Nous sommes de retour avec un nouvel épisode de "Workflow Automation Q&A". Nous sommes ravis de vous emmener à nouveau dans les coulisses pour entendre un membre de notre équipe répondre aux questions les plus fréquemment posées par nos clients. Cette fois-ci, personne n'est mieux placé que notre Directeur des opérations, Scott Jenkins !
Question : À quoi ressemble un flux de travail automatisé ?
Scott : Je ne sais pas ; si c'est bien, ça ne se voit pas. Je pense que le secret d'un flux de travail automatisé bien mis en œuvre est que les participants obtiennent les informations nécessaires à la prise de décision dans un contexte qui leur est pertinent, de sorte que l'aspect automatisé peut ou non être immédiatement apparent pour tous les participants au processus. Notre objectif est de rendre la vie des gens plus heureuse en les libérant de la douleur de la banalité.
Comment y parvenir ? Fournir les informations nécessaires dans un format clair, de manière opportune et adaptée aux mobiles, afin de réduire le temps nécessaire à l'accomplissement de la tâche. Éliminer les étapes inutiles. Pour beaucoup, il peut s'agir d'une notification par courriel avec approbation/refus en un seul clic qui peut être effectué en déplacement, pour d'autres il peut s'agir d'un simple formulaire compatible avec les mobiles, de la génération automatique d'un contrat basé sur la logique et/ou les entrées ou même simplement d'un journal de collaboration/chat actionnable pour une communication contextuelle.
Bien sûr, le niveau d'automatisation dépend du cas d'utilisation et de l'environnement - les processus d'entreprise sont comme des empreintes digitales ; nous en avons tous, mais elles sont uniques à notre organisation. Je dirais qu'il est important que l'automatisation du flux de travail fonctionne pour vous, c'est-à-dire qu'elle puisse être facilement modifiée lorsque votre processus change, et que l'efficacité de votre entreprise ne soit pas compromise par les limitations fonctionnelles ou commerciales de vos applications sous-jacentes.
Le fait est qu'un flux de travail automatisé élimine la douleur d'un processus commercial - avec l'automatisation, les processus ne sont plus qu'un phénomène ; tout fonctionne, et rapidement. Pas d'e-mails ou d'appels téléphoniques de clarification (... et leur risque inhérent d'interprétation et d'oubli du suivi), de recherche manuelle d'informations, de vérifications croisées, de mise à jour des systèmes, de génération de documents, de duplication des activités, de réaffectation des tâches... la liste est longue, et ce avant même d'aborder l'amélioration de l'activité, les rapports et l'auditabilité.
En voici une autre : Quels sont les départements qui peuvent utiliser l'automatisation du flux de travail ?
Scott : (Rires)... est-ce une question piège ? Tous les départements peuvent utiliser l'automatisation des flux de travail pour améliorer n'importe quel processus d'entreprise. Mais je n'adopte pas une vision départementale. Contrairement aux solutions ponctuelles (des applications qui visent à résoudre un problème fonctionnel particulier commun à plusieurs entreprises), les outils d'automatisation du flux de travail tirent parti des systèmes existants pour simplifier l'ensemble du processus d'entreprise, où qu'il soit, de bout en bout. Dans la plupart des cas, cela signifie qu'il faut sortir des limites de votre application fonctionnelle pour relier les points à travers et en dehors de l'entreprise.
Prenons un cas d'utilisation simple de l'accord de confidentialité. Elle doit ensuite être examinée par le service juridique, envoyée à l'extérieur de l'organisation à l'autre partie, puis archivée dans l'organisation en tant que document enregistré et signé dans un certain nombre d'applications départementales afin de garantir la cohérence et la propreté des données.
Combien de systèmes utilisez-vous dans votre travail aujourd'hui par rapport à il y a dix ans ? Je parierais qu'il s'agit d'une augmentation substantielle. Alors qu'il y a quelques décennies, vous n'aviez probablement besoin d'interagir qu'avec votre ERP, vous tirez aujourd'hui une grande valeur de votre ERP et d'une multitude de solutions ponctuelles offrant des capacités fonctionnelles spécifiques. Dans la plupart des cas, cependant, il faut encore un être humain pour faire le lien entre ces systèmes.
L'automatisation du workflow résout le processus métier de bout en bout et pas seulement un composant au sein d'un département. Si vos systèmes sont les mieux à même de gérer ces composants, laissez-les faire et utilisez l'automatisation du workflow pour déclencher et collecter les résultats afin de faire passer le processus à l'étape suivante, avec une interface utilisateur plus simple pour les participants. Chaque département possède son propre ensemble de systèmes, mais un processus d'entreprise transcende généralement le champ d'application d'un seul système.
Les données collectées dans le cadre d'un processus d'entreprise peuvent devoir être ventilées : certaines données sont écrites dans l'ERP, d'autres dans le SIRH, d'autres encore dans le CRM, et vous ne souhaitez probablement pas former votre vice-président pour qu'il doive se connecter à votre système comptable afin d'approuver une demande d'achat avant qu'un enregistrement de fournisseur ne soit ajouté à votre ERP, donnant ainsi le coup d'envoi à un processus de système de gestion des contrats (... et je soupçonne que vous ne souhaitez pas non plus payer pour ces licences d'utilisateur supplémentaires inutiles). La prolifération des systèmes de points crée une charge de plus en plus lourde pour les services informatiques et l'hygiène des données - l'utilisation de l'automatisation des flux de travail contribuera à garantir la cohérence.
J'aime à considérer les organisations comme des villes ; les différents quartiers sont les départements, et les bâtiments sont les différentes applications utilisées. La plupart des processus d'entreprise nécessitent des données et des acteurs provenant de différents quartiers et souvent de différentes villes également. Vous pouvez suivre le processus vous-même, mais les progrès seront très lents, alors que l'automatisation du flux de travail est un système de transport intelligent de porte à porte fonctionnant à la vitesse de la lumière.
En tant que directeur de l'exploitation, Scott apporte à ThinkSmart son expérience en matière de finances et d'opérations internationales, qu'il a acquise pendant plus de 20 ans dans le secteur technologique. Originaire du Royaume-Uni, Scott a obtenu un diplôme en biotechnologie avant de s'orienter vers la finance.
