Outils de l'OFCCP pour répondre à vos questions - OFCCP FAQ - Partie 1

Conquérir le labyrinthe des lois et réglementations relatives à l'action positive peut s'avérer décourageant. D'accord, cela peut être accablant. Mais l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) a mis à votre disposition des outils utiles pour vous aider à trouver les réponses que vous cherchez.

L'un des endroits où je cherche des réponses est, vous l'aurez deviné, la foire aux questions de l'OFCCP. Et mes questions les plus fréquentes portent sur la règle relative à l'enregistrement des candidats sur Internet. Saviez-vous que les réponses à ces questions existaient déjà ?

Q : La section 60-1.3(5) de la règle relative aux candidats sur Internet stipule qu'un entrepreneur peut conclure qu'un demandeur d'emploi n'est pas intéressé par un poste en démontrant passivement son désintérêt par l'absence répétée de réponse aux demandes d'information de l'entrepreneur sur l'intérêt pour le poste. Combien de fois un contractant doit-il tenter de contacter une personne pour conclure qu'elle a manifesté son désintérêt par une "absence répétée de réponse aux demandes de renseignements" ?

R : Un contractant peut conclure qu'une personne s'est désintéressée du poste après deux non-réponses ou plus à des demandes de renseignements de la part du contractant. Un contractant peut également déterminer qu'un demandeur d'emploi s'est retiré de l'examen du poste sur la base des informations fournies par la personne dans sa manifestation d'intérêt.

Q : Si le recruteur d'un salon de l'emploi suggère à un demandeur d'emploi de postuler à un poste par le biais d'une demande spécifique, et que le demandeur d'emploi ne le fait pas, le demandeur d'emploi est-il un candidat ou un candidat par Internet ?

R : Non, à condition que le contractant ait une politique ou une procédure appliquée de manière uniforme et cohérente consistant à ne pas prendre en considération les demandeurs d'emploi se trouvant dans une situation similaire. Il convient de noter que la discrimination en matière de recrutement est également interdite par le décret. Il serait discriminatoire pour un recruteur de traiter les demandeurs d'emploi du salon de l'emploi différemment en fonction de leur race, de leur sexe ou de leur appartenance ethnique en ce qui concerne la fourniture d'informations spécifiques sur les demandes d'emploi.

Q : Un entrepreneur doit-il conserver les curriculum vitae lorsque son représentant rencontre des étudiants lors de voyages de recrutement sur les campus pour discuter d'emplois généraux pour lesquels un étudiant peut être qualifié, si l'entrepreneur informe tous les étudiants qu'ils doivent postuler sur le site web de l'entrepreneur pour être pris en considération pour un poste particulier ?

R : Un contractant doit conserver les CV de tous les demandeurs d'emploi qu'il a pris en considération pour un poste particulier. Si le représentant d'un contractant rencontre des étudiants pour discuter de manière générale des types de postes disponibles chez le contractant et informe tous les étudiants que les demandeurs d'emploi doivent postuler sur le site web du contractant pour être pris en considération pour des postes particuliers, le contractant ne prend pas en considération les étudiants pour un poste particulier lors de la visite de recrutement de l'université et il n'est pas nécessaire de conserver leurs CV. Le contractant doit veiller à appliquer ce protocole de manière uniforme et cohérente. C'est la pratique réelle du contractant qui détermine si un contractant a pris en considération un curriculum vitae.

Les directives de l' OFCCP constituent également une excellente source d'informations sur la manière dont l'OFCCP interprète et élabore la politique et les procédures relatives aux lois qu'elle applique. Voici la définition de l'OFCCP :

"Une directive (DIR) est destinée à fournir des orientations au personnel de l'OFCCP ou aux entrepreneurs fédéraux sur la politique ou les procédures d'application et de conformité. Une DIR ne modifie pas les lois et règlements régissant les programmes de l'OFCCP et n'établit pas de droits ou d'obligations juridiquement exécutoires".

Très souvent, on me pose des questions sur le processus d'audit et ses résultats potentiels. L'un des aspects de ces questions est l'impact monétaire/financier. La directive 310 de l'OFCCP stipule que

"La présente directive définit les principes de base applicables à l'utilisation des modèles de formule et d'allègement individuel pour le calcul des arriérés de salaire en tant que réparation d'une discrimination. La directive indique quand il est approprié d'utiliser la formule d'allègement ou l'allègement individuel et les éléments qui doivent être pris en compte pour faire cette détermination. Dans chaque cas, c'est l'OFCCP qui décide du modèle à utiliser pour déterminer la réparation dans un cas spécifique, et non le contractant. La directive fournit également des orientations sur le calcul des arriérés de salaire, y compris la prise en compte de l'atténuation lorsqu'elle est invoquée comme moyen de défense par le contractant, en fonction du modèle utilisé".

Saviez-vous que le manque à gagner est l'une des méthodes de calcul utilisées par l'OFCCP pour appliquer la méthode de la formule d'allégement ?

Méthode de réparation par formule : "Méthode utilisée dans les affaires de discrimination systémique pour calculer le montant total des arriérés de salaires pour une catégorie de victimes de discrimination affectée, qui est ensuite divisée (au prorata ou autrement) entre tous les membres de cette catégorie qui sont éligibles, identifiés avec succès et qui acceptent de participer au règlement. Dans des circonstances appropriées, la formule de redressement peut également être utilisée pour évaluer d'autres types de recours collectifs pour les victimes de discrimination".

Manque à gagner : "La différence entre le nombre réel de personnes du groupe non favorisé qui ont été sélectionnées pour l'opportunité d'emploi en question (embauches, promotions, etc.) et le nombre de personnes qui auraient dû être sélectionnées proportionnellement à leur représentation dans le vivier de candidats qualifiés, en l'absence de discrimination. Ce concept ne s'applique généralement pas aux cas de discrimination en matière de rémunération"

Saviez-vous que l'OFCCP a publié le manuel qu'elle fournit à ses agents de conformité sur les procédures à suivre pour effectuer des audits ?

L'une des premières choses à savoir est qu'il s'agit d'évaluations de la conformité.

Le Federal Contract Compliance Manual est un manuel d'instructions de 536 pages. Croyez-moi quand je vous dis que c'est une mine d'informations, mais croyez-moi tout autant quand je vous dis qu'il faut être complètement caféiné quand vous commencez à le lire.

Voici quelques sections qui me semblent particulièrement intéressantes :

• Lettre de programmation et liste détaillée - Figure F2
• Rapport standard d'évaluation de la conformité (SCER) - Annexe A-1 le formulaire, A2 les instructions
• Instruction sur la conduite des évaluations sur place - Chapitre 2
• Texte standard de l'accord de conciliation - Figure F5
• Recours en cas de discrimination dans l'emploi - Chapitre 7

Consultez ces ressources pour vous aider à rester en conformité avant un audit, mais aussi pour vous aider à savoir à quoi vous attendre lors d'un audit.