Cinquième anniversaire de la section 503

Le cinquième anniversaire de la révision de la section 503 de la loi sur la réadaptation (503) approche à grands pas. Cet anniversaire sera l'occasion pour les entrepreneurs de mener une réflexion approfondie sur les progrès accomplis pour attirer, sélectionner, promouvoir et retenir les personnes handicapées sur le lieu de travail. C'est le moment opportun pour les entrepreneurs de suivre les progrès accomplis, de mettre en avant les initiatives et les programmes de sensibilisation efficaces, et de commencer à se préparer à l'invitation quinquennale à recueillir les informations volontaires sur le statut de handicap des employés. Cette exigence quinquennale est spécifiée dans la sous-partie C et devrait être incluse dans les mesures à prendre par les entrepreneurs à discuter et à planifier pour l'année à venir. Cependant, cette année marquante pourrait également apporter une reconnaissance supplémentaire, ainsi qu'un examen minutieux imposé par l'OFCCP.

Tout d'abord, Craig Leen, directeur de l'OFCCP, souhaite mettre en avant les entreprises qui ont mis en place des pratiques et des stratégies efficaces en faveur des personnes handicapées. L'une de ces initiatives consiste à créer un prix d'excellence en matière d'intégration des personnes handicapées. La consultation publique sur ce prix s'est terminée en décembre 2018, nous attendons donc de plus amples informations à ce sujet, si possible au cours de cet exercice financier. Par ailleurs, on s'attend également à une augmentation des audits qui seront lancés au cours de l'exercice 2019, l'accent étant mis sur les examens axés sur la section 503. Les entrepreneurs ont été informés de ces examens ciblés par la directive (DIR) 2018-04, ce qui signifie que l'OFCCP consacrera une partie des audits à l'examen du décret 11246 (E.O.), de la section 503 ou de la loi de 1974 sur l'aide à la réinsertion des vétérans de la guerre du Vietnam (VEVRAA). Dans cet article, nous vous rappellerons les exigences de la sous-partie C, les tendances en matière de taux d'invalidité, ainsi que des informations sur la préparation à davantage d'audits, en particulier les examens axés sur la section 503.

 Gardez à l'esprit que l'auto-identification des employés est volontaire et que toutes les données collectées doivent être conservées de manière confidentielle et stockées dans un fichier séparé.

Tout d'abord, rappelons que la sous-partie C de la réglementation prévoit l'obligation d'inviter les employés à s'identifier eux-mêmes comme personnes handicapées. Il existe également une obligation annuelle de fixer un objectif d'utilisation de 7 % pour chaque groupe d'emploi dans chaque site ou unité fonctionnelle (ou par effectif si l'entreprise compte moins de 100 employés), d'analyser les déclarations d'auto-identification par rapport à un seuil de référence de 7 %, et d'élaborer et de mettre en œuvre des programmes orientés vers l'action destinés à corriger tout problème identifié. Étant donné que nous approchons d'un anniversaire important de la section 503, les entrepreneurs commenceront à déclencher leur obligation d'invitation quinquennale. Cela se fera à l'aide du formulaire obligatoire disponible sur le site web de l'OFCCP. N'oubliez pas que l'auto-identification des employés est volontaire et que toutes les données collectées doivent être conservées de manière confidentielle et stockées dans un fichier séparé.

Le deuxième point de discussion notable lié à cette composante de collecte de données concerne les tendances en matière de taux d'invalidité que nous suivons à travers des enquêtes publiques et des études de recherche privées. DCI s'intéresse en permanence au suivi des progrès réalisés par la communauté des entrepreneurs pour ce groupe protégé et au partage des moyens permettant aux entreprises d'évaluer et de mettre en avant leurs réalisations. Pour évaluer ces réalisations, nous nous appuyons sur trois calculs du taux d'invalidité : (1) le taux de participation, qui correspond au pourcentage d'employés ayant rempli le formulaire d'auto-identification volontaire (c'est-à-dire ayant répondu oui, non ou je ne souhaite pas répondre) ; (2) le taux de réponse, qui correspond au pourcentage de personnes handicapées parmi la population participante uniquement ; et (3) le taux d'utilisation, qui représente le pourcentage de personnes handicapées par rapport à l'ensemble de la population active. Ce troisième facteur est celui qui intéresse le plus l'OFCCP, car il s'agit d'un élément obligatoire de la sous-partie C, mais les deux premiers facteurs fournissent des informations essentielles pour déterminer si des progrès ont été réalisés. La première question que nous posons est la suivante : les entreprises ont-elles fait des progrès en faveur des personnes handicapées sur le lieu de travail ?

DCI a approfondi cette question dans le cadre d'une première enquête comparative (Cohen, Hansell et Wilson, 2015). Afin de permettre à un plus grand nombre de sous-traitants de se conformer pleinement aux exigences de la sous-partie C, DCI a réalisé une enquête de suivi (Hansell et Wilson, 2016). L'une des principales conclusions de ces enquêtes est que la manière dont vous mesurez les données d'auto-divulgation est importante. Nous avons constaté que la différence entre les taux de réponse et d'utilisation était la principale source de préoccupation. Rappelons que le formulaire d'auto-identification permet de refuser l'auto-identification. Lorsque cela se produit, les taux d'utilisation ont tendance à diminuer. Le DCI prépare actuellement une étude pour 2019 qui évalue la participation des personnes handicapées en 2017-2018 (par exemple, le pourcentage d'employés ayant rempli le formulaire d'auto-identification volontaire), les réponses (par exemple, le pourcentage de personnes handicapées parmi la population participante) et les taux d'utilisation (par exemple, le pourcentage de personnes handicapées par rapport à l'ensemble de la population active). Les résultats préliminaires de 2019 sont présentés dans le tableau ci-dessous, mais un rapport final sera publié plus tard dans l'année par le DCI. Bien que ces résultats soient agrégés à l'échelle de l'entreprise plutôt que par groupe de postes au sein d'un site ou d'une fonction, nous pensons qu'ils sont révélateurs. En particulier, la tendance positive à exploiter est l'augmentation de la participation des employés qui remplissent le formulaire d'auto-identification. Il peut y avoir de nombreuses raisons à cela (par exemple, la sensibilisation, la confiance dans la confidentialité des données), mais cela correspond à l'objectif de l'OFCCP qui souhaite que les entreprises créent une atmosphère d'inclusion afin que les employés se sentent à l'aise pour partager ces informations. Pour répondre à la question que nous nous posons tous, oui, il semble que les entreprises dans leur ensemble progressent en faveur des personnes handicapées sur le lieu de travail.
 

Le dernier sujet que nous aimerions approfondir concerne les examens ciblés sur la section 503. Comme mentionné précédemment, une partie des lettres de planification portera sur la conformité à la section 503. Le DCI s'attend à recevoir une nouvelle lettre de planification pour mener à bien ces examens ciblés, récemment approuvée par le Bureau de la gestion et du budget (OMB). Alors que les entrepreneurs attendent davantage d'informations sur ces examens ciblés, nous continuons à spéculer sur ce qu'impliquera un tel audit. Seul le temps nous dira si l'OFCCP disposera du temps, du budget et des ressources humaines nécessaires pour effectuer des visites complètes sur place dans le cadre de chaque examen ciblé, comme mentionné dans la directive 2018-04. Mais la question la plus brûlante est de savoir à quoi s'attendre lors d'un examen ciblé. Dans un précédent blog DCI (Sharrer, 2018), nous avons fait part de notre inquiétude quant au fait que l'OFCCP cherche à évaluer les données relatives à l'embauche et à la rémunération des personnes handicapées. L'OFCCP ne collecte et n'analyse actuellement pas ce type de données dans le cadre de ses audits. L'utilisation de ces données soulève de nombreuses préoccupations, notamment celle du statut de handicap non divulgué. Comme l'ont montré nos études, le taux de participation global n'est que de 41,76 % (soit une augmentation par rapport à 22,32 % en 2015). En règle générale, l'OFCCP ne dispose d'aucune information manquante sur l'origine ethnique et le sexe dans ces analyses de rémunération, car la plupart des entrepreneurs disposent de ces données grâce aux déclarations des employés et complètent les informations manquantes à l'aide d'autres dossiers d'emploi ou par identification par des observateurs, conformément aux exigences de déclaration EEO-1.

En conclusion, quels conseils pouvons-nous donner pour aller de l'avant en cette année charnière ? Notre conseil est d'être proactif en mettant en place un plan d'action positif et en se préparant aux prochains examens ciblés. Concentrez-vous sur l'identification et la mise en avant des initiatives couronnées de succès, telles que les groupes de ressources pour les employés, la communication, les récompenses, les ressources de formation et de développement, ainsi que toute autre activité connexe qui contribue à retenir les personnes handicapées sur le lieu de travail. Pour ce faire, vous pouvez ajouter un rapport d'étape en milieu d'année ou mener un processus d'examen interne volontaire. Cela permettrait à votre entreprise de s'entraîner à rassembler les documents qui pourraient être nécessaires pour un audit, ainsi que de se préparer à un examen des dossiers et à des simulations d'entretiens qui auront lieu lors des visites sur site de l'OFCCP. Enfin, comme il s'agit du cinquième anniversaire de la réglementation, soyez proactif et lancez un plan d'action pour inviter les employés à divulguer à nouveau leur statut de handicap.

Références

Cohen, D., Hansell, B., & Wilson, K. (30 juin 2015). Les résultats sont là : comment se situent vos taux d'auto-identification des personnes handicapées ? [Article de blog]. https://blog.dciconsult.com/blog/results-disability-self-id-rates-measure

Ministère du Travail (10 août 2018). DIRECTIVE 2018-04. Extrait de https://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/directives/dir2018_04.html

Hansell, B., & Wilson, K. (9 avril 2016). Résultats de l'enquête 2016 sur les taux d'auto-identification des personnes handicapées [article de blog]. https://blog.dciconsult.com/blog/the-2016-survey-results-on-disability-self-identification-rates

Sharrer, D. (13 septembre 2018). À quoi s'attendre lors d'un examen ciblé de la section 503 ou de la VEVRAA [article de blog]. https://blog.dciconsult.com/what-to-expect-in-a-focused-section-503-or-vevraa-review

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.