La gestion des risques liés aux fournisseurs tiers est un domaine en pleine évolution. Depuis le début de la pandémie de COVID-19, les entreprises ont été contraintes de se démener pour gérer les risques liés aux tiers, se défendre contre une vague croissante d'attaques par ransomware et faire face à des perturbations persistantes de la chaîne d'approvisionnement. En mettant en place un processus efficace de gestion des risques liés aux fournisseurs, vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire à l'intégration de nouveaux fournisseurs, tout en diminuant les risques pour votre organisation. Cet article vous fournira des informations pratiques sur la manière dont votre organisation peut concevoir un processus efficace de gestion des risques liés aux fournisseurs, qui s'intègre aux autres processus métier critiques de votre organisation.
Pourquoi les processus de gestion des risques liés aux fournisseurs sont-ils importants ?
Les risques liés aux tiers ont considérablement augmenté ces dernières années, les problèmes de sécurité des fournisseurs et des prestataires étant exacerbés par les récentes crises sanitaires, environnementales et géopolitiques. Par conséquent, inclure une comparaison des risques dans votre processus de sélection des fournisseurs vous évitera bien des maux de tête à l'avenir.
La mise en place d'un processus efficace de gestion des risques liés aux tiers permet à votre organisation d'évaluer rapidement les fournisseurs en fonction de critères de risque prédéfinis et de prendre des mesures pour réduire les risques à un niveau acceptable. Lorsque votre organisation intègre de nouveaux fournisseurs et évalue ses fournisseurs existants, un processus de gestion des risques liés aux tiers vous permet d'évaluer et de réduire les risques tout au long du cycle de vie des fournisseurs.
Types courants de risques liés aux fournisseurs
Risque financier
Les fournisseurs dont la situation financière est instable peuvent perturber gravement votre chaîne d'approvisionnement. Prenez le temps d'évaluer la situation financière des fournisseurs à l'aide de questionnaires, de documents publics et d'autres sources afin de déterminer s'il existe un risque que l'entreprise devienne insolvable ou ne respecte pas ses obligations contractuelles.
Risque lié à la sécurité de l'information
Aujourd'hui, les entreprises partagent plus de données que jamais auparavant. Parallèlement, les réglementations en matière de confidentialité des données et de sécurité de l'information se sont considérablement développées ces dernières années. La sécurité de l'information est l'un des facteurs les plus importants à prendre en compte lors de l'évaluation des fournisseurs potentiels. Si un fournisseur a de mauvais antécédents en matière de cybersécurité ou n'est pas en mesure de démontrer de manière satisfaisante qu'il dispose de contrôles de sécurité, vous devriez envisager de vous tourner vers d'autres fournisseurs.
Risque ESG
ESG signifie « risques environnementaux, sociaux et de gouvernance ». Les pratiques des entreprises font l'objet d'une surveillance de plus en plus étroite de la part des clients, des actionnaires et des régulateurs. Ne pas tenir compte des questions liées à l'environnement, à la diversité, à la justice sociale et aux droits de l'homme peut donc nuire à la réputation et aux finances d'une entreprise. Les investisseurs et les clients cherchent de plus en plus à travailler exclusivement avec des organisations ayant des politiques ESG solides, car tout problème dans la chaîne d'approvisionnement peut avoir de graves répercussions en aval.
Risque de conformité
Le risque de conformité des tiers couvre plusieurs catégories, notamment la sécurité de l'information, la confidentialité et l'ESG. Par exemple, les réglementations en matière de sécurité et de confidentialité telles que le RGPD, le CCPA et le CMMC contiennent des dispositions strictes relatives au partage des données avec des tiers. La législation relative à l'ESG comprend la loi britannique de 2015 sur l'esclavage moderne, qui stipule que les organisations sont tenues de contrôler leurs chaînes d'approvisionnement afin de détecter tout travail forcé, ainsi que la loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger, la loi britannique de 2010 sur la corruption et la future loi de l'Union européenne sur la diligence raisonnable des entreprises.
Étapes du processus de gestion des risques liés aux tiers
De nombreuses organisations négligent le fait que la gestion des risques liés aux tiers peut aider une organisation à choisir les fournisseurs avec lesquels elle travaille. Les fournisseurs doivent être évalués en fonction de critères uniformes avant la signature du contrat. Effectuer une évaluation de base des risques liés aux fournisseurs avant leur intégration peut vous aider à éliminer les fournisseurs qui présentent des risques financiers, opérationnels ou liés à la sécurité de l'information pour votre organisation avant d'investir du temps dans leur intégration en tant que nouveaux fournisseurs.
L'un des aspects les plus critiques de votre processus de gestion des risques liés aux fournisseurs devrait être la communication tout au long du processus. De nombreux processus échouent en raison d'un manque de communication de la part du fournisseur ou du sous-traitant. Le maintien d'un dialogue solide, honnête et clair entre les entreprises peut considérablement alléger la charge liée à l'intégration d'un nouveau fournisseur et établir dès le départ une relation fondée sur la confiance mutuelle.
1. Intégration
La première étape de tout processus de gestion des risques fournisseurs consiste à intégrer les nouveaux fournisseurs. L'intégration peut prendre plusieurs formes, mais elle comprend des éléments fondamentaux tels que la finalisation des clauses contractuelles, la planification financière et d'autres tâches essentielles.
L'un des principaux objectifs de l'intégration est de centraliser les données des fournisseurs de manière à permettre un accès rapide et efficace aux parties prenantes internes. Cela commence par le téléchargement des données des nouveaux fournisseurs dans votre solution de gestion des risques fournisseurs. Vous devez pouvoir importer les données provenant des solutions existantes de gestion des fournisseurs ou d'approvisionnement via des feuilles de calcul, des connexions API ou d'autres intégrations. Assurez-vous également que votre solution VRM permette à des équipes ou à des employés spécifiques de remplir les profils des fournisseurs via un accès basé sur les rôles (RBAC).
2. Questionnaire d'évaluation des risques
Un questionnaire d'évaluation des risques liés aux fournisseurs peut vous aider à évaluer les risques qu'un fournisseur présente, tant avant son intégration qu'après, de manière régulière. Les questionnaires d'évaluation des risques liés aux fournisseurs peuvent prendre différentes formes, mais la plupart visent à évaluer les contrôles de sécurité des informations, la stabilité de l'entreprise et les pratiques de conformité des fournisseurs.
Les risques connus sont ceux qui peuvent être identifiés à l'aide de questionnaires, des contrôles de sécurité existants et de l'environnement opérationnel. Les risques inconnus compromettent des facteurs externes difficiles à évaluer avec précision, tels que les pirates informatiques, les événements géopolitiques et d'autres facteurs qui sortiraient du cadre d'une évaluation traditionnelle. Pour en savoir plus sur les risques inhérents et résiduels, consultez notre blog sur les risques inhérents et résiduels.
Les risques connus sont généralement classés en trois catégories :
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Risque profilé : Le risque profilé concerne les services que le fournisseur fournit à votre organisation. Une société tierce de gestion de la paie représente très probablement un risque bien plus important pour votre organisation qu'une agence de publicité numérique, car elle a accès à des informations beaucoup plus sensibles.
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Risque inhérent : Le risque inhérent est un risque existant que le fournisseur présente avant toute mesure corrective. Parmi les exemples de risques inhérents, on peut citer une mauvaise situation financière, de mauvaises pratiques en matière de sécurité de l'information ou des inefficacités opérationnelles.
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Risque résiduel : Le risque résiduel désigne le risque qui subsiste après qu'un fournisseur a pris les mesures correctives adéquates. Il appartient à votre équipe de gestion des risques de déterminer si le risque résiduel est acceptable ou inacceptable.
Dans de nombreux cas, les organisations classent les fournisseurs en fonction du profil de risque qu'ils présentent. Cela leur permet de choisir les questionnaires d'évaluation des risques des fournisseurs qui reflètent le mieux les risques que présentent les différents prestataires de services en fonction de leurs services. Une société de traitement de la paie a besoin d'un questionnaire différent et plus rigoureux que celui d'un consultant en gestion.
Une fois que vous avez une bonne compréhension du profil de risque d'un fournisseur, l'étape suivante consiste à mesurer le risque inhérent. Cela s'effectue généralement à l'aide d'une combinaison de questionnaires détaillés d'évaluation des risques liés aux fournisseurs et de la collecte d'informations externes sur les risques provenant de diverses sources publiques et privées.
3. Examen de l'évaluation et analyse des risques
La prochaine étape de votre processus de gestion des risques liés aux fournisseurs consiste à examiner les résultats des questionnaires et les informations que vous avez recueillies. Un logiciel automatisé de gestion des risques liés aux tiers (TPRM) peut considérablement simplifier le processus en signalant les réponses préoccupantes et en cartographiant automatiquement les exigences de conformité. Si vous n'utilisez pas actuellement de logiciel TPRM, vous devrez examiner manuellement les résultats des questionnaires et consulter les sources ouvertes (OSINT) pour évaluer le niveau de risque que représente le fournisseur pour votre organisation.
4. Surveillance continue
Même après avoir rempli le questionnaire initial d'intégration et recueilli les informations nécessaires, vous devrez assurer un suivi continu tout au long du cycle de vie du fournisseur. De nouvelles failles de sécurité, des changements au sein de l'équipe de direction, des poursuites judiciaires et des dizaines d'autres facteurs peuvent avoir une incidence sur le profil de risque d'une organisation tout au long du cycle de vie du fournisseur. Il est donc recommandé de surveiller régulièrement les sources externes d'informations sur les fournisseurs afin de détecter :
- Risques cybernétiques tels que les informations relatives aux violations de données, aux identifiants exposés et autres preuves d'incidents liés à la sécurité des informations.
- Risque opérationnel résultant de changements de direction ou de fusions et acquisitions. Les partenariats et les relations avec les équipementiers peuvent fournir des alertes précoces en cas de changements de prix ou de stratégie marketing, et les catastrophes naturelles ou les crises sanitaires peuvent avoir un impact significatif sur les opérations.
- Risque lié à la marque qui survient lorsqu'un fournisseur est contraint de rappeler des produits, subit une violation de données ou commet une erreur en matière d'ESG, entraînant une mauvaise publicité. Ces événements peuvent également entraîner des sanctions financières et des mesures correctives susceptibles de nuire aux activités commerciales et à la capacité du fournisseur à fournir des produits et des services.
- Les risques réglementaires et juridiques liés aux accords commerciaux, aux sanctions internationales, aux recours collectifs et aux violations des normes réglementaires peuvent entraîner des retards importants dans la livraison des produits et la prestation des services.
- Les risques financiers résultant de procédures de faillite, de pertes de clients, de manque à gagner et de tout autre domaine évoqué précédemment peuvent entraîner la restructuration et l'arrêt de certaines offres de fournisseurs.
5. Remédiation
Dans certains cas, un questionnaire d'évaluation des risques liés aux fournisseurs ou des informations de surveillance peuvent révéler qu'un fournisseur présente un risque trop important pour votre organisation. Dans ce cas, vous aurez le choix entre résilier le contrat ou exiger des fournisseurs qu'ils remédient au risque avant de commencer à travailler. Par exemple, si un fournisseur fait état de mauvaises pratiques en matière de sécurité de l'information, vous pouvez lui demander d'obtenir une norme de cybersécurité tierce telle que SOC 2 avant de travailler avec lui. L'objectif est de réduire le risque à un niveau résiduel acceptable.
6. Validation des mesures correctives
Il ne suffit pas qu'un fournisseur affirme avoir correctement remédié à toutes les préoccupations de votre organisation. Assurez-vous de vérifier que des changements réels ont bien été apportés à l'ensemble de ses processus commerciaux et de sécurité de l'information. De nombreuses organisations seront fortement incitées à signaler des mesures correctives qui n'ont pas été mises en œuvre afin de remporter le contrat sans avoir à consacrer du temps et des efforts à la résolution des problèmes. Demander des preuves des changements apportés devrait être une pratique courante lors de l'intégration de fournisseurs qui ont dû prendre des mesures correctives.
7. Départ
La dernière étape du cycle de gestion des risques liés aux fournisseurs consiste à mettre fin efficacement à leur collaboration. Votre organisation doit disposer d'une liste de contrôle prédéfinie des activités à effectuer pour s'assurer que les fournisseurs ne disposent plus de données sensibles ou d'accès aux systèmes informatiques critiques. Les accords de niveau de service doivent clairement préciser quelles données sont partagées, combien de temps elles sont conservées et ce qu'il advient des données à la fin du contrat. Les parties prenantes internes doivent examiner attentivement la relation, documenter les enseignements tirés et s'assurer que tous les accès tiers ont été révoqués de manière appropriée.
Mesurer les risques tout au long du cycle de vie des fournisseurs
Une partie du suivi continu consiste à pouvoir mesurer avec précision le risque que représente votre sous-traitant tout au long du cycle de vie de la relation. Il est essentiel de pouvoir évaluer numériquement le risque lié à un fournisseur sur une base mensuelle, voire hebdomadaire, afin de s'assurer qu'aucun changement majeur susceptible d'exposer votre organisation à un risque important ne s'est produit.
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Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur Prevalent.net. En octobre 2024, Mitratech a acquis l'entreprise Prevalent, spécialisée dans la gestion des risques pour les tiers et dotée d'une intelligence artificielle. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements réglementaires et la conformité.
