Personne ne devrait jamais être surpris d'être licencié. À moins que votre entreprise ait été victime d'une prise de contrôle hostile digne des pirates, ou d'un reportage de 60 Minutes qui attire les villageois armés de torches et de fourches, être licencié ne devrait jamais être une surprise pour un employé. Tout employé qui est licencié devrait s'y attendre et être prêt à assumer ses responsabilités lorsque cela se produit. Aucune surprise n'est permise.
Mais quand est-il nécessaire de licencier un employé, et quand les entreprises doivent-elles chercher des moyens de le réhabiliter ? Lorsque la séparation est nécessaire, il est important de le faire correctement, avec respect et dignité. Mais souvent, lorsque vous envisagez de licencier quelqu'un, vous passez peut-être à côté d'une occasion de modifier un comportement problématique et de sauver un employé qui, sinon, serait bon. Selon Josh Bersin, de Bersin by Deloitte, il faut compter un à deux ans pour retrouver une productivité optimale avec un nouvel employé, avec un investissement dans la formation pouvant atteindre 20 % du salaire de l'employé. L'astuce consiste à trouver l'équilibre entre les efforts nécessaires pour corriger les problèmes, la récompense de récupérer un bon employé et le bonus de ne pas avoir à consacrer du temps, de l'énergie et de l'argent pour le remplacer.
J'ai récemment lu un article sur les entreprises à « éviter » lorsque l'on cherche un nouvel emploi ; parmi celles-ci figuraient les entreprises ayant une politique disciplinaire progressive. Au contraire, mon cher. Une politique disciplinaire progressive est l'occasion de régler un problème avant que le couperet ne tombe. Le problème avec ces politiques, c'est qu'elles ne sont pas utilisées comme prévu. Une politique disciplinaire progressive devrait en réalité s'appeler une politique de correction progressive. Lorsqu'elle est utilisée de manière appropriée, elle fournit des lignes directrices pour redresser une situation problématique et récupérer un employé productif.
Voici la première chose à prendre en considération lorsque vous vous demandez s'il est temps de mettre fin à un contrat : vous avez embauché cette personne parce que vous pensiez qu'elle était prometteuse. À moins qu'elle n'ait complètement déformé ses compétences et son expertise, elle a probablement été un membre productif de l'équipe à un moment donné. Si vous pouviez corriger le problème et la ramener à ce niveau, cela en vaudrait-il la peine ?
Les managers se plaignent d'avoir à corriger leurs employés. Les employés sont des adultes et ils savent ce qu'on attend d'eux. Pourquoi devrais-je les harceler à propos de leurs problèmes ? C'est désagréable ! Mais les membres du personnel interprètent à juste titre l'absence de correction comme une approbation tacite. Le résultat final est souvent choquant : un « vous êtes licencié » inattendu. Alors que quelques mesures simples d'appropriation et de correction auraient pu sauver cet employé, le cycle (et les coûts) du roulement du personnel recommence.
Examinons quelques types d'employés problématiques et voyons s'ils doivent être sauvés ou licenciés.
Theresa la retardataire
Theresa est systématiquement en retard au travail. C'est une bonne employée, mais elle n'est jamais à l'heure. Vous êtes agacé qu'elle arrive souvent en retard à la réunion du personnel le matin et que vous deviez lui donner des informations à part, mais elle est vraiment compétente dans son travail. Vaut-il la peine de récupérer cette employée ?
Vous lui lancez des regards noirs chaque fois que vous la surprenez à arriver en retard ; vous laissez des notes sur son bureau pour lui demander de « faire un effort pour arriver à l'heure », mais vous évitez de vous asseoir avec elle pour avoir une conversation sérieuse, car cela vous met mal à l'aise. Elle promet de s'améliorer, et elle le fait, pendant quelques jours, puis elle recommence à arriver en retard.
Pour Theresa, une discipline progressive pourrait fonctionner. Insistez auprès d'elle sur le fait que, quelle que soit la qualité de son travail, les règles s'appliquent à elle comme à tout le monde. Si elle ne prend pas conscience de son problème et ne le corrige pas, elle sera licenciée – oui, réellement licenciée ! Appliquez votre politique de discipline progressive et suivez les étapes suivantes : premier avertissement, deuxième avertissement, troisième avertissement, licenciement.
Maintenant, voici la partie difficile : vous devez vous y tenir. Si Theresa n'arrive pas à être à l'heure, alors elle doit être licenciée, point final. La même politique doit s'appliquer à tout employé qui ne respecte pas les conditions d'emploi. Ils doivent assumer la responsabilité de leurs erreurs et assumer la responsabilité de leur futur emploi. S'ils n'y parviennent pas, la séparation est de leur propre fait. Cela n'a rien de surprenant.
L'équité est primordiale : les mauvais employés nuisent réellement au moral. Une étude sur les relations basées sur la confiance et la perception de l'équité organisationnelle, résumée dans MIT Sloan Management Review, souligne la nécessité de la confiance des employés. En combinant les travaux de trois modèles de données, une équipe a découvert que lorsque les employés vivent une expérience qui diverge de la façon dont ils s'attendent à être traités (c'est-à-dire de manière juste et équitable), ils réagissent vivement. L'écart entre les attentes et l'expérience peut être un signe avant-coureur d'une perte de productivité. L'une des principales recommandations des auteurs : établir des règles claires et les appliquer de manière cohérente et transparente dans toute l'organisation.
En plus d'affecter la productivité, Psychology Today a rapporté que le niveau de stress des employés peut être exacerbé par l'injustice au travail. Les personnes qui estiment être traitées injustement ont tendance à être préoccupées par des problèmes liés au travail. Cela peut entraîner des problèmes médicaux liés au stress, tels que la toxicomanie ou la détresse émotionnelle, et se traduire par de l'absentéisme.
Dans le cas de Theresa, oui, cela vaut vraiment la peine d'essayer de corriger son retard avant de la licencier. Mais si vous l'avez informée du problème, lui avez donné plusieurs avertissements et qu'elle continue d'arriver en retard, préparez-vous à prendre la décision difficile de la licencier. Cela pourrait être essentiel pour le moral et la productivité de votre équipe.
Sam le silencieux
Sam a une peur panique de parler en public. Il a un esprit brillant et regorge d'idées novatrices, mais la perspective de les exprimer devant un public, aussi restreint soit-il, le terrifie. Quand on lui demande de prendre la parole, il bafouille et se perd dans le bruit ambiant. L'équipe pense que Sam ne contribue pas et estime qu'elle le porte à bout de bras. Le ressentiment engendre la discorde au sein de l'équipe, et vous pensez qu'il faudrait peut-être le sacrifier pour le bien de tous.
Pouvez-vous exiger que Sam surmonte immédiatement et définitivement sa peur de parler en public ? Étant donné que 75 % des Américains souffrent d'anxiété liée à la prise de parole, cela pourrait être difficile. Vous pouvez toutefois aider Sam à s'intégrer dans les discussions de groupe avec un peu d'effort. Vous savez de quoi l'équipe va discuter, alors rencontrez Sam à l'avance et notez ses idées. Pendant la réunion, présentez ses idées en précisant qu'il les a proposées lors d'une session séparée. Si l'équipe a des questions, essayez d'y répondre vous-même ou renvoyez-les à Sam s'il est en mesure d'y répondre. À mesure que ses concepts s'intègrent dans l'esprit du moment, il se sentira peut-être plus à l'aise et mieux à même d'apporter sa contribution.
Ensuite, discutez en privé avec Sam. Félicitez-le pour ses idées qui ont bien fonctionné, ou analysez celles qui ont échoué. Offrez-lui un espace sûr où il pourra s'exprimer et saisissez toutes les occasions pour renforcer sa confiance en lui. L'objectif est de l'intégrer au groupe et de le mettre à l'aise. Cela vaut la peine de prendre le temps et de faire les efforts nécessaires pour sauver un employé talentueux.
De nombreux bons employés ayant de mauvaises habitudes peuvent être corrigés. Le roulement du personnel est coûteux et exigeant pour les RH et les services. Il est difficile de sous-estimer la valeur des employés qui connaissent et comprennent la culture de l'entreprise, qui sont à l'aise et compétents dans leur travail et qui n'ont pas besoin de formation. Si un employé a une mauvaise habitude qui a un impact négatif sur l'ensemble de l'équipe, ce n'est pas à lui de l'identifier et d'y remédier, mais à son responsable.
Les employés comme Theresa et Sam peuvent être sauvés, mais d'autres ne méritent pas qu'on s'y attarde. Quand faut-il licencier un employé ? Voici quelques signes révélateurs qui indiquent qu'il est temps de s'en séparer :
1. Les mauvais comportements ne sont pas corrigés.
Les règles ne sont pas des suggestions. Si un employé a eu suffisamment de temps pour corriger ses problèmes mais ne le fait pas, il doit chercher d'autres opportunités professionnelles.
2. Ils affectent le moral
Le tyran du bureau a peut-être une liste de clients aussi longue que son ego, mais les répercussions de sa personnalité minent tous ceux qui doivent composer avec lui. Vous pensez peut-être que vous ne pouvez pas vous permettre de le laisser partir, mais pensez à la façon dont le moral remonte lorsqu'il est en vacances. Ne serait-il pas agréable que tous les jours soient comme ça ? Dites-lui au revoir !
3. Ils nuisent à la productivité
Vous n'arrivez pas à avancer parce que « quelqu'un » n'a pas encore terminé sa partie du projet, encore une fois ? Si les corrections répétées et les conséquences progressives n'ont pas fonctionné, il est temps de trouver quelqu'un qui peut faire le travail.
4. Ils sont apathiques.
S'ils ne se soucient pas de leur travail, des clients, de l'entreprise ou de leurs collègues, pourquoi vous soucieriez-vous d'eux ? Si vous ne parvenez pas à changer leur attitude, il est temps de vous en séparer.
5. Ils se nourrissent de drames
Ces employés se délectent de la discorde. Ils se nourrissent des drames au bureau, tirent profit des sentiments blessés et dénigrent l'entreprise à chaque occasion. Ils déclenchent la dispute, puis s'assoient pour profiter du spectacle. Il s'agit probablement de problèmes de personnalité que vous n'êtes pas qualifié pour résoudre (même si vous vouliez vous en occuper). Éliminez la tumeur qu'ils sont devenus et laissez la guérison commencer.
6. Ils commettent des violations graves.
Certaines politiques d'entreprise exigent des mesures disciplinaires immédiates et irrévocables sous forme de licenciement. Il n'y a pas de « trois fautes et vous êtes renvoyé » pour avoir apporté une arme au bureau, pas de mesures disciplinaires progressives pour vol, ni de conséquences graduelles pour s'être présenté au travail sous l'emprise de substances illicites. De telles infractions nécessitent un licenciement immédiat. Gardez à l'esprit que cela ne viole pas la règle selon laquelle « aucun employé ne devrait jamais être surpris d'être licencié ». Les employés doivent connaître la politique en matière d'armes, de vol et de consommation de substances, connaître les sanctions en cas de violation et être prêts à assumer les conséquences de leurs actes.
7. Ils sont ceux-là.
Il existe un dernier type d'employé à licencier dès que possible : celui qui vous vient immédiatement à l'esprit comme méritant d'être être . Si vous avez donné à cette personne une multitude de secondes chances et passé beaucoup de temps à réfléchir à comment/pourquoi/quand vous devriez la licencier, il y a de fortes chances que cela ait déjà dû être fait depuis longtemps.
Que faire lorsque vous remarquez ces signes
Tout cela est très bien, me direz-vous, mais licencier des gens, c'est horrible ! C'est vrai, mais si vous le faites correctement, cela peut être rapide et pratiquement indolore pour tout le monde. Licencier quelqu'un devrait prendre moins de 10 minutes. C'est vrai : une séparation typique ne devrait pas prendre plus de 10 minutes au maximum.
Voici comment et pourquoi :
Vous avez pris la décision de licencier quelqu'un. Ce n'est pas négociable. Vous avez préparé tous les documents nécessaires à son départ : notifications COBRA, listes de contrôle des biens de l'entreprise à restituer, mots de passe à rendre, informations sur l'indemnité de départ, tout ce que vous offrez. Appelez l'employé à la dernière minute, à la fin de la journée, pour lui demander de vous rencontrer. Ne lui envoyez pas de demande de réunion à 16h50 alors qu'il arrive au bureau à 9 heures. C'est cruel et il passera la journée à spéculer et à se plaindre !
À leur arrivée, informez-les qu'ils sont licenciés. Remettez-leur les informations et les documents nécessaires, demandez-leur de rendre leurs effets personnels et souhaitez-leur bonne chance pour la suite. Point final. Fin.
Ne vous excusez pas, ne négociez pas. Il est cruel de voir une personne supplier ou implorer pour conserver son emploi. Pourquoi lui infliger cette humiliation ? Faites-lui savoir que votre décision est définitive : vous espérez que ce processus se déroulera aussi rapidement et sans douleur que possible, mais il n'y a pas de négociation possible. Dites-lui que vous lui souhaitez bonne chance, mais qu'il est inutile de prolonger la réunion et de porter atteinte à sa dignité.
Et c'est tout : 99 % des licenciements se déroulent aussi facilement et sans heurts. (Pour les employés parfois violents, j'avais souvent un agent à disposition, et heureusement dans quelques cas !) D'après mon expérience, les gens veulent partir en gardant leur fierté intacte, et c'est à vous de vous assurer que cela se produise. Si vous organisez votre temps avec eux de manière aussi professionnelle et concise que possible, ils se montreront à la hauteur de la situation.
Au cours de mes nombreuses années dans les ressources humaines, je me suis rarement senti coupable d'avoir licencié quelqu'un, sauf lorsqu'un manager insistait pour licencier quelqu'un malgré mes objections, mais bon, on ne peut pas toujours gagner ! Si un employé savait qu'il enfreignait la politique de l'entreprise et choisissait de ne pas corriger son comportement, il était responsable de son sort. Si un employé était simplement toxique ou malheureux, je constatais souvent que la cause de son mal-être était son travail, l'entreprise ou quelque chose d'interne. Passer à autre chose était une bonne chose pour lui. Beaucoup d'employés que j'ai rencontrés par la suite m'ont dit que leur licenciement avait été la meilleure chose qui leur soit arrivée. Le fait d'être licenciés les a obligés à trouver une meilleure opportunité, et ils étaient heureux et épanouis, mais ils n'auraient jamais franchi le pas eux-mêmes.
Il est difficile mais nécessaire de déterminer quand il est nécessaire de licencier un employé, non seulement pour votre entreprise, mais souvent aussi pour vos employés eux-mêmes. Lorsque le moment est venu de mettre fin à un contrat, faites-le rapidement et sans douleur, mais faites-le.
Comment licencier un employé
Maintenant que vous savez reconnaître les signes avant-coureurs indiquant qu'un employé est sur le point de démissionner, il est temps d'apprendre comment le licencier. Licencier un employé n'est jamais facile, mais cela s'avère parfois nécessaire pour le bien de votre entreprise et de votre équipe. Lorsqu'il s'agit de mettre fin au contrat de travail d'une personne, il est essentiel de gérer la situation avec professionnalisme et empathie. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre lorsqu'il est temps de licencier un employé.
1. Soyez prêt : avant de licencier un employé, assurez-vous d'avoir tous les documents nécessaires concernant les problèmes de performance ou les violations de la politique. Cela vous aidera à justifier votre décision et à minimiser les risques juridiques.
2. Choisissez le bon moment et le bon endroit : trouvez un endroit privé où vous pourrez discuter sans être interrompus ni dérangés. Il est important de respecter leur intimité pendant cette période difficile.
3. Soyez clair et direct : lorsque vous annoncez la nouvelle, soyez honnête quant aux raisons du licenciement tout en conservant un ton calme et respectueux. Évitez d'utiliser un langage vague ou d'édulcorer la situation.
4. Écoutez avec empathie : laissez-les exprimer leurs pensées ou leurs préoccupations, mais évitez les disputes ou les débats qui pourraient aggraver les tensions.
5. Offrir un soutien : si possible, fournissez des ressources telles que des services de replacement ou une aide à la recherche d'un nouvel emploi afin de faciliter leur transition.
N'oubliez pas que chaque situation de licenciement est unique. Adaptez donc ces étapes en fonction des circonstances particulières au sein de votre organisation.
Que faire après avoir licencié un employé ?
Après avoir pris la décision difficile de licencier un employé, il est important de prendre certaines mesures pour assurer une transition en douceur et maintenir la productivité au sein de votre équipe. Voici quelques étapes cruciales à suivre après avoir licencié un employé.
Communiquez la nouvelle au personnel restant de manière professionnelle mais compatissante. Répondez à toutes leurs préoccupations ou questions tout en soulignant l'importance de la confidentialité. Cela contribuera à apaiser toute anxiété ou incertitude potentielle parmi les membres de votre équipe.
Ensuite, redistribuez la charge de travail et les responsabilités entre les employés existants ou envisagez d'embaucher du personnel temporaire si nécessaire. Assurez-vous que tout le monde comprend ses nouvelles tâches et apportez un soutien supplémentaire si nécessaire pendant cette période d'adaptation.
De plus, organisez des entretiens de départ avec les employés qui quittent l'entreprise chaque fois que cela est possible. Cela peut vous fournir des informations précieuses sur les domaines à améliorer au sein de votre organisation et potentiellement mettre en évidence des problèmes systémiques contribuant au turnover.
Il est également essentiel de revoir les politiques et procédures pertinentes après le licenciement. Analysez si des ajustements doivent être apportés en fonction des enseignements tirés de cette expérience.
Concentrez-vous sur le rétablissement du moral de l'équipe en favorisant la communication ouverte et en encourageant la collaboration entre les employés pour aller de l'avant. Reconnaissez les réalisations et célébrez les succès tout en vous efforçant de maintenir un environnement de travail positif.
Il n'est jamais facile de licencier un employé, mais prendre ces mesures après le licenciement peut aider à minimiser les perturbations et à préparer votre équipe à réussir à l'avenir.
Conclusion
Savoir quand et comment licencier un employé est une tâche difficile pour tout employeur ou responsable. Cela nécessite une réflexion approfondie et une prise de décision mûrement réfléchie. En reconnaissant les signes avant-coureurs, en identifiant la goutte d'eau qui fait déborder le vase et en suivant les protocoles appropriés pour le licenciement, vous pouvez mener à bien ce processus de manière efficace.
N'oubliez pas que le licenciement d'un employé doit toujours être une solution de dernier recours. Avant de prendre cette décision difficile, explorez d'autres solutions, telles que des formations supplémentaires ou des plans d'amélioration des performances.
Lorsqu'il apparaît clairement qu'un licenciement est nécessaire, gérez la situation avec respect et professionnalisme. Communiquez clairement les raisons du licenciement, apportez votre soutien pendant la période de transition si possible et préservez la confidentialité tout au long du processus.
Après avoir licencié un employé, prenez des mesures pour assurer la continuité de la productivité de votre équipe en évaluant la répartition de la charge de travail et en apportant le soutien nécessaire aux employés restants. Tirez les leçons de cette expérience afin d'éviter que des situations similaires ne se reproduisent à l'avenir.
Licencier un employé n'est peut-être pas facile ni agréable, mais cela s'avère parfois nécessaire pour les deux parties concernées. En comprenant quand il est temps de se séparer d'un employé et en gérant les licenciements avec soin, vous pouvez maintenir un environnement de travail sain tout en protégeant les intérêts de votre entreprise.
N'oubliez pas que chaque situation est unique ; il n'existe pas de règles infaillibles quant au moment précis où vous devez licencier un employé. Fiez-vous à votre jugement en tant que dirigeant tout en tenant compte des exigences légales et en faisant preuve d'empathie envers le bien-être de vos employés.
En trouvant un équilibre entre les besoins de l'entreprise et les opportunités de croissance individuelle, vous pouvez créer un environnement de travail favorable où les employés s'épanouissent, même lorsque des décisions difficiles doivent être prises, comme le licenciement d'un employé.
Photo : Patrik Nygren
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
