Qu'est-ce que la gestion du flux de travail ? Pourquoi est-il important de comprendre sa définition ?
La gestion du flux de travail se concentre sur la structure du travail au sein des organisations et sur la manière dont les différentes équipes collaborent pour mener à bien ce travail. Le processus consiste à cartographier, planifier et coordonner toutes les différentes parties de la structure d'une organisation.
Le "workflow" peut être défini comme une séquence de tâches faisant partie d'une tâche plus large ; l'objectif est d'atteindre un résultat spécifique, et la gestion du workflow vise à obtenir de meilleurs résultats en fonction d'un ensemble particulier d'objectifs. L'automatisation des flux de travail permet de rationaliser et d'automatiser les tâches répétitives de l'entreprise, ce qui présente de nombreux avantages pour l'organisation. La gestion du flux de travail comprend l'identification des tâches redondantes et des goulets d'étranglement, ainsi que la cartographie du flux de travail dans un état idéal, ce qui réduit la marge d'erreur et augmente la productivité globale.
Bien que la gestion des flux de travail se concentre principalement sur le travail effectué par les personnes au sein d'une organisation, les tâches peuvent être automatisées par des logiciels. Cela signifie que la gestion des flux de travail peut inclure des intégrations de systèmes informatiques pour partager des informations et des données entre les flux de travail et d'autres systèmes informatiques au sein d'une même organisation.
En 2016, le marché de l'automatisation des flux de travail était évalué à 4,26 milliards de dollars - d'ici 2023, ce chiffre devrait atteindre 18,45 milliards de dollars. Cela représente une augmentation de plus de 400 % , car de plus en plus d'organisations réalisent les avantages de la gestion et de l'automatisation des flux de travail et s'y rallient ! En quoi la gestion du flux de travail peut-elle être bénéfique pour votre organisation ?
Qu'est-ce qu'un système de gestion du flux de travail ?
Qu'est-ce qu'un système de gestion du flux de travail ?
Selon la définition de Science Direct:
Les systèmes de gestion des flux de travail (WMS ou WfMS) permettent l'exécution automatisée et transparente des flux de travail. Il permet aux utilisateurs de définir et de modéliser les flux de travail, de fixer les délais et les limites budgétaires, ainsi que les environnements dans lesquels ils souhaitent les exécuter. Le WFMS évalue ensuite ces données et les exécute dans le respect des contraintes définies.
Bien que les systèmes de gestion des flux de travail soient souvent utilisés de manière interchangeable avec la gestion des processus d'entreprise (BPM), ils sont distincts. Les BPM se concentrent sur l'ensemble des processus de l'organisation ainsi que sur les processus individuels, tandis que les systèmes de gestion des flux de travail se concentrent sur des tâches clairement définies qui permettent d'obtenir une vue d'ensemble.
Les meilleurs systèmes de gestion des flux de travail sont aujourd'hui des solutions SaaS qui automatisent facilement les flux de travail, vous offrant ainsi les avantages énumérés ci-dessus.
Les avantages de la gestion du flux de travail
Amélioration de la responsabilité et de la collaboration
Établir une cartographie claire de votre flux de travail peut s'avérer plus bénéfique que vous ne l'imaginez. La mauvaise communication et la microgestion peuvent être à l'origine du mécontentement des employés et, par conséquent, de l'inefficacité générale.
Comme le mentionne Forbes dans un article récent:
Lorsque les superviseurs font de la microgestion, ils diminuent les performances des employés et sous-utilisent les talents disponibles. Cela signifie que l'organisation ne bénéficie pas de l'avantage d'embaucher des personnes formidables qui ont de l'expérience, des compétences et de la créativité. Les employés ont tendance à s'étioler dans leur rôle lorsque leur patron les soumet à une microgestion.
Une grande partie de ce problème peut être éliminée grâce à un flux de travail clairement défini. Chaque employé sait quelle tâche doit être accomplie, qui en est responsable et quand elle doit l'être. Grâce à cette responsabilisation accrue, les risques de microgestion sont considérablement réduits, ce qui se traduit par de meilleures relations entre les managers et leurs équipes, et par une plus grande satisfaction des employés.
Dans le même ordre d'idées, la gestion du flux de travail permet une meilleure collaboration entre les parties prenantes de l'organisation. La collaboration en temps réel améliore le travail d'équipe car les employés peuvent simultanément contribuer à des projets, modifier des documents, etc.
La bonne solution peut apporter de la flexibilité et rendre les processus plus rapides, tout en sécurisant les informations sensibles.
Transparence accrue
Si le moral des travailleurs peut augmenter la productivité, un autre avantage important de la gestion des flux de travail est la transparence accrue de vos processus.
En ce qui concerne les employés, le fait de partager les étapes et le déroulement de vos processus internes peut aider chacun à comprendre ce qui est fait à un moment donné, qui est responsable de la tâche et ce qui se passe ensuite. Cela peut contribuer à instaurer un climat de confiance tant au sein des employés qu'entre eux et l'organisation dans son ensemble, à les responsabiliser et à les encourager à jouer un rôle plus actif dans leur travail.
Cependant, en cartographiant votre flux de travail, vous avez également la possibilité de comprendre où se situent les points faibles de vos processus organisationnels. Une meilleure compréhension vous permet d'identifier les parties de vos processus qui donnent des résultats et celles qui pourraient être améliorées pour être plus efficaces et plus rentables.
Amélioration de la conformité
Un flux de travail divise les processus d'entreprise en étapes plus petites, qui peuvent ensuite être transmises ou divisées pour différents employés (ou, dans certains cas, pour des personnes extérieures à l'organisation). Cela peut impliquer beaucoup de paperasserie et de va-et-vient avant de passer à l'étape suivante.
En mettant en œuvre l'automatisation du flux de travail, vous pouvez utiliser un logiciel pour rationaliser le processus, accélérer votre flux de travail, atténuer les risques en réduisant les erreurs humaines et augmenter votre retour sur investissement. Le bon logiciel peut intégrer les meilleures pratiques et la conformité dans chaque flux de travail afin de s'assurer que vous prenez toutes les mesures nécessaires pour respecter les réglementations en vigueur. Le suivi et la surveillance de vos flux de travail et des points de contrôle garantissent que les informations ne sont pas incorrectes ou omises.
Réduction des coûts
Tous les avantages mentionnés ci-dessus contribuent à réduire les coûts de votre organisation. En améliorant les relations avec les employés, ces derniers sont plus satisfaits de leur travail et obtiennent de meilleurs résultats. L'automatisation réduit les erreurs humaines et garantit que les employés ne passent pas trop de temps à effectuer des tâches redondantes. La rationalisation des processus de travail augmente l'efficacité et renforce votre retour sur investissement, en apportant plus de valeur à toutes les parties prenantes.
Caractéristiques d'un système efficace de gestion du flux de travail
Création de flux de travail
Les meilleurs systèmes de gestion des flux de travail doivent être faciles à utiliser, qu'il s'agisse de créer des flux de travail simples, comme le lancement d'un formulaire d'accord de confidentialité, ou plus complexes. Ils doivent garantir la conformité tout en favorisant l'efficacité et la normalisation, permettre la collaboration des parties prenantes à toutes les étapes du flux de travail, et assurer le suivi et l'établissement de rapports pour l'ensemble des flux de travail.
Flexibilité du processus
Différents flux de travail optimiseront différents projets, en fonction de leur niveau de complexité. Cela signifie qu'un WMS efficace offrira une certaine flexibilité dans la création de modèles de flux de travail, vous permettant de définir, d'organiser et de modifier les flux de travail de manière à ce qu'ils soient les mieux adaptés à ce projet.
Notifications
Un système de gestion du travail efficace vous enverra des notifications personnalisées en fonction des besoins, sans que vous ayez à assurer un suivi ou à déployer des efforts supplémentaires. Qu'il s'agisse de notifications par courriel ou de notifications push, le système de gestion du travail doit vous rappeler les tâches et les approbations à venir afin de garantir une navigation sans heurts.
Intégration avec les systèmes existants
Selon le Wall Street Journal, le nombre d'applications logicielles déployées par les entreprises du monde entier a considérablement augmenté au cours des dernières années. Aujourd'hui, une entreprise moyenne utilise plus de 129 applications au sein de son organisation.
Les flux de travail ne fonctionnent pas indépendamment des autres processus, ce qui signifie qu'il est essentiel que votre système de gestion des flux de travail s'intègre facilement à vos outils et applications existants. Cela vous permet de créer et de mettre en œuvre des flux de travail tout en utilisant les meilleurs outils et sans avoir à modifier votre pile technologique existante.
Rapports
Sans capacités de reporting claires et faciles à utiliser, les avantages d'un système de gestion des flux de travail pourraient être gâchés. Un bon système de gestion des flux de travail doit disposer de tableaux de bord intuitifs qui simplifient les processus et facilitent le partage des informations, tout en étant personnalisables et flexibles. En utilisant les bons indicateurs clés, votre système de gestion des flux de travail vous aidera à prendre de meilleures décisions commerciales en s'appuyant sur l'analyse et les informations qui en découlent.
Permissions d'accès personnalisables
Les flux de travail impliquent souvent des personnes extérieures au personnel d'une organisation, telles que des fournisseurs, des clients et des partenaires. Un bon système de gestion des flux de travail permettra à ces parties prenantes externes de formuler des demandes sans pour autant autoriser un accès complet au système de votre organisation et en préservant la sécurité de vos données.
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