Pour les entrepreneurs fédéraux, des choses simples telles que le fait de ne pas publier les postes vacants auprès des départements locaux du travail ou de négliger de lancer un large « filet » d'emploi peuvent entraîner une non-conformité. L'OFCCP du ministère américain du Travail recherche ces violations afin de les inclure dans ses évaluations annuelles. Les violations, en particulier les violations financières, sont le seul moyen pour une agence fédérale de justifier son existence. L'OFCCP ne fait pas exception à la règle ; le président Obama a augmenté le budget de l'OFCCP de 30 % au cours de l'exercice 2012. Pour n'importe quel secteur, il s'agit d'une augmentation substantielle, mais pour l'OFCCP, qui relève du secteur public, elle était considérable. Depuis, le budget a continué d'augmenter chaque année, mais dans des proportions moins importantes.
Dans l'ensemble, l'augmentation du budget se traduit par un plus grand nombre d'agents chargés de la conformité, un contrôle plus rigoureux, davantage d'enquêtes et plus de moyens pour détecter les problèmes. Dans certains domaines, l'augmentation du budget a permis à l'agence d'embaucher jusqu'à 100 % d'agents chargés de la conformité supplémentaires.
Afin que l'OFCCP puisse rationaliser son budget, toute forme de discrimination doit être mise au jour par tous les moyens possibles. Les directeurs de district, les directeurs adjoints de district et même les agents chargés de la conformité reçoivent à la fin de l'année une prime qui dépend directement du nombre d'infractions financières constatées.
Étant donné que 95 % des infractions financières sont le fait d'employés, cela devrait être la principale préoccupation des organisations. Il convient d'accorder une attention particulière au système de suivi des candidats et à la manière dont il devrait fonctionner pour vous, en suivant les politiques et procédures de recrutement qui décrivent et aboutissent à un registre des candidatures (AFL) conforme.
Le seul cadeau que le ministère américain du Travail ait jamais fait au secteur privé est la définition d'un candidat sur Internet. Cela permet à l'entreprise de contrôler qui est réellement un candidat. Cela contribuera à réduire le nombre important de candidats, ce qui pourrait avoir des conséquences négatives.
Le candidat répond à la définition d'un candidat Internet si les critères suivants sont remplis :
- La personne soumet une manifestation d'intérêt pour un emploi via Internet ou des technologies électroniques connexes.
Ce critère est simple et permet également de collecter les candidatures physiques et les CV pour le poste vacant.
- L'entrepreneur examine la candidature de la personne pour un poste particulier.
Cela permet à l'employeur de contrôler qui reste dans le registre des candidats. Éliminez toute personne qui a postulé après la date limite, qui n'a pas rempli le formulaire de candidature dans son intégralité ou qui présente tout autre facteur d'inéligibilité.
- La manifestation d'intérêt de la personne indique qu'elle possède les qualifications objectives de base requises pour le poste.
Le candidat répond au moins aux exigences minimales requises pour le poste. Une personne titulaire d'un GED ne serait pas prise en considération pour un poste de médecin-chef, ce qui semble logique, et ne devrait naturellement pas rester dans l'AFL. Pourtant, avant cette définition, tout candidat aurait dû être pris en compte.
- À aucun moment au cours du processus de sélection des candidats par l'entrepreneur, avant de recevoir une offre d'emploi, la personne ne se retire de la sélection ou n'indique d'une autre manière qu'elle n'est plus intéressée par le poste.
Si un candidat ne se présente pas à un entretien, n'appelle pas pour reporter celui-ci, ou appelle pour dire qu'il n'est plus intéressé ou qu'il a trouvé un autre poste, ce candidat ne doit pas rester sur la liste AFL.
Une mise en garde : même si un candidat est écarté, toutes les candidatures doivent être conservées pendant deux ans, conformément à la réglementation. Nous recommandons de n'accepter que les candidatures soumises par Internet. Si une personne handicapée souhaite postuler et ne parvient pas à le faire via le site Web de l'entreprise, celui-ci doit indiquer un numéro de téléphone et une adresse e-mail réservés UNIQUEMENT aux personnes ayant besoin d'une assistance particulière. Il convient d'ajouter une mise en garde indiquant que tout autre appel ou e-mail sera ignoré, car le numéro de téléphone et l'adresse e-mail sont fournis uniquement aux personnes handicapées qui souhaitent postuler.
Vous trouverez ci-dessous d'autres conseils utiles pour vous préparer à une évaluation de conformité :
Les DIX CHOSES À FAIRE
1 – Soyez prêt
Assurez-vous d'avoir mis en place un plan d'action actualisé.
- Avant la visite sur site, le responsable de la conformité (CO) informera le contractant oralement ou par écrit des éléments qui seront nécessaires pour l'inspection.
- Récupérez les documents demandés et assurez-vous d'être en mesure de discuter intelligemment de tous les domaines liés aux effets négatifs, aux questions salariales, etc.
- Ayez à disposition des copies de tous les documents demandés pour l'examen sur place.
- Mettre un bureau à la disposition du CO pendant qu'il ou elle est sur place.
2 – Considérez l'évaluation de conformité comme une expérience d'apprentissage
Les CO sont des experts dans leur domaine. Profitez de cette occasion pour apprendre d'eux.
- Une assistance technique est toujours disponible pendant une évaluation de conformité.
- Tirez le maximum d'enseignements de cette expérience et mettez ces connaissances en pratique pour améliorer votre programme.
3 – Conserver tous les documents liés à l'activité professionnelle – notes d'entretien, etc.
Il ne suffit pas de suivre uniquement les données relatives à l'activité du personnel. Vous devez conserver les dossiers afin d'étayer et de documenter votre position.
- Il est particulièrement important de conserver les notes prises lors des entretiens avec les candidatures.
- Les notes prises par les responsables concernant les mesures disciplinaires prises à l'encontre des employés sont également importantes.
4 – Documenter et conserver les informations spécifiques relatives aux efforts de recrutement de bonne foi
Les documents de recrutement doivent inclure des détails précis, et non une vue d'ensemble comme dans le rapport de fin d'année. Ces détails comprennent :
- Registres des conversations téléphoniques avec les groupes communautaires, etc.
- Copies des offres d'emploi spécifiques, noms des journaux dans lesquels elles ont été publiées et dates de publication.
- Copies des lettres envoyées aux organismes de recrutement, leurs réponses et une liste de toutes les recommandations reçues.
5 – Fournir des données AAP et des données justificatives correctes et complètes pour l'audit documentaire.
Au début de l'évaluation de conformité (audit documentaire), le CO commence à se faire une idée générale de votre entreprise et de ses pratiques.
- Le CO doit acquérir une compréhension précise de vos politiques et procédures dès le début du processus d'évaluation.
- Cela comprend les informations relatives aux conventions collectives et aux postes auxquels elles s'appliquent, aux politiques en matière de congés, aux procédures de sélection, etc.
6 – Veillez à ce que les personnes clés et les politiques et procédures clés soient disponibles lors de la visite sur place afin d'expliquer les politiques de votre entreprise en matière de rémunération, d'embauche, etc.
Donnez au CO des informations précises et exactes. Celles-ci ne peuvent provenir que des personnes réellement impliquées dans le processus.
- Lorsque vous fournissez à l'officier chargé de l'enquête les noms des personnes à interroger au sujet des politiques de votre entreprise, assurez-vous que ces personnes sont bien celles qui prennent les décisions concrètes en matière d'augmentations salariales, de promotions, de licenciements, etc.
- Assurez-vous que les membres du service des ressources humaines participant à la visite sur place comprennent suffisamment le processus pour être en mesure de poser des questions pertinentes sur les aspects qu'ils ne comprennent pas.
- Un représentant de l'entreprise doit être disponible pour assister aux entretiens avec les cadres, mais pas aux entretiens confidentiels avec les employés.
- Assurez-vous que l'agenda du responsable des ressources humaines est libre pendant la visite de l'OFCCP.
7 – Veiller à ce que les dirigeants s'engagent fermement en faveur de l'égalité professionnelle et de la discrimination positive.
L'engagement de l'entreprise en faveur de l'égalité professionnelle et de la discrimination positive vient du sommet de la hiérarchie.
- Les responsables et les superviseurs ont besoin de voir plus qu'un simple engagement sur papier, mais un intérêt personnel de la part du PDG pour faire de l'EEO/AA une priorité.
8 – Appliquer de manière cohérente les politiques/directives en matière de personnel
Une application incohérente des politiques et des procédures ouvre la porte à la subjectivité.
- Lorsque les gens prennent des décisions subjectives en matière d'emploi, des inégalités de traitement apparaissent et des accusations de discrimination peuvent être portées.
9 – Tenir les responsables hiérarchiques responsables de la mise en œuvre des exigences en matière d'égalité professionnelle et d'action positive.
Pour que l'EEO et l'AA fonctionnent, les responsables et les superviseurs doivent être tenus responsables de leurs actes.
- Un système officiel de responsabilisation devrait être mis en place afin que les mauvaises décisions aient des conséquences et que le soutien actif au programme soit récompensé.
- Il faut mettre en place des mesures incitatives pour s'assurer que les gestionnaires et les superviseurs sont conscients que leurs actions ont des conséquences, tant positives que négatives.
10 – Examiner périodiquement le système de rémunération et son impact sur les groupes concernés par rapport aux autres.
N'attendez pas que l'OFCCP vienne effectuer une évaluation pour découvrir que votre système de rémunération comporte des disparités qui ont un impact négatif sur les groupes protégés.
- Plus un système déficient est maintenu longtemps, plus les employés en subissent les conséquences négatives.
- Procédez à une révision au moins annuelle de votre système de rémunération afin que les problèmes puissent être résolus avant qu'ils ne s'aggravent.
- Utilisez les informations disponibles sur le site Internet de l'OFCCP comme ressource pour apprendre à réaliser un auto-audit de votre propre système de rémunération.
Les DIX CHOSES À NE PAS FAIRE
1 – N'hésitez pas à poser des questions si vous ne comprenez pas les procédures ou la terminologie gouvernementales.
Une évaluation de conformité peut sembler extrêmement compliquée et fastidieuse si vous ne comprenez pas ce que fait le CO et pourquoi.
- Le CO souhaite que vous compreniez le processus qu'il suit pour examiner votre programme afin que vous puissiez pleinement comprendre pourquoi des problèmes ont été identifiés et comment les corriger.
2 – Ne considérez pas l'évaluation de conformité comme un processus conflictuel.
Les efforts déployés par un agent de conformité lors d'une évaluation de conformité visent à vous mettre en conformité avec la réglementation.
- Ils n'abordent pas l'évaluation avec des idées préconçues sur votre statut de conformité.
- Établissez dès le début une bonne relation de travail afin de donner le ton à l'évaluation.
- L'hostilité d'un entrepreneur donne au CO l'impression que non seulement vous considérez son travail comme une perte de temps, mais aussi que vous avez quelque chose à cacher.
- Ne prenez pas les choses personnellement.
- Ne vous inquiétez pas si plusieurs personnes se présentent lors de la visite sur place.
3 – Ne pas effectuer les auto-audits nécessaires à intervalles réguliers
- Réexaminez régulièrement vos politiques, pratiques et procédures afin de vous assurer qu'elles ne sont pas en contradiction avec les obligations des entrepreneurs fédéraux.
- Lorsque des problèmes sont identifiés, corrigez-les avant que l'OFCCP ne vienne effectuer une évaluation.
- Effectuez votre propre analyse du ratio d'impact sur les données relatives à l'activité de votre personnel.
- Vérifiez vos formulaires I-9 pour vous assurer qu'ils sont bien enregistrés et corrects. N'oubliez pas que les services d'immigration infligent des amendes pour chaque formulaire incorrect.
4 – Ne pas être proactif dans vos efforts de recrutement
Tout d'abord, reconnaissez que vos efforts de recrutement se reflètent clairement dans la composition de votre main-d'œuvre.
- Il ne suffit pas toujours de publier une annonce sur un site d'emploi en ligne et d'espérer recevoir un groupe diversifié de candidats.
- Établissez des contacts avec les groupes communautaires.
- Réseautez avec d'autres industries similaires à la vôtre pour voir ce qu'elles font pour trouver des minorités et des femmes.
- Frappez à quelques portes, arpentez les rues et passez des coups de fil pour nouer des contacts au sein des communautés minoritaires.
5 – Appliquer des procédures de candidature et de sélection défaillantes
Assurez-vous de disposer d'un système efficace pour enregistrer l'origine ethnique et le sexe des candidats.
- Toutes les personnes impliquées dans la distribution des demandes d'emploi doivent être parfaitement formées aux procédures de l'entreprise en matière de diffusion des demandes, de suivi des données EEO et de transmission des demandes aux personnes ou au service appropriés.
- Des procédures défaillantes entraînent la perte de candidatures et des informations incomplètes sur l'origine ethnique, le sexe et le poste pour lequel la personne a postulé. Au final, cela peut conduire à négliger des candidats qualifiés ou à se tromper sur l'origine ethnique des candidats ; les responsables du recrutement peuvent prendre leurs décisions sans disposer de toutes les candidatures.
6 – Ne pas mettre en place de programmes efficaces de prévention du harcèlement fondé sur la race, le sexe ou le handicap
Diffusez un message fort sur l'intolérance envers le harcèlement racial/sexuel.
- Veillez ensuite à ce que les responsables soient formés à la manière de traiter les plaintes de cette nature.
- Faites en sorte que les employés sentent qu'ils peuvent déposer des plaintes sans crainte de représailles et que leurs plaintes feront l'objet d'une enquête rapide et équitable.
- Les responsables doivent être informés que toute violation de la politique en matière de discrimination raciale et de harcèlement sexuel entraîne des conséquences graves.
7 – Ne pas mettre en place un système permettant de résoudre les conflits entre les employés et/ou la direction.
- Mettez en place un système d'alerte précoce afin que les conflits mineurs ne se transforment pas en problèmes majeurs susceptibles d'affecter le moral et la productivité des employés.
- Faites savoir aux employés que l'entreprise est disposée à écouter leurs problèmes et qu'elle mettra tout en œuvre pour les résoudre.
8 – Ne pas désigner un responsable neutre chargé d'examiner les décisions clés en matière d'emploi avant leur prise.
La responsabilité des décisions finales concernant les mesures liées à l'emploi ne devrait pas incomber à une seule personne.
- Toutes les décisions doivent être examinées par un responsable EEO afin de vérifier leur conformité avec les exigences EEO/AA.
9 – Ne soyez pas étranger à votre programme d'action positive (AAP)
Connaître les différents éléments d'un PAA.
- Ne payez pas un consultant pour élaborer votre AAP sans savoir ce qu'il contient.
- Un CO va vous poser des questions sur différents aspects de votre AAP et vous devrez être en mesure d'y répondre relativement rapidement.
- Ne mettez pas dans votre PAA des choses qui semblent intéressantes ou qui sont exigées par la réglementation, puis ne les mettez pas en pratique.
10 – Ne cachez pas d'informations
- Soyez honnête avec le CO et cela vous fera gagner beaucoup de temps et d'énergie.
- Lorsqu'un CO enquête sur un domaine d'intérêt, il doit disposer de toutes les informations pertinentes pour mener à bien son analyse.
- Des informations inexactes ou incomplètes indiquent au CO que votre système présente des failles susceptibles de contribuer à des actes discriminatoires.
- Ne retardez pas le processus et n'entravez pas l'accès aux dossiers. L'OFCCP ne disparaîtra pas.
- À l'inverse, ne fournissez pas trop d'informations : cela ferait perdre un temps précieux à l'entrepreneur, qui passerait toute une journée à faire des présentations. L'OFCCP sait que vous souhaitez lui montrer que vous êtes une bonne entreprise, mais soyez concis.
Chaque entreprise et chaque situation sont uniques, mais ces directives sur ce qu'il faut faire et ne pas faire constituent un bon point de départ pour les entrepreneurs fédéraux qui souhaitent que leur évaluation de conformité se déroule sans heurts et en toute simplicité. Plus vous serez préparé à l'arrivée du CO, plus vous aurez de chances de passer rapidement et sans problème à travers le processus.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
