Lorsque l'on parle de macros Word pour l'automatisation des documents (génération de documents), il s'agit en fait deVBA pour l'automatisation des documents. VBA (Visual Basic for Applications) est une technologie puissante qui permet d'intégrer une logique de script dans les macros Word qui, dans leur forme la plus simple, enregistrent des séquences de touches courantes afin d'économiser des efforts dans les tâches de traitement de texte les plus courantes. (Il est à noter que VBA peut également être utilisé pour étendre les fonctionnalités d'autres produits MS Office).
La raison pour laquelle les gens utilisent VBA pour l'automatisation des documents (même si ce n'est pas pour cela qu'il a été conçu) est qu'il s'agit d'une technologie qu'ils ont généralement déjà à portée de main. Et en fonction de ce qu'ils espèrent accomplir, VBA peut être la solution idéale - après tout, pourquoi acheter quelque chose de nouveau si ce n'est pas nécessaire ? D'un autre côté, dans certains cas, le choix de VBA pour l'automatisation des documents est beaucoup plus coûteux qu'on ne le pense, même si on le possède déjà. Voici une liste de questions pour vous aider à décider si VBA est fait pour vous :
- Combien de documents devez-vous automatiser ? Si la réponse est relativement peu nombreuse - disons quelques dizaines ou moins - et que ce nombre n'est pas susceptible d'augmenter de manière significative au fil du temps, alors VBA pourrait être la solution.
- Quelle est la complexité des documents ? Si les documents sont de nature relativement simple - quelques clauses conditionnelles, quelques variables calculées, etc. N'oubliez pas que VBA est un outil puissant et que vous pouvez réaliser à peu près n'importe quel niveau d'automatisation sur n'importe quel document. La raison pour laquelle je ne le recommande pas pour les documents complexes tient moins à sa capacité qu'aux ressources qu'il requiert. (Voir la question 3.)
- Avez-vous des ressources d'ingénierie à revendre ? VBA est un environnement de programmation à part entière et relève clairement du domaine des ingénieurs logiciels professionnels qui, du moins d'après mon expérience, ont tendance à être assez bien payés. Au bout de quelques mois de travail, le coût réel de VBA peut devenir incontrôlable (voir les questions 1 et 2). (Voir les questions 1 et 2).
- La production d'instruments juridiques prêts à la transaction - contrats, testaments, fiducies, formulaires judiciaires, formulaires gouvernementaux, formulaires d'assurance, etc. - est-elle au cœur de votre activité, ou du moins, au cœur d'une unité de votre activité ? Si la réponse à cette question est oui, la réponse à la question de savoir s'il faut utiliser VBA pour l'automatisation des documents doit être non.
Le fait est que VBA est un environnement de programmation général et puissant en soi, mais VBA n'est pas conçu spécifiquement pour l'automatisation des documents. Ce manque de spécificité signifie qu'iln'inclurapasune vaste gamme de caractéristiques et de fonctionnalités intégrées que vous voudrez et dont vous aurez absolument besoin dans une plate-forme d'automatisation des documents.
Contrairement à VBA, HotDocs est conçu spécifiquement pour les tâches de génération de documents et est le résultat de près de trois décennies de réflexion, de conception et d'évolution. Par conséquent, HotDocs est une solution complète, puissante, flexible et, surtout, abordable.
Pourquoi HotDocs est-il si abordable ? Parce que des personnes ordinaires peuvent accomplir en quelques minutes ce qui prendrait des heures, des jours, des semaines, voire des mois à des ingénieurs logiciels expérimentés pour le faire en VBA. Inscrivez-vous à notrewebinairegratuit"Intro to HotDocs" etdécouvrez pourquoi des millions de documents juridiques sont générés chaque jour avec HotDocs.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
