Le cadre du cycle de préparationTM : une méthodologie quinquennale pour construire une culture de la préparation
La culture commence par le leadership
Créer une "culture de la préparation" au sein des communautés est un objectif intelligent et utile.
Mais pour y parvenir, les responsables de la gestion des urgences doivent d'abord créer une culture interne qui favorise les meilleures pratiques et s'aligne sur les disciplines de la planification stratégique.
Pour aider les agences à améliorer l'état de préparation des départements et des communautés, BOLDplanning, une division d'Agility, a créé le Preparedness Cycle FrameworkTM, un modèle quinquennal de planification intégrée, d'exercices et de mise en œuvre de technologies.
Le modèle rassemble les principaux éléments du processus de planification stratégique de la préparation tout en définissant un calendrier de formation continue et d'exercices réguliers.
Première étape : le plan d'atténuation des risques (HMP)
Bien qu'il soit possible d'entrer dans le cadre du cycle de préparation à n'importe quelle phase, le point de départ le plus logique est le plan d'atténuation des risques (HMP).
L'atténuation des risques est l'effort concentré sur la réduction de l'impact des catastrophes de différents types. Le processus comprend généralement l'identification des risques prévalents pour la communauté, la compréhension de leur probabilité d'occurrence et de leur gravité potentielle, et la détermination des stratégies à long terme qui peuvent être mises en œuvre pour réduire leurs effets négatifs.
Le plan de gestion des ressources humaines est si important que la FEMA ne fournira pas d'aide ou de financement en cas de catastrophe non urgente si un plan n'a pas été élaboré conformément aux lignes directrices de la FEMA. Les plans doivent également être mis à jour tous les cinq ans.
Deuxième étape : le plan d'opérations d'urgence (PAU)
Les plans d'opérations d'urgence (EOP) visent à définir les mesures à prendre en cas d'événement grave. Les plans d'opérations d'urgence locaux se concentrent généralement sur les mesures de protection du public au sein de la communauté immédiate, tandis que les plans d'opérations d'urgence de l'État sont axés sur les mesures prises pour s'assurer que tous les niveaux de gouvernement sont en mesure de se mobiliser de manière uniforme pour protéger les résidents de l'État. Compte tenu des changements organisationnels constants, de la rotation du personnel, etc., le plan d'urgence doit être révisé chaque année.
Troisième étape : Le plan de continuité des opérations (COOP)
La planification de la continuité des opérations (COOP) est un effort de préparation visant à garantir que les fonctions essentielles à la mission (MEF) et les fonctions essentielles à la mission principale (PMEF) d'une organisation continuent d'être exécutées pendant une situation critique. Un plan de continuité des opérations répond aux questions fondamentales suivantes pour une organisation confrontée à une perturbation :
- Où pourrions-nous aller ?
- Comment communiquerions-nous et que dirions-nous ?
- Que faisons-nous et quelles sont les fonctions les plus importantes ?
- Quel est l'équipement nécessaire pour poursuivre notre travail ?
Les éléments clés d'un plan COOP peuvent être classés en trois catégories : les personnes, les lieux et les objets.
Quatrième étape : Programme d'exercices
C'est en forgeant qu'on devient forgeron. Il est donc essentiel d'élaborer un programme d'exercices réguliers qui permette de s'assurer que toutes les parties prenantes savent clairement ce qu'il faut faire dans une situation donnée.
Pour que les exercices suivent les meilleures pratiques reconnues, il convient de faire appel à des animateurs formés dans le cadre du programme d'exercices et d'évaluation de la sécurité intérieure (HSEEP) pour diriger les principales séances d'exercice. Mieux encore, il convient de faire appel à des animateurs qui ont obtenu la certification "Master Exercise Practitioner" (MEP) pour diriger ces efforts.
Il est recommandé d'organiser chaque année deux exercices sur table, plusieurs exercices ou un exercice fonctionnel. Les exercices à grande échelle devraient être menés tous les trois ans si possible. En outre, des comptes rendus après action (CRAA) doivent être élaborés et examinés après chaque exercice afin de déterminer si les attentes ont été satisfaites ou non.
Les exercices semestriels peuvent alterner entre les tests opérationnels prévus dans le plan d'urgence et les défis en matière de continuité prévus dans le plan d'opération.
Cinquième étape : Régime d'entraînement
En plus des exercices, il est important d'organiser des sessions de formation régulières et fréquentes pour toutes les parties prenantes du plan. Il est recommandé d'organiser des sessions de formation tous les mois, notamment en raison de la facilité d'accès et de la grande disponibilité des formations en ligne.
L'Institut de gestion des urgences (EMI) de la FEMA propose gratuitement un large éventail de cours en ligne. En outre, des formations axées sur la technologie et les solutions logicielles devraient être intégrées au programme.
En savoir plus
Pour en savoir plus sur le cycle de préparation, contactez BOLDplanning dès aujourd'hui.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
