Les infractions en matière de tenue des registres restent les plus fréquentes lors des audits de l'OFCCP. Ces exigences volumineuses et souvent fastidieuses visent à promouvoir l'égalité des chances dans le processus de recrutement des entreprises. Elles peuvent également semer la confusion chez les employeurs peu méfiants, qui deviennent alors des cibles faciles lors des audits. Pour comprendre comment ces infractions se produisent et les éviter, les entrepreneurs doivent d'abord savoir comment identifier ce qui est considéré comme un « registre » aux fins d'un audit.
L'OFCCP interprète l'expression « tout dossier personnel ou professionnel » au sens large. Elle inclut ce qui peut être considéré comme évident :
- documents, tels que les demandes,
- mesures disciplinaires,
- les dossiers relatifs aux décisions de licenciement, et
- taux de rémunération.
Mais cela couvre également d'autres catégories de documents qui peuvent être essentiels pour répondre à un audit de l'OFCCP :
- documents relatifs aux demandes d'aménagement,
- résultats des tests de dépistage de drogues,
- formulaires d'auto-identification des employés,
- offres d'emploi et annonces,
- toutes les « manifestations d'intérêt » pour un emploi,
- tests d'embauche ou d'évaluation,
- les documents de validation à l'appui de ces tests (si les directives uniformes sur les procédures de sélection des employés l'exigent), et
- résultats des tests.
De plus, les « notes d'entretien » sont également spécifiquement identifiées dans la réglementation comme des « dossiers personnels ou professionnels ». Ainsi, l'OFCCP considérera toutes les notes prises pendant un entretien, y compris les notes manuscrites rédigées sur un CV, comme des « dossiers personnels ou professionnels ».
Une fois que vous disposez du « personnel ou des informations relatives à l'emploi » requis, vous avez également l'obligation de conserver ces informations. Malheureusement, il n'existe pas d'option KonMari pour les dossiers. Plus précisément, les entrepreneurs et sous-traitants du gouvernement fédéral doivent conserver « tous les dossiers relatifs au personnel ou à l'emploi » qu'ils créent pendant des périodes déterminées, en fonction du nombre de travailleurs employés par l'entrepreneur. Si un entrepreneur emploie moins de 150 salariés, la période de conservation des documents est d'un an. Si l'entrepreneur emploie 150 salariés ou plus, la période de conservation des documents est de deux ans. La période de conservation commence à la date à laquelle le document a été créé ou à la date à laquelle la mesure relative au personnel a été prise, selon la date la plus tardive.
En outre, la réglementation prévoit également des sanctions en cas de non-conservation des documents : « Lorsque le contractant a détruit ou n'a pas conservé des documents [...] on peut présumer que les informations détruites ou non conservées auraient été défavorables au contractant. » 41 C.F.R. Ch. §60-1.12(e). Cette présomption ne s'applique toutefois pas si le contractant démontre que la destruction ou la non-conservation des documents résulte de circonstances indépendantes de sa volonté.Id.
Afin de minimiser les risques lors d'un audit, les entrepreneurs doivent veiller à ce que les employés susceptibles de créer des « dossiers personnels ou professionnels » soient invités à conserver ces documents ou supports. Cette mesure ne concerne toutefois pas uniquement les ressources humaines, mais également les superviseurs et autres employés pouvant être impliqués dans le processus de recrutement et d'entretien. Idéalement, ces dossiers devraient être conservés dans un endroit centralisé afin d'être facilement accessibles aux personnes qui répondent au nom de l'employeur à toute demande d'audit de l'OFCCP.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
