10 étapes pour rationaliser la gouvernance et la surveillance dans le cadre du TPRM

10 étapes pour la mise en place d'un programme de TPRM bien géré

1. Établir et harmoniser la stratégie, les objectifs, les politiques et les processus en matière de gestion des risques liés aux tiers (TPRM)

Le premier élément de la fonction de gouvernance, GV.SC-01, jette les bases du programme de gestion des risques liés aux tiers (TPRM) de votre organisation. Il se concentre sur la définition des objectifs, des politiques et des processus fondamentaux qui s'alignent sur vos stratégies en matière de sécurité de l'information, de gestion des risques et de conformité.

La réussite commence par l'alignement des parties prenantes, c'est-à-dire en veillant à ce que chacun comprenne et soutienne les objectifs et les procédures du programme. Un programme TPRM solide doit également rationaliser l'ensemble du cycle de vie des risques liés aux tiers, depuis la recherche et la diligence raisonnable jusqu'à la résiliation et au départ, en fonction de l'appétit pour le risque de votre organisation.

2. Définir et communiquer les rôles et les responsabilités

Le deuxième aspect de la fonction de gouvernance, GV.SC-02, consiste à définir et à communiquer clairement les rôles au sein de votre programme TPRM. Une matrice RACI peut aider à identifier les personnes responsables, redevables, consultées et informées à chaque niveau. On peut dire que le plus important ici est de définir clairement les attentes envers les fournisseurs, les partenaires et les clients.

Chaque partie prenante externe doit comprendre ses responsabilités spécifiques, telles que la remise des évaluations dans les délais impartis, la soumission des preuves, le signalement des incidents et le maintien de contrôles de sécurité rigoureux. Une communication et une responsabilisation efficaces contribuent à assurer une collaboration plus fluide et une gouvernance globale des risques plus solide.

3. Intégrer les risques liés à la cybersécurité de la chaîne d'approvisionnement dans la gestion des risques d'entreprise

Dans le document GV.SC-03, le NIST insiste sur l'importance d'intégrer la TPRM dans vos programmes plus larges de gestion des risques d'entreprise (ERM) et de sécurité de l'information. Considérer la TPRM comme une fonction isolée peut créer des lacunes à long terme en matière de surveillance.

Intégrez les données sur les risques tiers (couvrant les évaluations des risques cybernétiques, opérationnels, financiers et réputationnels) dans les processus généraux de surveillance de la cybersécurité de votre organisation. Alignez les indicateurs clés de performance (KPI) et les indicateurs clés de risque (KRI) sur les objectifs organisationnels afin de garantir une visibilité cohérente et une atténuation plus proactive des risques.

4. Connaître les fournisseurs et les classer par ordre de priorité en fonction de leur criticité

Le document GV.SC-04 du NIST CSF souligne l'importance de classer les fournisseurs en fonction de leur importance pour les opérations commerciales. Pour ce faire efficacement, vous devez quantifier les risques inhérents à tous les tiers en utilisant des facteurs tels que :

• Criticité pour les performances et les opérations de l'entreprise
• Type de contenu requis pour valider les contrôles
• Le(s) lieu(x) et les considérations juridiques ou réglementaires qui s'y rapportent
• Niveau de dépendance à l'égard des tiers
• Expérience des processus opérationnels ou en contact avec les clients
• Interaction avec les données protégées
• Situation financière et santé
• Réputation

Une fois les risques quantifiés, classez les fournisseurs par niveaux. Les fournisseurs de niveau supérieur nécessitent des évaluations plus approfondies, une surveillance continue et des contrôles plus stricts afin de protéger vos opérations et vos données.

5. Renforcer les clauses relatives à la cybersécurité dans les contrats et accords avec les fournisseurs

Pour répondre à l'exigence GV.SC-05 du cadre NIST CSF, vous devez centraliser et automatiser la gestion des contrats fournisseurs. De la création à la révision, en passant par le renouvellement et la conservation, chaque étape du cycle de vie du contrat doit être standardisée et vérifiable.

Les capacités clés pour répondre à cette exigence comprennent :

• Suivi centralisé de tous les contrats et attributs tels que le type, les dates clés, la valeur, les rappels et le statut, avec des vues personnalisées basées sur les rôles.
• Fonctionnalités de flux de travail (basées sur l'utilisateur ou le type de contrat) pour automatiser la gestion des contrats
• Des rappels automatisés et des avis de dépassement de délai pour rationaliser les examens
• Discussion centralisée des contrats et suivi des commentaires
• Stockage des contrats et des documents avec des autorisations basées sur les rôles et des pistes d'audit de tous les accès
• Suivi du contrôle des versions permettant de modifier les contrats et les documents hors ligne
• Permissions basées sur les rôles qui permettent la répartition des tâches, l'accès aux contrats et l'accès à la lecture, à l'écriture et à la modification.

L'intégration de ces fonctions dans votre programme de gestion des risques des tiers vous permet d'articuler des clauses de droit à l'audit et d'établir des responsabilités claires dans les contrats avec les fournisseurs. Vous pouvez ensuite suivre et gérer les accords de niveau de service (SLA) afin de rationaliser votre gouvernance et votre supervision de la gestion des risques des tiers.

6. Effectuer une vérification préalable approfondie avant d'intégrer des fournisseurs

Avant d'entamer toute relation formelle avec un fournisseur ou un tiers, les organisations doivent effectuer une vérification préalable approfondie. Le contrôle GV.SC-06 exige des entreprises qu'elles centralisent et automatisent les processus d'appel d'offres (RFP) et de demande d'informations (RFI) afin d'évaluer les fournisseurs de manière cohérente et efficace.

Une solution centralisée et automatisée performante doit vous permettre de comparer les demandes d'informations et les appels d'offres sur la base d'attributs clés, tels que les technologies utilisées, les scores ESG, la stabilité financière, l'historique des violations et la réputation, afin de créer des profils de risque détaillés pour les fournisseurs. Cela permet de prendre des décisions éclairées et de réduire les risques résiduels avant le début de la collaboration officielle.

7. Identifier, enregistrer, hiérarchiser, évaluer, répondre et surveiller les risques posés par un fournisseur tout au long de la relation

Dans le cadre de la norme GV.SC-07, le NIST CSF préconise l'identification, l'évaluation et la surveillance continues des risques liés aux fournisseurs. Un programme TPRM efficace y parvient en combinant automatisation, visibilité et intelligence.

Automatiser les évaluations des risques

Utilisez une plateforme TPRM centralisée dotée d'une bibliothèque de modèles d'évaluation des risques prédéfinis. Réalisez des évaluations à des étapes clés :

• Intégration de nouveaux fournisseurs
• Renouvellements de contrats
• À intervalles réguliers (trimestriels, annuels ou selon les besoins)
• Ajuster la fréquence en fonction des changements matériels ou des événements à risque émergents.

Accroître la visibilité et la responsabilité

Un système de gestion centralisé automatise les flux de travail, l'attribution des tâches et l'examen des preuves. Cela garantit à votre équipe :

• Dispose d'une visibilité en temps réel sur les risques liés aux fournisseurs
• Reçoit des conseils automatisés pour remédier au problème
• Recueille des preuves vérifiées pour les auditeurs

Suivre les menaces externes

La surveillance ne doit pas se limiter aux évaluations internes. Renforcez la surveillance en effectuant un suivi :

• Menaces cybernétiques et vulnérabilités sur Internet et le dark web
• Données relatives à la réputation, aux sanctions et aux risques financiers provenant de sources publiques et privées

Corrélation et centralisation des données

Regroupez toutes les informations dans un registre des risques unifié afin de rationaliser les rapports, les mesures correctives et les réponses. Intégrez les données opérationnelles et financières pour analyser le contexte et les tendances au fil du temps.

En unifiant vos données et en automatisant les évaluations, vous créez une boucle de rétroaction continue qui améliore la visibilité, accélère les temps de réponse et réduit le risque global lié aux tiers.

8. Impliquer des tiers dans la réponse aux incidents et la reprise après sinistre

Dans le cadre de votre stratégie globale de gestion des incidents, vous devez être en mesure d'identifier rapidement les incidents de sécurité liés aux fournisseurs, d'y répondre, de les signaler et d'en atténuer l'impact. Cette capacité est au cœur du contrôle GV.SC-08.

Bien qu'une équipe interne puisse gérer ce processus, de nombreuses organisations ne disposent pas de l'expertise spécialisée et de la bande passante nécessaires pour assurer une réponse efficace aux incidents impliquant des tiers. Dans ces cas, un partenariat avec un fournisseur de services gérés peut s'avérer très efficace.

Un service géré met à votre disposition des experts dédiés qui peuvent :

• Gérer de manière centralisée les communications et la coordination avec les fournisseurs
• Réaliser des évaluations proactives des risques liés aux événements
• Évaluez et corréliez les risques grâce à une veille continue en matière de cybersécurité.
• Fournir des conseils ciblés en matière de remédiation

Ces services réduisent considérablement le temps nécessaire pour identifier et contenir les incidents liés aux fournisseurs et garantissent une correction rapide tout au long de votre chaîne d'approvisionnement. Un service efficace de réponse aux incidents tiers doit inclure :

• Questionnaires sur les événements et incidents personnalisables et mis à jour en continu
• Suivi en temps réel de l'avancement des réponses
• Responsables des risques clairement définis avec rappels automatisés
• Rapports et alertes proactifs des fournisseurs
• Tableaux de bord consolidés affichant les cotes de risque, les scores et les réponses signalées
• Guides de procédures automatisées déclenchés en fonction de la gravité des incidents
• Modèles de rapports intégrés pour les parties prenantes internes et externes
• Recommandations intégrées de remédiation pour réduire les risques
• Cartographie des données et des relations pour visualiser les connexions entre les tiers, les quatrièmes et les Nèmes parties

Renforcez votre perspicacité grâce aux informations historiques sur les violations de données

Améliorez votre visibilité en exploitant des bases de données qui répertorient les violations historiques commises dans des milliers d'organisations, détaillant les types de données volées, les problèmes de conformité et les notifications de violation en temps réel. Ces informations fournissent un contexte précieux sur la vulnérabilité de chaque fournisseur face aux incidents.

Grâce à ces informations, votre équipe peut évaluer plus précisément la portée et l'impact de chaque incident, en comprenant quelles données ont été affectées, comment les opérations des fournisseurs ont été touchées et en vérifiant que toutes les mesures correctives ont été mises en œuvre.

9. Surveiller en permanence les performances et la conformité des fournisseurs tout au long du cycle de vie de la relation

Pour aborder l'aspect GV.SC-09 de la fonction « Gouvernance », il est nécessaire de mettre l'accent sur la gestion des performances. Évaluez si les fournisseurs respectent les accords de niveau de service (SLA), appliquent les mesures correctives recommandées et se conforment aux exigences de conformité nécessaires grâce à une surveillance et une évaluation continues.

Définissez et surveillez les KRI et les KPI afin de mesurer les performances des fournisseurs par rapport à des critères de référence établis. L'utilisation d'une plateforme TPRM centralisée facilite la visualisation des tendances, l'identification des lacunes et la mise en évidence des améliorations, favorisant ainsi l'excellence opérationnelle et la conformité réglementaire.

10. Gérer les risques liés au départ et à la fin du contrat

Le dernier élément, GV.SC-10, recommande aux organisations de gérer efficacement le départ des fournisseurs et l'exposition aux risques post-contractuels.

Automatiser les procédures de départ

Mettre en œuvre des flux de travail pour :

• Examiner les contrats et confirmer que toutes les obligations sont respectées.
• Vérifier la destruction des données et la suppression de l'accès au système
• Suivre la conformité, les paiements et les certifications

Maintenir la documentation et la continuité

Stockez tous les accords de confidentialité, les accords de niveau de service et les contrats dans un système sécurisé et centralisé doté d'une analyse documentaire basée sur l'IA afin de valider la conformité et les critères.

Soutenir la continuité des activités

Un élément essentiel de cette étape consiste à assurer la continuité des activités pendant la période de transition entre la résiliation du contrat et l'intégration d'un nouveau fournisseur.