Examen approfondi des exemples d'AAP - Ce que communique l'OFCCP et ce à quoi il a droit

A new addition to OFCCP’s website is sample AAPs for Executive Order 11246, Section 503 and VEVRAA. OFCCP includes a disclaimer in the E.O. 11246 plan indicating that it is for illustrative purposes only constructed around a company with less than 150 employees. They stipulate this since job groups have been set up by EEO-1 categories (or as OFCCP refers to as OFCCP occupational categories) as authorized by 41 CFR 60-2.12(e). However, OFCCP says the samples may be used as a guide for larger employers also. In the E.O. 11246 AAP, they immediately inform the reader that “usually a separate AAP is required for each establishment;” however, “an establishment may include several facilities located at two or more sites if the facilities are in the same labor market or recruiting area.” I find this statement interesting and informative but I’m not sure where the guidance originates since it doesn’t appear in the regulations, Federal Contract Compliance Manual (FCCM) or any other source that I can find.
<br/ >Do the sample plans provide good guidance or do they steer government contractors up a slippery slope?

Je pense que l'intention derrière les exemples de plans est bonne, mais dans de nombreux cas, ils incitent le lecteur à croire que certaines données doivent être préparées dans le cadre du plan ou à l'appui de celui-ci, et donc à en déduire qu'elles doivent être fournies à l'OFCCP lors d'un contrôle de conformité. J'ai identifié, pour chaque plan, les parties qui ne sont pas étayées par des exigences légales afin d'alerter les entrepreneurs qui utilisent ces exemples comme guide pour élaborer leurs propres plans.

Observations sur l'ensemble des plans

Chaque plan dispose de sa propre déclaration de politique, mais la plupart des organisations regroupent toutes les exigences dans une seule déclaration de politique d'action positive en matière d'égalité professionnelle couvrant les trois réglementations. Même si les exemples de politiques sont signés et datés, cela n'est pas obligatoire.

Décret présidentiel n° 11246 AAP

Analyse de l'utilisation – Détermination de la disponibilité §60-2.14 – Il est intéressant de noter que l'échantillon utilise les données du recensement de 2000, mais que dans l'analyse de l'échantillon, la raison de la pondération n'est pas indiquée. L'analyse de la disponibilité de l'échantillon est très rudimentaire et ne fournit aucune indication ni précision sur la manière de mener l'analyse, de calculer le facteur 1 ou d'identifier les sources d'approvisionnement. Les nouveaux entrepreneurs ne savent peut-être pas qu'ils doivent tenir compte de plusieurs zones de recrutement raisonnables et/ou catégories professionnelles du recensement en fonction de leur méthodologie de recrutement et des postes au sein des groupes professionnels. Cela ne constitue pas un bon exemple lorsque l'OFCCP attend des entrepreneurs qu'ils utilisent les données du recensement de 2010 et expliquent comment ils sont parvenus à la valeur pondérée pour les deux facteurs, comme indiqué dans le FCCM. Le FCCM fournit des indications supplémentaires qui ne sont pas illustrées dans l'exemple de plan, comme suit :
1. Facteur 1 – Pour chaque groupe d'emplois, l'entrepreneur doit identifier et fournir une brève explication des raisons qui ont motivé le choix de cette zone de recrutement. L'entrepreneur doit utiliser les informations statistiques les plus récentes et les plus précises disponibles pour calculer les chiffres de disponibilité.
2. Facteur 2 – Pour chaque groupe d'emplois, l'entrepreneur doit identifier le bassin d'employés pouvant être promus, transférés et formés, et fournir une brève explication des raisons qui ont motivé le choix de ce bassin.
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Identification des problèmes §60-2.17(b) – le tableau type comprend deux colonnes : les domaines préoccupants et les mesures correctives. Je dirais que la réglementation vous oblige à identifier les domaines préoccupants, mais pas nécessairement les mesures correctives que l'entrepreneur va prendre. La section 60-2.17(b) stipule que « l'entrepreneur doit effectuer des analyses approfondies de l'ensemble de son processus d'embauche afin de déterminer s'il existe des obstacles à l'égalité des chances en matière d'emploi et, le cas échéant, où ils se situent ».
Données justificatives – Activité du personnel §60-2.17(b)(2) – Les données justificatives sont présentées sous forme de tableaux et leur présentation soulève de nombreuses questions. Je trouve également intéressant que ces tableaux apparaissent après la section consacrée au système d'audit interne et de reporting et avant celle intitulée « Directives relatives à la discrimination fondée sur la religion ou l'origine nationale ». Cela me donne l'impression qu'ils font partie intégrante du plan plutôt que de constituer des données justificatives supplémentaires. Les tableaux suivants sont inclus :
- - Activité du personnel – les graphiques types rendent compte de l'activité suivante :
    - Recrutements externes
    - Candidats externes
    - Promotions – Groupe Into Job
    - Promotions – Au sein du groupe de postes
    - Départs volontaires et départs à la retraite
    - Licenciements involontaires
    - Licenciements
    - Rappels
    Dans la colonne « Total », il est indiqué « ne compter chaque personne qu'une seule fois ». En ce qui concerne les candidats, cela signifie-t-il que si un candidat postule plusieurs fois à différents postes, il ne doit être compté qu'une seule fois pour l'un des postes ?
    
    La section §60-2.17(b)(2) définit les activités liées au personnel comme « le flux de candidats, les embauches, les licenciements, les promotions et autres mesures relatives au personnel afin de déterminer s'il existe des disparités dans la sélection ». Les exemples de tableaux vont bien au-delà de ce qui est prévu dans la réglementation. Bien que la section §60-2.32 stipule que « le contractant doit mettre à la disposition du Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux, sur demande, les registres tenus conformément à la section §60-1.12 », cela ne signifie pas que les contractants doivent mettre toutes les données à disposition dans la section « Support » du plan d'action pour l'égalité (AAP). La conservation des dossiers §60-1.12 indique que « ces dossiers comprennent, sans s'y limiter, les dossiers relatifs à l'embauche, à l'affectation, à la promotion, à la rétrogradation, au transfert, au licenciement ou à la cessation d'emploi, aux taux de rémunération ou autres conditions de rémunération, et à la sélection pour la formation ou l'apprentissage, etc. ».
    
    Deux autres références de l'OFCCP qui appuient l'affirmation selon laquelle il ne faut fournir aucune donnée autre que celles concernant les candidats, les embauches, les promotions et les licenciements sont les suivantes :
    1. Le FCCM (page 32, Examen des données justificatives pour l'acceptabilité) – « Pour chaque groupe ou titre de poste, les données justificatives dans chaque domaine d'activité majeur du personnel (par exemple, flux de candidats, embauches, promotions et licenciements) doivent au moins inclure le nombre total d'actions, le nombre total d'actions pour les femmes et le nombre total d'actions pour les minorités. »
    2. Lettre de planification de l'audit – Le point n° 18 demande « des données sur votre activité en matière d'emploi (candidats, embauches, promotions et licenciements) ». Pour les promotions, la lettre de planification demande aux contractants d'inclure la définition des promotions et la base sur laquelle les données sont compilées et présentées. Les contractants ne sont pas tenus de présenter leurs données sur les promotions comme indiqué dans l'exemple de plan.
- Registre des candidats – même si l'échantillon est très rudimentaire, les entrepreneurs doivent à tout prix éviter de fournir ces informations. Ni la réglementation ni aucune autre référence de l'OFCCP n'exige la fourniture du registre des candidats, sauf si cela est demandé à l'appui de l'article §60-1.12 lors d'un contrôle.
Conformité avec les directives relatives à la discrimination sexuelle §60.20 – ironiquement, cette section est absente de l'échantillon.

AAP pour la section 503 et les anciens combattants protégés – L'échantillon de l'OFCCP identifie le contractant échantillon comme étant FCI. Étant donné que ces deux plans se recoupent largement, j'ai regroupé mes commentaires ; toutefois, j'ai indiqué les cas où ils ne s'appliquent qu'à un plan spécifique.

- Examen du processus de recrutement §60-741-44(b) (IWD AAP uniquement) – le modèle de formulation utilisé dans l'IWD AAP indique que le contractant « fournit le formulaire d'auto-identification prescrit par l'OFCCP à tous les candidats, ainsi que les formulaires de candidature papier requis par FCI ». Les formulaires de candidature ne sont pas obligatoires pour les candidats.

- Révision des qualifications physiques et mentales requises pour l'emploi §60-741-44(c) et §60-300.44(c) – « FCI procède également à un examen périodique de toutes les normes de qualification professionnelle tous les trois ans (à l'exception des normes de qualification que FCI a examinées au cours des 12 derniers mois) afin de s'assurer que, dans la mesure où ces exigences de qualification tendent à exclure des personnes handicapées qualifiées, elles sont liées à l'emploi et conformes aux nécessités de l'entreprise. » Il n'y a pas d'exigence spécifique de le faire tous les trois ans ; toutefois, le contractant est tenu de « respecter un calendrier pour l'examen ».

- Système d'audit et de reporting §60-741.44(h) et §60—300.44(h) – « Le PDG a également demandé au directeur des ressources humaines de soumettre un rapport trimestriel documentant les efforts déployés par FCI pour se conformer à ses responsabilités en matière d'égalité professionnelle et d'action positive... » Aucune exigence ne précise la manière dont ces informations doivent être fournies ni la fréquence à laquelle elles doivent l'être.Les documents suivants sont conservés dans le cadre du processus d'audit interne de FCI : (2) Données récapitulatives sur les activités du personnel, y compris les offres d'emploi et les embauches externes, les promotions, les démissions, les licenciements et les mises à pied par groupe professionnel concernant les personnes handicapées. » La réglementation stipule que la documentation des mesures prises pour se conformer aux exigences d'audit interne est nécessaire ; toutefois, elle n'identifie pas spécifiquement ce type d'activité du personnel.

- Responsabilité de la mise en œuvre des sections §60-300.44(i) et §60-741.44(i) de l'AAP – Le point 7 stipule : « Fournir aux responsables au niveau des départements des copies du programme d'action positive (à l'exception des éléments dont la diffusion est interdite pour des raisons de confidentialité) et examiner le programme... ». Il n'est pas obligatoire de fournir aux responsables une copie du plan.

- Données justificatives – L'OFCCP fournit plusieurs tableaux à titre d'exemple, mais les entrepreneurs ne sont pas tenus d'utiliser les tableaux tels qu'ils sont présentés. À l'instar du plan d'action positif (AAP) prévu par le décret 11246, dans le tableau des activités du personnel, l'OFCCP repousse une nouvelle fois les limites en identifiant les licenciements et les rappels, et en incluant un registre des candidatures.

- Analyse de l'utilisation §60-741.45(d) (Plan IWD uniquement) – Une note de bas de page précise également : « Si le nombre d'employés dans un ou plusieurs groupes professionnels d'un entrepreneur est si faible que l'identité d'un employé handicapé serait facilement identifiable, les données relatives à ce ou ces groupes professionnels doivent être omises de toute copie du plan d'action positif (AAP) diffusée ou mise à la disposition du public, afin de garantir la confidentialité. » Étant donné que l'OFCCP ne précise pas ce qu'il entend par « faible », cela laisse potentiellement aux entrepreneurs la possibilité d'exclure ces données de leur plan.

Autre – Le plan ne comprend aucune disposition stipulant l'obligation pour l'entrepreneur de communiquer sa politique et l'affiche « EEO is the Law » (L'égalité d'accès à l'emploi est la loi) aux candidats externes. Cela se fait généralement en publiant la politique et l'affiche sur la page « Carrières » du site Web de l'entreprise. Le modèle de plan mentionne ces obligations pour les employés dans la section « Diffusion interne de la politique ».

Pour résumer mes réflexions, j'aimerais terminer par une anecdote intéressante tirée de la réalité. Il y a plusieurs années, j'ai été contacté par une entreprise qui utilisait l'exemple de plan d'action positive (AAP) de l'OFCCP comme guide pour élaborer son propre plan. Elle a soumis ce plan à l'OFCCP après avoir reçu une lettre de programmation. L'OFCCP lui a répondu que le plan n'était pas acceptable et qu'elle devait faire appel à un consultant pour l'aider à élaborer un plan conforme.

Si vous ne comprenez pas les exigences légales et suivez à la lettre les exemples de plans, vous risquez de subir des conséquences irréparables lors d'un audit. Suivez plutôt les conseils de l'OFCCP et personnalisez vos plans afin qu'ils « reflètent la structure organisationnelle, les politiques, les pratiques, les programmes et les données du contractant ». Cela vous permettra de bénéficier d'une certaine flexibilité pour élaborer les plans et les documents justificatifs d'une manière conforme à la réglementation.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.

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