Qu'est-ce que la gestion des politiques ? Et pourquoi exige-t-elle de nouvelles solutions ?
À l'instar des nombreux engrenages qui assurent le bon fonctionnement d'une machine, un programme efficace de gestion des politiques comporte de nombreuses pièces mobiles. Essayer de gérer ces pièces par soi-même, sans solution logicielle, n'est plus vraiment une option.
Une solution de gestion des politiques intuitive et facile à utiliser devrait automatiser ce processus pour vous, permettant l'utilisation cohérente des meilleures pratiques, afin que vous puissiez faire face aux complexités de la gestion des politiques et des procédures à un moment où elles ont constamment besoin d'être ajustées.
Qu'est-ce que la gestion des politiques et pourquoi est-elle importante ?
La gestion des politiques fait référence à la création, à la communication et à la gestion de toutes les politiques et procédures mises en œuvre par une organisation. Les politiques sont le fondement de la stratégie de gouvernance, de risque et de conformité (ou GRC), bien entendu ; un bon exemple de politique utilisée par toutes les entreprises est le code de conduite. Chaque entreprise est composée de différents départements, et la gestion des politiques garantit que ces départements s'abstiennent de créer des politiques susceptibles de nuire aux autres.
La gestion des politiques est également essentielle à l'atténuation des risques. Même les employés les mieux intentionnés peuvent créer des risques en ne connaissant pas les politiques et procédures appropriées et en ne sachant pas comment s'y conformer. Elle jette également les bases de la conformité de l'entreprise et doit s'aligner sur d'autres facteurs, tels que les valeurs éthiques et les objectifs commerciaux de l'entreprise.
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Il s'agit d'une solution de gestion des politiques facile à utiliser, qui vous permet de renforcer la conformité.
La gestion des politiques permet essentiellement à la direction d'orienter l'ensemble de l'entreprise dans une certaine direction et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. L'utilisation d'une gestion manuelle des politiques expose l'entreprise à des risques et à des litiges accrus de la part des employés. En période de perturbation, comme nous l'avons vu récemment, la gestion des politiques devient encore plus importante lorsque les organisations s'adaptent à de nouvelles demandes, telles que la mise en œuvre de stratégies de travail à domicile et d'autorisations d'accès au bureau.
Tous ces changements nécessitent une gestion des politiques et des processus efficaces et rationalisés pour développer, réviser et mettre en œuvre ces politiques de manière cohérente et applicable dans l'ensemble de l'organisation.
Développer un programme efficace de gestion des politiques
Les solutions traditionnelles telles que le papier ou le courrier électronique ne suffisent plus, car elles exposent votre organisation à de nombreux risques. Pour mettre en place un programme efficace de gestion des politiques, vous devez créer un référentiel centralisé dans lequel vous pouvez développer, créer et maintenir des politiques.
Ce référentiel doit servir de plaque tournante pour que toutes vos politiques soient facilement accessibles, en laissant une piste d'audit. Une fois ce point central établi pour les politiques, le suivi de votre programme de gestion des politiques devient facile et intuitif.
Il est important de mettre en place des flux de travail automatisés pour les nouvelles politiques afin de s'assurer que les bonnes personnes les examinent et les approuvent avant qu'elles ne soient mises en ligne pour vos employés. Vous pouvez également prévoir un contrôle automatique des versions, de sorte que les personnes chargées de l'approbation ne puissent voir que la version la plus récente d'une politique, ce qui facilite le processus d'examen. Un système de gestion des politiques efficace présente des pistes d'audit et un historique des interactions avec les politiques dans le cas d'une éventuelle action en justice.
Quels sont donc les avantages que vous pouvez attendre d'un système de gestion des politiques actualisé ?
Publier facilement
Publiez rapidement vos politiques et mettez-les à la disposition des bonnes personnes d'une manière facile à utiliser, en supprimant le fardeau de la formation des utilisateurs finaux. Les meilleures solutions logicielles permettent de déterminer facilement la meilleure façon de communiquer et de déclencher des flux de travail automatisés, qui à leur tour envoient des politiques ciblées uniquement aux personnes qui ont besoin de les comprendre et de les attester. En ne communiquant les politiques qu'aux employés qui en ont besoin, vous pouvez gagner du temps, à la fois pour vous et pour vos employés.
Recevoir des affirmations et des attestations en temps réel
Grâce à l'outil adéquat, la direction est en mesure de savoir en temps réel qui a accepté quelles polices, quelle version d'une police particulière, et quand ils ont confirmé la réception et donné des attestations.
Pourquoi est-ce important ? Les affirmations et les attestations contribuent à la mise en œuvre de votre programme de conformité de haut en bas et de bas en haut. Elles permettent aux employés de comprendre les valeurs fondamentales de votre organisation et d'y adhérer, garantissant ainsi que tous les employés sont alignés sur les priorités et les valeurs de votre entreprise.
Évaluer les connaissances des employés
Les politiques ne fonctionneront pas correctement si les personnes qui les élaborent n'ont pas une idée de l'efficacité de leur communication. Il est primordial que les dirigeants de votre organisation sachent si les employés comprennent ou non leurs politiques et procédures.
La seule façon d'obtenir cette information est d'évaluer les connaissances d'un employé en testant sa compréhension. Ces évaluations fournissent à la direction les informations nécessaires pour combler les lacunes en matière de connaissances, comprendre les causes de ces lacunes et, en conséquence, remédier aux problèmes, réviser et modifier les procédures, le tout dans le cadre du même système. Il est également judicieux d'automatiser les enquêtes de routine afin de déterminer si les employés mettent en pratique ces politiques de la manière dont elles sont censées l'être.
Rapport et audit
En fin de compte, les autorités de réglementation veulent avoir la preuve que votre programme de conformité est efficace. Votre solution de gestion des politiques doit vous permettre de savoir rapidement et facilement si votre organisation est protégée, si vos employés comprennent les réglementations et s'y conforment, et si vous avez publié vos politiques en temps voulu.
En d'autres termes, vous devez être en mesure de démontrer l'efficacité de votre programme en fournissant un rapport complet, y compris un rapport sur vos enquêtes et les résultats des tests.
Agilité
Les entreprises ont dû pivoter, bien souvent contre leur gré, pour faire face aux défis de la directive COVID-19 et aux perturbations qu'elle a entraînées. Les employés ont dû travailler à domicile, ce qui a nécessité de nouvelles politiques numériques et d'équipement ; les politiques de visite au bureau ont dû être modifiées ; les politiques de santé et de bien-être ont été révisées... tout cela à une vitesse presque vertigineuse.
Suivre le rythme de ces changements a été un énorme casse-tête pour de nombreuses organisations, et les méthodes traditionnelles de rédaction, de distribution et d'application des politiques n'ont pas été à la hauteur de la tâche. Un programme efficace de gestion des politiques, soutenu par une technologie moderne, donne aux équipes des ressources humaines et de la conformité l'agilité nécessaire pour gérer les perturbations et les changements de politiques à tout moment.
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L'automatisation est la clé d'une gestion rationalisée des politiques
Certains tentent de gérer manuellement un régime de gestion des politiques, mais cette approche ne permet pas d'obtenir le niveau de robustesse et de détail dont vous avez besoin pour prouver votre conformité aux autorités de réglementation et mettre en place un programme de conformité défendable.
Sans parler de l'approche manuelle ? À une époque où l'efficacité est primordiale, c'est un gouffre de temps et d'énergie (et donc d'argent) qui vous expose beaucoup trop. Un programme automatisé et complet de gestion des politiques soutient la gouvernance, le risque et la conformité en instaurant une culture de la conformité, en communiquant clairement les limites et les attentes à toutes les parties prenantes, en protégeant votre entreprise contre les litiges et en vous aidant à atteindre vos objectifs organisationnels.
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