La conférence 2014 du National Industry Liaison Group (NILG) s'est tenue à Washington, D.C., au cours de la première semaine d'août. Lors de cette conférence, l'accent a été mis sur les récentes initiatives du Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère américain du Travail concernant les anciens combattants, les personnes handicapées et la rémunération. L'OFCCP a publié en 2013 une version révisée de la réglementation applicable aux anciens combattants et aux personnes handicapées, et cette nouvelle réglementation est désormais en train d'être mise en œuvre. Pendant la conférence, l'OFCCP a présenté un nouveau projet d'outil destiné à collecter chaque année des informations sur la rémunération auprès des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Cela a encore accentué l'importance des questions relatives à la rémunération.
Si une grande partie des discussions lors de la conférence a porté sur la révision de la réglementation et l'approche de l'OFCCP en matière de rémunération, d'autres sessions ont également abordé divers autres sujets intéressant les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. L'un des thèmes qui a retenu l'attention était celui du recrutement. Comme l'ont souligné plusieurs intervenants, l'OFCCP recouvre la quasi-totalité de ses compensations financières après avoir constaté une discrimination dans le processus de recrutement. Par exemple, dans le cadre d'un accord conclu récemment en juin 2014 à la suite d'un contrôle de conformité de l'OFCCP, une entreprise a versé 1 million de dollars à un groupe de candidats afro-américains qui n'avaient pas été embauchés pour des postes de production de niveau débutant. Il y a très peu de réparations financières à la suite des contrôles de l'OFCCP liés à la rémunération ou à tout autre aspect que l'embauche.
Quels sont les domaines qui font l'objet d'une attention excessive de la part des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ?
Dans mon dernier article pour The OFCCP Digest, j'ai suggéré que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux devaient se concentrer sur les questions susceptibles d'avoir des répercussions importantes et durables. Il était intéressant d'entendre cette idée reprise dans plusieurs présentations lors de la conférence NILG. Lors de ma présentation à la conférence, j'ai fait remarquer que les points suivants pouvaient faire l'objet d'une attention excessive de la part des entrepreneurs et sous-traitants, au détriment de questions plus importantes.
- Objectifs de placement – Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux sont tenus de fixer des objectifs de placement dans leurs plans d'action positive (AAP) pour les minorités et les femmes. Certaines entreprises s'appuient sur ces objectifs de placement pour mener à bien leurs efforts en matière d'action positive et de diversité, en particulier lorsqu'il s'agit de mener des actions de sensibilisation pour trouver des candidats. Cependant, les objectifs de placement peuvent être le résultat de nombreux facteurs, notamment le manque de postes vacants dans les groupes professionnels concernés, l'incapacité à promouvoir les employés dans ces groupes, l'incapacité à retenir les minorités et les femmes dans ces groupes, et la mauvaise qualité des données statistiques sur le nombre ou le pourcentage réel de minorités et de femmes disponibles pour certains postes.
- Problèmes concernant les anciens combattants et les personnes handicapées – Au cours des cinq dernières années, l'OFCCP s'est régulièrement enquise des efforts déployés par les entreprises pour recruter et embaucher des anciens combattants et des personnes handicapées. L'intérêt de l'agence pour ces deux groupes a abouti à la révision des réglementations publiées en 2013. Pourtant, l'agence constate rarement des cas de discrimination à l'égard de ces deux groupes lors de ses contrôles de conformité. Actuellement, la plupart des citations qui apparaissent dans les accords de conciliation concernant ces deux groupes concernent le fait de ne pas avoir publié les offres d'emploi auprès des agences locales pour l'emploi ou de ne pas avoir mené suffisamment d'actions de sensibilisation. Pour remédier à ces situations, il convient de publier toutes les offres d'emploi futures et de mener des actions de sensibilisation supplémentaires. Bien que cela puisse entraîner une charge de travail supplémentaire pour les entreprises, ce type d'actions n'est pas comparable aux accords de rattrapage salarial résultant de situations de non-embauche.
- Rémunération – Il ne fait aucun doute que la rémunération est une priorité majeure pour l'OFCCP. Il ne fait également aucun doute que l'OFCCP a consacré beaucoup de temps et de ressources à cette question sans pour autant constater de discrimination importante en matière de rémunération parmi les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Le montant total des indemnités accordées aux employés à la suite des contrôles de conformité de l'OFCCP pour discrimination salariale est minime par rapport aux indemnités accordées aux candidats et aux employés pour discrimination à l'embauche.
Cela ne signifie pas pour autant que les entreprises doivent ignorer ces sujets. Les objectifs de placement et les questions relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées peuvent certainement être importants lors des contrôles de conformité de l'OFCCP. Les questions relatives à la rémunération peuvent être particulièrement problématiques si les entreprises n'accordent aucune attention à ce sujet.
Comprendre les rôles que jouent les personnes dans la prise et l'analyse des décisions d'embauche
Lors de la récente conférence du NILG, même les intervenants qui se concentraient sur la rémunération ou les questions relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées ont généralement reconnu que les entreprises devaient continuer à prêter attention à leurs pratiques d'embauche et aux données sur l'embauche présentées à l'OFCCP. S'il est généralement admis que les questions relatives à l'embauche constituent un élément essentiel de chaque examen de conformité de l'OFCCP, pourquoi tant d'entreprises ont-elles des difficultés à expliquer leurs décisions d'embauche à l'OFCCP ? Dans ma présentation, j'ai suggéré qu'il y avait souvent un manque de communication entre les différentes personnes impliquées dans le processus d'embauche et dans le processus de fourniture d'informations sur l'embauche à l'OFCCP.
Plusieurs personnes peuvent influencer les informations relatives au recrutement qui sont présentées à l'OFCCP. Parmi les personnes susceptibles d'être directement impliquées dans le processus de recrutement figurent les recruteurs, les responsables des ressources humaines et d'autres cadres de l'entreprise. Ces personnes jouent différents rôles dans la recherche, l'évaluation et la sélection des candidats à l'embauche. Plus tard, lorsqu'une entreprise finalise ses AAP ou se prépare à un contrôle de conformité, les responsables des systèmes d'information RH (HRIS) et d'autres personnes peuvent être amenés à fournir des données à soumettre à l'OFCCP. Dans les petites entreprises, une seule personne peut être chargée de nombreuses activités. Par exemple, un responsable des ressources humaines peut participer au recrutement, collaborer avec les responsables du recrutement pour sélectionner les candidats et préparer les données pour un AAP. Dans les grandes organisations, des domaines tels que le recrutement, la conformité et les systèmes RH peuvent être gérés par des personnes différentes.
Dans les organisations où différentes personnes s'occupent du recrutement, des systèmes RH, des ressources humaines générales et des activités de conformité, le responsable de la conformité doit comprendre les pressions concurrentes auxquelles sont confrontés ceux qui ne sont pas régulièrement impliqués dans les questions de conformité.
- Recruteurs – Les recruteurs jouent un rôle clé dans le processus d'embauche et, par conséquent, dans les contrôles de conformité de l'OFCCP. Les recruteurs sont généralement chargés de déterminer les sources à contacter, d'évaluer les candidats et de les sélectionner. Cependant, leur performance n'est généralement pas évaluée en fonction de leur capacité à atteindre les objectifs de conformité, mais plutôt en fonction du coût associé à l'embauche de nouveaux employés et du temps nécessaire pour pourvoir les postes vacants.
- Responsables SIRH – Les responsables SIRH ont pour rôle de veiller à ce que les informations relatives aux employés et aux candidats puissent être fournies à l'OFCCP. Cependant, là encore, les responsables SIRH ne sont généralement pas évalués en fonction de leur capacité à atteindre les objectifs de conformité, mais plutôt en fonction de leur capacité à contrôler les coûts associés aux systèmes qu'ils supervisent et à fournir des rapports aux différents services de l'organisation.
- Autres responsables RH – Les responsables RH au sein d'une organisation peuvent jouer un rôle dans les contrôles de conformité. En matière de recrutement, ils peuvent être amenés à fixer la rémunération initiale des nouveaux employés, à déterminer si et comment les candidats internes sont pris en considération, à former d'autres responsables sur les questions liées à l'emploi, etc. Ces responsables RH sont généralement évalués en fonction de leur capacité à s'acquitter des différentes responsabilités qui leur sont confiées, et la conformité ne représente généralement qu'une petite partie de leurs tâches.
Dans les grandes et petites organisations, il existe des obstacles qui empêchent les employés d'accorder suffisamment d'attention aux questions liées à l'OFCCP.
- Dans les petites organisations, la personne chargée des activités de conformité est susceptible d'assumer plusieurs autres responsabilités qui ont souvent priorité sur la conformité.
- Dans les grandes organisations, plusieurs employés peuvent être chargés des activités de conformité, et la conformité n'est généralement pas l'activité utilisée pour mesurer leur performance.
La communication est la clé du succès
Pour que les audits de conformité de l'OFCCP soient fructueux, les représentants de l'entreprise doivent comprendre pourquoi ces audits sont importants. Les représentants de l'entreprise doivent également savoir comment ils peuvent contribuer à créer un environnement propice à la réussite. À l'inverse, les responsables des activités de conformité doivent comprendre que les autres membres de l'organisation qui ont une incidence sur les audits de conformité ont souvent des responsabilités qui sont plus importantes pour eux que les questions qui intéressent l'OFCCP.
Le moyen le plus simple de sensibiliser les représentants des entreprises à l'importance de l'OFCCP est de leur fournir des informations sur les accords conclus lorsque l'OFCCP a constaté des disparités en matière d'embauche lors d'un contrôle de conformité. Chaque mois, le site web de l'OFCCP semble publier une nouvelle annonce concernant un accord financier important conclu par une entreprise pour résoudre une plainte pour discrimination à l'embauche. Il existe certainement des coûts associés aux autres priorités de l'OFCCP, notamment les coûts liés aux changements de systèmes associés à la révision des réglementations concernant les anciens combattants et les personnes handicapées, ainsi que les coûts liés à la mise à jour des politiques et procédures associées à la révision des réglementations. Cependant, les coûts les plus évidents et les plus directs qui peuvent être facilement répertoriés sont ceux qui découlent d'une constatation de discrimination à l'embauche. Cela inclut les coûts associés à un communiqué de presse très visible suggérant que l'entreprise a discriminé un groupe de candidats ou d'employés.
Les personnes impliquées dans les activités de conformité doivent aider les autres à comprendre qu'il existe des mesures élémentaires qui peuvent être prises pour augmenter les chances de réussite d'un contrôle de conformité.
- Les recruteurs doivent comprendre l'importance de contribuer à la mise en place d'un processus permettant d'examiner correctement les candidatures pour les postes vacants.
- Les responsables des SIRH doivent comprendre l'importance de rendre les données disponibles de manière à pouvoir les examiner afin de détecter d'éventuelles disparités susceptibles d'attirer l'attention de l'OFCCP.
- Les autres responsables des ressources humaines doivent comprendre qu'ils peuvent parfois être amenés à fournir des informations qui seront présentées à l'OFCCP.
Il est particulièrement important que les personnes impliquées dans le recrutement soient conscientes des points suivants :
- Il devrait y avoir des qualifications de base et des qualifications souhaitées préétablies pour les postes vacants. Les candidats qui sont embauchés doivent satisfaire aux qualifications de base préétablies.
- Il devrait y avoir un processus défini pour constituer des bassins de candidats pour les postes vacants. Tous les candidats devraient ensuite être tenus d'utiliser ce processus pour manifester leur intérêt.
- Tous les candidats doivent être correctement évalués pour les postes auxquels ils ont manifesté leur intérêt. Les évaluations doivent fournir une image aussi complète que possible des raisons pour lesquelles un candidat n'a pas été sélectionné pour un poste vacant.
Étant donné que les recruteurs seront évalués sur la base d'indicateurs tels que le coût d'embauche et le délai de recrutement, les personnes chargées de la conformité doivent aider les recruteurs, les responsables du recrutement et les autres parties prenantes à comprendre comment un mauvais contrôle de conformité peut nuire à l'entreprise.
S'il est nécessaire que toutes les parties internes susceptibles d'être impliquées dans un contrôle de conformité de l'OFCCP communiquent entre elles, il est également nécessaire de renforcer la communication avec l'OFCCP elle-même. L'OFCCP a tendance à supposer que la conformité est une priorité absolue pour toutes les entreprises et que celles-ci disposent du temps et des ressources nécessaires pour mettre pleinement en œuvre les réglementations de l'agence. Pour la plupart des entreprises, ces hypothèses sont tout simplement fausses. Les personnes impliquées dans le processus de conformité doivent aider l'OFCCP à comprendre que les entreprises sont confrontées à de nombreuses priorités concurrentes et que la conformité aux lois sur la discrimination positive n'est qu'une petite partie de ce à quoi les personnes impliquées dans les activités RH doivent faire face chaque jour. Si les responsables de la conformité de l'OFCCP peuvent estimer que les réglementations de l'agence devraient être la priorité absolue de tous les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux, ils sont plus enclins à comprendre les actions d'une entreprise lorsqu'ils prennent conscience des ressources limitées dont disposent réellement les entreprises pour diverses activités RH.
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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
