ScionHealth, a national healthcare system operating across 26 states, faced the logistical labyrinth of consolidating policies from multiple legacy lines of business into a single streamlined portfolio. Implementing Mitratech Policy Management empowered them to establish a unified governance structure capable of managing the intricate web of federal, state, and accreditation standards required to maintain operational integrity at scale.
Le défi : aucune marge d'erreur
ScionHealth operates a vast network of 80 hospital campuses, with 63 specialty hospitals and 14 community hospital campuses, across 26 states. Managing an organization of this scale involves adhering to regulations from the Department of Justice, Centers for Medicare & Medicaid Services, The Joint Commission, and individual state regulators.
Prior to centralizing its program, ScionHealth used multiple policy management systems across its business lines. This siloed approach created significant friction among Legal, Compliance, and HR, making it difficult to verify that the right protocols were followed in the right locations. In a high-stakes and highly regulated industry, the inability to instantly audit, update, and distribute standardized yet tailored guidance across 26 states posed significant operational risks.
La solution : une mise en œuvre sur mesure et une assistance inégalée
ScionHealth a choisi Mitratech Policy Management pour mener à bien un projet de consolidation de grande envergure portant sur plus de 5 000 politiques d'entreprise et 30 000 documents relatifs aux établissements hospitaliers. Ce choix a été motivé par la nécessité de trouver un partenaire capable de gérer la complexité d'un environnement multi-sites tout en fournissant un soutien fiable et réactif.
Les principales fonctionnalités mises en œuvre pour répondre aux besoins spécifiques de ScionHealth comprenaient :
- Partitionnement spécifique à chaque établissement : Mitratech a structuré la plateforme de manière à séparer les vues par établissement individuel. Cette architecture évite les « interférences » et garantit que les utilisateurs ne voient que les politiques pertinentes pour leur emplacement spécifique, répondant ainsi directement aux préoccupations antérieures en matière de sécurité.
- Workflows personnalisés : le système a remplacé les révisions manuelles des e-mails par des workflows automatisés qui géraient plusieurs niveaux de révision provenant de dizaines de parties prenantes.
- Partenariat réactif : Mitratech a mis à disposition une équipe d'assistance dédiée qui comprenait la nature 24/7 des opérations hospitalières, garantissant ainsi une résolution rapide des problèmes, indépendamment des heures de bureau.
Les résultats : une plateforme unifiée pour les politiques complexes
Bien que ScionHealth en soit encore à une mise en œuvre progressive à travers son réseau, l'organisation a remporté des victoires décisives en stabilisant son cadre de gouvernance et en réduisant la charge administrative liée au maintien de la conformité à l'échelle nationale. La transition vers Mitratech Policy Management a permis de centraliser divers secteurs d'activité sur une plateforme unique, offrant ainsi à la direction la visibilité nécessaire pour gérer efficacement les risques.
Les principaux résultats sont les suivants :
- Rapports prêts pour l'audit : la direction reçoit désormais des rapports précis et filtrés pour toutes les lignes d'activité, ce qui lui permet de répondre rapidement aux demandes réglementaires ou aux audits internes.
- Processus standardisé : l'organisation a transféré le processus d'examen des chaînes d'e-mails disparates vers un flux de travail standardisé, ce qui a renforcé la responsabilité et réduit le « coût de la coordination ».
- Alignement stratégique : l'avantage des vues spécifiques aux installations a permis d'harmoniser le besoin d'une supervision centralisée de l'entreprise avec la réalité des opérations décentralisées des installations.
Regarder vers l'avenir
Alors que ScionHealth entre dans une nouvelle phase de maturité, l'accent est mis sur l'automatisation, les fonctionnalités avancées et la mise en œuvre complète dans tous les établissements. La feuille de route prévoit l'activation de la fonctionnalité d'attestation afin d'officialiser la prise de connaissance par le personnel des mises à jour critiques. En automatisant ces tâches administratives, ScionHealth vise à réduire davantage le travail manuel du personnel de première ligne, soutenant ainsi la mission de l'organisation qui consiste à « aider ceux qui soignent ».
Gestion des politiques Mitratech 
