement couvert dans le cadre de l'intégration des employés. Votre entreprise et le poste spécifique pour lequel vous avez embauché peuvent avoir d'autres exigences qui doivent également être prises en compte. Une fois que tout est en place, le nouvel employé peut alors participer à l'intégration spécifique à son équipe (couvert par les objectifs du poste, la planification de réunions récurrentes, toute formation requise). Il peut alors enfin commencer à travailler.
Qu'est-ce que le pré-embarquement ?
Bien que l'intégration soit importante, vous avez probablement réalisé à quel point elle est inefficace. Elle nécessite d'éloigner un employé motivé de son bureau pour un travail qui ne fait pas avancer l'entreprise.
De nombreuses entreprises lancent désormais le processus entre le moment où un candidat accepte l'offre d'emploi et son premier jour. C'est ce qu'on appelle le pré-embauche.
Certaines procédures, telles que la remise d'un ordinateur et éventuellement la présentation des politiques de l'entreprise, devront être effectuées en personne. Mais d'autres, qui ne nécessitent pas beaucoup d'explications, comme remplir les documents fiscaux et d'assurance, peuvent être traitées par e-mail avant que l'employé ne commence à travailler. Le pré-boarding permet de gagner beaucoup de temps et permet au nouvel employé de se concentrer sur son travail dès le premier jour. Mais il existe de nombreuses autres raisons d'opter pour le pré-boarding plutôt que pour l'intégration traditionnelle.
Avantages de l'intégration préalable d'un nouvel employé
Le pré-embarquement ne se limite pas à déplacer les activités d'intégration avant le premier jour de travail de l'employé. En plus de régler toutes les formalités, il vise également à accueillir les nouveaux employés et à les mettre à l'aise avant qu'ils ne commencent à travailler.
Accepter un nouvel emploi est une décision importante dans la vie. Même si vous êtes enthousiasmé par toutes les possibilités qui s'offrent à vous pendant la phase d'entretien, il est facile de remettre en question votre décision après avoir accepté l'offre d'emploi. La plupart des gens ne commencent pas immédiatement leur nouvel emploi, ce qui leur laisse tout le temps de se demander s'ils auraient mieux fait de conserver leur ancien emploi ou d'accepter un poste dans une autre entreprise. Ces sentiments sont naturels et découlent de toute l'incertitude qui accompagne un changement de carrière.
Vous pouvez éliminer bon nombre de ces sentiments négatifs grâce à d'autres activités préalables à l'embarquement. Au lieu de simplement envoyer des documents à remplir au nouvel employé, vous pouvez également lui souhaiter la bienvenue de différentes manières :
-
- Envoyez un e-mail à l'ensemble du personnel pour annoncer cette embauche et encouragez tout le monde à accueillir chaleureusement leur nouveau collègue.
-
- Invitez-les à passer au bureau. Faites-leur visiter les lieux et montrez-leur où ils travailleront.
-
- Organisez un déjeuner avec leur équipe immédiate afin qu'ils puissent faire connaissance avec tout le monde dans un cadre informel.
- Restez en contact avant le premier jour. Envoyez un e-mail pour leur demander s'ils ont des questions et leur faire savoir que vous vous préparez à leur arrivée.
L'intégration est une étape indispensable pour accueillir un nouvel employé dans l'équipe. Mais il n'y a aucune raison de la reporter jusqu'à la date officielle d'entrée en fonction.
Profitez de la période d'inactivité avant le premier jour du nouvel employé pour vous occuper des formalités administratives et entretenir l'enthousiasme suscité pendant le processus de recrutement.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
