Êtes-vous une entreprise ou une organisation qui travaille avec le gouvernement fédéral dans le cadre d'un contrat d'une valeur supérieure à 10 000 dollars ? Si tel est le cas, en vertu du décret 11246, vous êtes très probablement considéré comme un entrepreneur fédéral et les réglementations appliquées par le Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère américain du Travail, qui régit la discrimination positive (AA) et l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) en ce qui concerne les pratiques d'embauche et d'emploi, s'appliquent à vous.
Par le biais de ses réglementations, l'OFCCP exige des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qu'ils s'engagent dans des procédures de publication d'offres d'emploi et de reporting afin de rendre les emplois accessibles aux groupes diversifiés, notamment les anciens combattants, les personnes handicapées, les minorités et les femmes, ainsi qu'à d'autres segments protégés du marché de l'emploi.
Si vous êtes une petite entreprise ayant conclu un contrat avec le gouvernement, voici six points essentiels à connaître concernant la conformité OFCCP.
- Comprenez les exigences obligatoires en matière d'affichage des offres d'emploi et de déclaration. En tant que prestataire fédéral, vous devez être prêt à prouver que vous collaborez activement avec les agences pour l'emploi de l'État, que vous publiez des offres d'emploi et que vous conservez les dossiers des candidats. Les exigences de l'OFCCP en matière de publication des offres d'emploi stipulent que tous les postes (à l'exception des postes de direction, des postes d'une durée maximale de trois jours ou des postes pourvus en interne) doivent être diffusés et mis à la disposition de toutes les personnes qualifiées, quel que soit leur statut minoritaire. Cela implique notamment de suivre certaines procédures afin de garantir que les agences pour l'emploi de l'État soient informées des postes vacants, de manière à ce que ces offres soient diffusées auprès d'un groupe diversifié d'employés potentiels.
- Ayez les données à portée de main. La préparation des données relatives à l'embauche est un élément essentiel du processus de conformité. Il est impératif que les employeurs conservent de manière proactive les données relatives aux offres d'emploi et les aient à disposition pour les soumettre si nécessaire lors d'un audit, et ce, sur une base annuelle. Une solution efficace consiste à travailler avec des sites d'emploi qui se concentrent sur la conformité à l'OFCCP, car ils peuvent vous aider à tenir à jour et à soumettre les rapports requis. Vous devez également veiller à conserver avec diligence tous les documents internes liés à l'embauche, y compris les données sur les rémunérations, les dossiers du personnel et les autres politiques et procédures.
- Préparez un plan d'action positive. Assurez-vous que votre personnel maîtrise bien les pratiques d'action positive et d'égalité des chances en matière de recrutement et y participe activement. Pour qu'une stratégie de conformité soit efficace, votre plan d'action positive doit être élaboré, communiqué et mis en œuvre par tous les employés impliqués dans le recrutement et vos initiatives en matière de diversité.
- Mettez en place vos stratégies de publication d'offres d'emploi et de reporting. Les exigences en matière de publication d'offres d'emploi sont au cœur du respect des paramètres de conformité. Vous êtes tenu de mettre les offres d'emploi à la disposition des agences d'État et des autres systèmes de services d'emploi qui s'adressent aux anciens combattants protégés en vertu de la loi VEVRAA, ainsi qu'aux autres personnes issues de minorités, afin qu'ils aient un accès prioritaire aux offres d'emploi. Et comme nous l'avons déjà mentionné, vous devez également conserver les données relatives aux offres d'emploi et soumettre les rapports requis.
- Connaissez les lois régissant l'OFCCP. Plusieurs lois ont été promulguées qui ont une incidence sur la discrimination positive et l'embauche dans le cadre de l'égalité des chances en matière d'emploi, notamment la loi sur la réadaptation (Rehabilitation Act), dont l'article 503 exige la discrimination positive en faveur des personnes handicapées. Une autre loi, la loi sur l'aide à la réinsertion des vétérans de la guerre du Vietnam (VEVRAA), promulguée en 1974, oblige les entreprises qui travaillent avec le gouvernement à s'assurer que leurs offres d'emploi sont accessibles aux vétérans de la guerre du Vietnam qualifiés qui rentrent chez eux et qu'il n'y a pas de discrimination dans le processus de recrutement. Si vous et votre personnel ne connaissez pas ces lois et les autres lois régissant les exigences de l'OFCCP, assurez-vous de vous en informer dès maintenant.
- Préparez-vous au processus d'audit de l'OFCCP. Lors d'un audit de l'OFCCP, vous devrez fournir des données relatives au recrutement, y compris les dossiers internes liés à vos pratiques en matière d'embauche. Cela comprend, sans s'y limiter, les données relatives à la rémunération, les dossiers du personnel et d'autres politiques et procédures. Soyez prêt à être audité à tout moment et comprenez les éléments du processus d'audit. Une bonne préparation avant tout audit peut vous aider à réagir et à faire avancer le processus.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
