Lorsque vous cherchez à recruter du personnel, vous pouvez envisager de faire appel à une agence ou à un service de recrutement pour vous aider dans cette tâche. Il existe toute une gamme de services disponibles, mais devez-vous y avoir recours et comment en tirer le meilleur parti ?
Le coût de l'embauche peut dépasser 40 000 dollars par employé. Une partie de ces dépenses est certainement liée à la formation et à la perte de productivité. Mais une bonne partie du coût réside dans le processus de recrutement lui-même : le temps passé par le personnel des ressources humaines et les responsables à discuter du poste vacant, à publier des annonces, à sélectionner les candidats, à mener des entretiens, à refaire des entretiens, à vérifier les antécédents, etc. Les services des ressources humaines prennent souvent ces mesures pour finalement devoir recommencer tout le processus depuis le début. Si vous disposez d'un recruteur dédié au sein de votre personnel, vous avez déjà une idée de l'investissement annuel que cela représente. Avez-vous amorti son salaire, ses avantages sociaux et ses avantages accessoires sur le nombre d'embauches par an ? Ce n'est que la partie émergée de l'iceberg en matière de coûts d'embauche.
Alors pourquoi faire appel à une agence de recrutement ? En particulier pour les petites organisations, où le temps des employés est déjà très limité, le recrutement en interne ne constitue souvent pas un investissement judicieux en termes de ressources. Si vous ne disposez pas d'un recruteur dédié, vous privez les autres membres du personnel d'un temps de travail précieux, ce qui a une incidence sur vos résultats financiers. Une agence de recrutement pour trouver les bons candidats (et pas seulement un vivier de candidats), peut être la solution idéale pour optimiser votre investissement.
Comprendre les besoins des entreprises en matière de recrutement
Avant de faire appel à une agence de recrutement, vous devez bien comprendre vos besoins en matière d'embauche afin de savoir comment utiliser au mieux les services de l'agence.
Peu fréquent
Si vous recrutez rarement, peut-être une ou deux fois par an, il n'est pas judicieux d'avoir un recruteur dédié au sein de votre personnel. Une agence peut vous trouver le bon candidat, sélectionné et garanti. Votre travail sera minime : organiser des entretiens pour voir s'il correspond au profil recherché et procéder à l'embauche.
Régulièrement
Peut-être recrutez-vous régulièrement, environ une fois par mois. Vous avez peut-être quelqu'un qui s'occupe de la majeure partie de votre recrutement, formé pour sélectionner et mener des entretiens en toute conformité, mais qui a besoin d'aide pour trouver des candidats (encore une fois, par opposition aux postulants). CareerBuilder rapporte que vous pouvez facilement recevoir 75 CV pour chaque poste vacant. Cela représente beaucoup de travail de sélection. Même si vous ne passez que cinq minutes sur chaque CV/lettre de motivation (ce qui est généreux), vous passerez plus de six heures à les lire dans l'espoir de trouver un bon candidat.
La même enquête a révélé que 78 % des recruteurs estimaient qu'au moins la moitié des CV provenaient de candidats non qualifiés : cela représente trois heures perdues. Une agence de recrutement peut vous aider à alléger la charge de travail liée à la présélection, afin que vous puissiez vous concentrer uniquement sur les candidats les plus qualifiés.
fréquentes
Ou disons que vous recrutez fréquemment : à tout moment, vous êtes généralement en train de publier des offres, de mener des entretiens, de vérifier des candidatures ou de pourvoir un poste. Vous devez gérer plusieurs tâches à la fois, ce qui peut s'avérer difficile. Il serait idéal de disposer d'un service entier pour vous aider, mais cela n'est pas envisageable, ni en termes de ressources, ni en termes de budget. Une agence de recrutement peut faire office de service RH : elle peut vous décharger d'une grande partie du travail et vous permettre de vous concentrer sur la qualité plutôt que sur la quantité lors du recrutement.
en continu
Vous embauchez en masse. Vous agrandissez votre entreprise, vous avez un taux de rotation élevé (si vous en avez le temps, vous pourriez vous demander pourquoi) ou vous embauchez pour pourvoir plusieurs postes ou des postes saisonniers. Vous avez besoin d'aide !
L'un de mes anciens employeurs embauchait chaque printemps 400 employés saisonniers afin de se préparer à l'affluence estivale. Avec un effectif de six personnes, il était difficile de trouver suffisamment de personnel. Certaines agences sont équipées pour gérer ce type de volume : elles travaillent avec des organismes communautaires, des travailleurs étrangers (et vérifient les visas de travail pour vous) et d'autres programmes de sensibilisation afin de répondre à des besoins importants en matière de personnel.
Remplissez les postes vacants, pas les créneaux d'entretien
Les agences sont rémunérées pour pourvoir des postes, pas pour organiser des entretiens. Vous aurez probablement moins de candidats, mais chacun d'entre eux sera qualifié. En tant que recruteur, puis directeur d'agence de recrutement, j'ai appris à bien connaître mes clients. Non seulement ils m'indiquaient les compétences requises, mais au fil du temps, j'ai appris à identifier les candidats qui conviendraient ou non.
Même si vous ne voulez pas faire de discrimination, vous pouvez certainement parler de vos compétences relationnelles à un recruteur. Un service calme ne recherchera peut-être pas quelqu'un qui s'excite facilement. Ou peut-être avez-vous connu un taux de rotation élevé parce que tout le monde cherche à gravir les échelons en un an, et vous recherchez donc quelqu'un qui serait satisfait de ce travail à long terme.
J'ai eu une entreprise qui avait exactement ce problème : elle continuait à recruter tous les six mois environ pour le même poste. Même si j'appréciais les commissions, je trouvais dommage qu'elle doive continuellement recruter. En discutant avec le responsable du recrutement, je lui ai fait une suggestion. Arrêtez de recruter des jeunes diplômés et recherchez plutôt des travailleurs plus expérimentés (en augmentant légèrement le salaire). Vous voulez quelqu'un qui sait ce qu'il veut faire toute la journée et qui ne cherche pas un tremplin ou un point positif sur son CV. Résultat : un recrutement à long terme qui m'a coûté des commissions, mais qui m'a permis de nouer des liens avec l'entreprise. Une bonne agence de recrutement fera exactement cela. Elle s'engage sur le long terme. Elle souhaite établir une relation avec vous et fera tout ce qu'il faut pour y parvenir, même si cela implique une perte à court terme.
Essai et piège (ou Pare)
Si un membre essentiel de votre équipe prend un congé familial ou médical, vous allez bien sûr embaucher un intérimaire pour le remplacer, vous n'avez pas le choix. Considérez cela comme une occasion de sélectionner quelqu'un pour un autre poste vacant au sein de l'entreprise. Si cette personne est compétente, travaille bien en équipe et est motivée, vous pouvez même envisager de la former à d'autres tâches pendant son intérim afin de voir si elle correspond au profil recherché.
Vous avez un poste qui nécessite une période d'essai supérieure à 30/60 jours ? Le contrat temporaire à durée indéterminée pourrait vous convenir. Il faut parfois plusieurs mois pour déterminer si un candidat convient à certains postes. Avec un contrat temporaire à durée indéterminée, vous bénéficiez d'une période d'essai plus longue. Et si le candidat ne convient pas, vous n'avez même pas besoin de le licencier ! Il vous suffit d'appeler l'agence et de leur laisser le soin de s'occuper de cette partie délicate. Ils vous enverront également un remplaçant.
Et si vous décidez qu'ils sont parfaits ? Certaines entreprises choisissent de racheter le contrat, en payant des frais pour retirer l'employé de la liste des « intérimaires » et l'inscrire sur la leur. En fonction de la durée de la période de rachat, vous pouvez envisager de les laisser en tant qu'intérimaires aussi longtemps que possible. En les gardant comme employés de l'agence, vous répartissez non seulement le coût du rachat, mais vous prolongez également la période d'essai. En prime, une fois qu'ils ne sont plus sur la liste de paie de l'agence et qu'ils sont sur la vôtre, vous pouvez mettre en place votre propre période d'essai régulière. C'est ce qu'on appelle couvrir ses arrières !
Encaisser la garantie
En plus de l'aide au recrutement, toutes les agences offrent des périodes de garantie. Si l'embauche ne fonctionne pas, vous ne payez pas et elles reprend la recherche, pas vous. Avec certaines agences, vous pouvez négocier les honoraires, avec d'autres les périodes de garantie ; avec certaines, les deux. Il n'y a aucun mal à demander. En particulier si vous recrutez en volume par leur intermédiaire ou si vous êtes un nouveau client, essayez absolument de négocier l'un ou l'autre, voire les deux. Mais quelle que soit la période de garantie, il est essentiel de l'utiliser strictement comme une période d'essai. Si cela ne fonctionne pas, laissez l'agence recommencer le processus.
Si vous examinez votre taux de rotation du personnel, quelle part peut être attribuée à des embauches précipitées, à un manque de sélection ou à un compromis visant simplement à pourvoir le poste vacant ? En faisant appel à un recruteur, vous évitez de commettre ces erreurs et commencez à les mettre à profit.
La période de garantie est l'occasion de vous assurer que la nouvelle recrue est la bonne personne. Fixez des objectifs réalistes quant à ce que la nouvelle recrue devrait avoir appris/réalisé/maîtrisé pendant la période de garantie. Si elle n'atteint pas ces objectifs, il est temps de changer. Il faudra peut-être plusieurs essais avant de trouver la personne idéale, mais vous n'aurez fourni que très peu d'efforts pour y parvenir. En prime, l'agence en apprendra davantage sur votre entreprise. Elle sera mieux à même de pourvoir votre prochain poste une fois qu'elle aura compris vos priorités et votre culture.
Le coût des affaires
Il existe de nombreux types d'agences, avec des structures tarifaires et de garantie variées. Voici les trois principaux types que vous rencontrerez :
réservées
Vous payez d'avance et leur accordez généralement l'exclusivité pour pourvoir le poste. Ces contrats sont rares et concernent généralement des postes de haut niveau ou très difficiles à pourvoir.
Coût : En moyenne, 10 % du salaire annuel pour commencer le recrutement, puis 10 à 15 % supplémentaires ou plus après l'embauche.
Garantie : Environ six mois à un an
de placement
Ces agences envoient des candidats et prélèvent un pourcentage du salaire annuel une fois que le nouvel employé a satisfait à la période de garantie.
Coût : Généralement 15 à 25 % du salaire annuel
Garantie : Généralement 60 jours
temporaires ou temporaires à permanentes
Ces agences envoient des travailleurs temporaires qui peuvent aller et venir, ou, si vous estimez qu'ils conviennent, être transférés sur votre liste de paie. Leur contrat peut être racheté moyennant des frais, ou après un certain temps, vous pouvez les employer gratuitement. Le rachat est généralement soumis à un barème dégressif : plus vous les retirez rapidement de la liste de paie de l'agence pour les inscrire sur la vôtre, plus le coût est élevé.
Coût : 20 à 50 % du salaire horaire
Rachat : Généralement après 90 à 120 jours
Avantages supplémentaires
Si vous n'êtes toujours pas convaincu de l'intérêt de faire appel à une agence de recrutement, sachez que cette décision peut apporter des avantages supplémentaires difficiles à quantifier immédiatement, mais néanmoins très réels. Par exemple : à moins que vous ne soyez Google ou Apple, vous n'avez probablement pas des milliers de candidats qualifiés qui font la queue pour travailler chez vous. Mais un recruteur « vendra » votre entreprise à un candidat avec autant de conviction qu'il vous vendra le candidat.
Imaginons que vous ayez finalement décidé d'embaucher un développeur, mais que votre personnel RH ne connaisse que très peu le codage. Les recruteurs spécialisés dans un certain marché peuvent vous aider à proposer des rémunérations équitables, vous informer de ce que vous pouvez réellement attendre du marché et, surtout, vous présenter des candidats parfaitement adaptés issus de leur vivier.
Le recours à une agence de recrutement peut également être utile d'un point de vue comptable. Les frais d'agence sont des dépenses professionnelles, ce qui peut améliorer votre résultat net. SelonBersin by Deloitte, le coût moyen pour pourvoir un poste vacant est de près de 4 000 dollars. Mais les frais d'agence sont des dépenses professionnelles légitimes qui peuvent compenser une partie de ce coût.
Selon LinkedIn, seuls 12 % des actifs recherchent activement un emploi, mais 85 % sont ouverts à de nouvelles opportunités. Les recruteurs des agences ne se contentent pas d'attendre qu'un candidat de qualité franchisse leur porte : ils parcourent les entreprises concurrentes et le marché à la recherche de personnes occupant des postes similaires, afin de voir si certaines d'entre elles sont intéressées. Parce qu'ils vivent et respirent le recrutement, les recruteurs des agences ont le temps d'identifier et de contacter des candidats passifs d'une manière qui n'est probablement pas possible pour votre équipe.
Les agences de recrutement peuvent transformer une recherche d'un mois en une recherche de quelques jours seulement. Savoir quand et comment les utiliser efficacement peut non seulement réduire le stress lié au recrutement, mais aussi vous aider à garantir une embauche à long terme.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
