On nous demande souvent en quoi les modèles HotDocs diffèrent des modèles Word. La réponse rapide est que les modèles Word sont appliqués horizontalement et les modèles HotDocs verticalement. En d'autres termes, les modèles Word peuvent être utilisés à des fins très différentes, tandis que les modèles HotDocs sont utilisés presque exclusivement pour la production de documents d'entreprise (c'est-à-dire la génération ou l'assemblage de documents). Toutefois, la question est compréhensible, étant donné que les modèles Word sont souvent orientés vers l'assemblage de documents par le biais de macros de frappe et de Visual Basic for Applications. C'est là que réside la source de la plupart des confusions entre Word et HotDocs.
Utilisations courantes des modèles Word
L'une des utilisations les plus courantes des modèles Word consiste à fournir des caractéristiques complexes de formatage et de style aux documents. Par exemple, une personne devant produire une lettre d'information mensuelle pourrait commencer par utiliser un modèle de lettre d'information, ce qui, en théorie, permettrait à une personne n'ayant pas de compétences professionnelles en matière de conception de produire un document d'aspect professionnel. Cette application particulière d'un modèle Word n'a évidemment pas grand-chose à voir avec la production automatisée de documents (assemblage de documents), pratique qui consiste à intégrer une logique commerciale dans des fichiers de traitement de texte standard et des formulaires graphiques (fichiers PDF) pour permettre la génération rapide et fiable de versions personnalisées d'un document sur la base d'un nouvel ensemble de faits ou de réponses.
Cependant, une autre application courante des modèles Word tend vers la production automatisée de documents. Cette application commence lorsqu'un praticien convertit simplement un fichier de traitement de texte en un modèle, qui peut alors servir de point de départ immaculé pour toutes les versions personnalisées du document. Après avoir franchi cette première étape vers la systématisation du processus, l'utilisateur peut choisir de passer à la phase logique suivante : réduire le nombre d'étapes nécessaires pour générer un document personnalisé en enregistrant des séquences de touches courantes sous forme de simples macros.
Ce niveau d'automatisation des processus effleure à peine la surface de ce qu'un modèle de production de documents complexes (c'est-à-dire un modèle HotDocs) pourrait faire, et pourtant, malheureusement, les macros de frappe sont probablement la limite extérieure de ce que les non-ingénieurs en logiciel peuvent espérer dans un modèle Word. Pour développer des fonctionnalités plus puissantes, l'utilisateur doit recourir à Visual Basic for Applications, une technologie d'ingénierie logicielle à part entière.
HotDocs vs. VBA
La question qui se pose est donc la suivante : comment l'automatisation des modèles VBA pour Word se compare-t-elle à HotDocs ? Comment VBA pour l'automatisation des modèles Word se compare-t-il à HotDocs, le leader mondial de la technologie d'assemblage de documents ? Bien qu'il s'agisse d'une technologie puissante qui étend considérablement les fonctionnalités des applications MS Office, VBA n'est tout simplement pas conçu pour l'assemblage de documents à l'échelle de l'entreprise. Par conséquent, VBA est dépourvu d'un grand nombre de fonctionnalités et d'utilitaires courants qui sont absolument nécessaires dans les environnements d'assemblage de documents professionnels. (Pour en savoir plus, lisez mon article "VBA et Macros et le coût de construction d'une salle de bain").
HotDocs, en revanche, est la plate-forme RAD (Rapid Application Development) d'assemblage de documents la plus puissante et la plus souple qui soit. Ce qui prendrait des heures à un ingénieur logiciel en VBA peut être accompli par des non-ingénieurs - des experts en contenu - dans HotDocs en quelques minutes ou, dans certains cas, en quelques secondes seulement. Et parce que HotDocs est le résultat de près de trois décennies d'évolution de la pensée et de la conception, sa capacité à fournir une production de documents de niveau entreprise dans des environnements multiples (bureau, client/serveur et nuage) à l'échelle mondiale et dans les environnements documentaires les plus complexes imaginables dépasse de loin ce que même les programmeurs VBA les plus éminents pourraient espérer accomplir dans Word Templates.
VBA est une technologie puissante qui offre une vaste gamme de fonctionnalités dans l'environnement MS Office ; cependant, elle n'est pas conçue spécifiquement pour automatiser la production de documents. HotDocs l'est. Et c'est là toute la différence.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
