Le 11 janvier 2016, la règle finale sur la transparence des salaires modifiant l'E.O. 11246 est entrée en vigueur. Elle interdit aux sous-traitants et entrepreneurs fédéraux de sanctionner ou de licencier des employés ou des candidats pour avoir discuté, divulgué ou posé des questions sur leur salaire ou celui d'autres employés ou candidats. Une dérogation existe pour les candidats et les employés qui font la divulgation sur la base d'informations obtenues dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions essentielles. Les entrepreneurs qui modifient ou concluent un nouveau contrat à partir du 11 janvier 2016 sont concernés.

Plus de six mois après l'entrée en vigueur des règles de transparence salariale, je m'interroge sur les stratégies de communication et de mise en œuvre adoptées par les entreprises publiques. Même si la règle n'exige pas de formation, il s'agit d'une approche proactive pour s'assurer que votre équipe de direction comprend les nuances de la règle.

Si vous avez organisé des formations pour les cadres sur les nouvelles règles de transparence salariale, vous avez probablement vécu ce que j'ai remarqué lors de mes présentations. Comme j'aime les managers durs à cuire, toujours en train de poser des questions et de relever des défis, je savais que la formation sur le thème de la transparence des rémunérations serait amusante ! Dès que j'explique ce que les managers ne peuvent pas faire aux candidats et aux employés qui parlent de leur rémunération, je remarque que la réaction initiale de choc des managers se transforme lentement en colère. Lorsque nous approfondissons les définitions de la rémunération et des informations sur la rémunération, l'horreur domine et les accusations selon lesquelles le gouvernement s'immisce dans le mode de fonctionnement des entrepreneurs entrent en ligne de compte.

Ces réactions peuvent sembler extrêmes, mais c'est ce que j'ai vécu. C'est pourquoi j'aimerais partager avec vous les conseils suivants pour la formation des managers, dans le but de démystifier les réactions négatives suscitées par la règle de transparence salariale.

Qu'est-ce qu'il est important de transmettre aux managers ?

Qu'est-il acceptable de discuter ?

Tous les employés et candidats sont autorisés, mais non tenus, à parler de leur rémunération ou de la rémunération qui leur est proposée. Le partage d'informations sur la rémunération est une décision volontaire et personnelle. La communication de ces informations aux cadres tend à atténuer la colère et l'incompréhension initiale suscitées par la règle.

Les cadres ne doivent pas s'immiscer dans les discussions salariales des employés, même si c'est leur première réaction. Gardez à l'esprit que la définition de la rémunération est très large et qu'elle inclut :

Qui n'est pas autorisé à parler de salaire ?

Les employés qui ont accès aux informations salariales dans le cadre de leurs fonctions essentielles si :

• L'accès aux informations relatives à la rémunération est nécessaire à l'exercice de cette fonction ou à l'accomplissement d'une autre tâche professionnelle habituelle, ou
• La fonction ou les tâches du poste comprennent la protection et le maintien de la confidentialité des dossiers personnels des employés, y compris les informations relatives à la rémunération.

Un emploi ou une fonction relève de la définition des fonctions essentielles de l'emploi si

1. L'accès aux informations relatives à la rémunération est nécessaire à l'exercice de cette fonction ou d'une autre tâche professionnelle habituelle ; ou
2. La fonction ou les tâches du poste comprennent la protection et le maintien de la confidentialité des dossiers personnels des employés, y compris les informations relatives à la rémunération.

Même si la définition ci-dessus semble claire, l'identification des personnes qui peuvent ou ne peuvent pas parler de rémunération dépend également de la manière dont elles ont obtenu les informations relatives à la rémunération. Il va sans dire qu'il n'est pas aussi facile qu'il n'y paraît de déterminer qui et quoi une personne peut partager. Un employé occupant un poste de responsable des ressources humaines ou de spécialiste de la paie peut sembler répondre à cette définition, mais tous les employés occupant ces postes n'ont pas accès aux informations relatives à la rémunération des candidats et des employés.

Les employés exerçant ces fonctions essentielles ne peuvent pas partager les informations salariales d'autres personnes s'ils en ont pris connaissance dans le cadre de leurs fonctions essentielles. Toutefois, ils sont autorisés à discuter de leur propre rémunération ou des disparités de rémunération entre les employés avec un responsable de la direction, ou d'autres informations salariales s'ils en ont pris connaissance en dehors de leurs fonctions professionnelles essentielles. Ils peuvent également partager des informations sur la rémunération lorsqu'ils utilisent la procédure de plainte interne de l'entreprise ou lorsqu'ils répondent à une plainte ou à une accusation formelle, à une enquête, à une procédure, à une audition ou à une action.

Selon l'OFCCP, il n'est pas nécessaire de définir dans la description du poste la fonction essentielle consistant à avoir accès aux données relatives au salaire de base ; il ne serait toutefois pas inutile de le faire.

Qu'est-ce qu'il est important d'entendre et de comprendre pour les managers ?

Cette règle peut sembler nouvelle ; cependant, en vertu de la section 7 du National Labor Relations Act (NLRA) de 1935, les employés non superviseurs, syndiqués ou non, sont déjà autorisés à parler de leurs salaires sur leur lieu de travail et il est interdit aux employeurs d'imposer des politiques de "secret salarial", qu'ils fassent ou non affaire avec le gouvernement fédéral. La règle sur la transparence des salaires va plus loin et étend les protections aux superviseurs, aux directeurs, aux travailleurs agricoles et aux employés des transporteurs ferroviaires et aériens.

De nombreuses entreprises ont une longue tradition de confidentialité en matière de rémunération. Le Bureau des femmes du ministère du travail a diffusé une fiche d'information sur le secret salarial, qui indique que "...près de la moitié des travailleurs au niveau national ont déclaré qu'il leur était interdit par contrat ou qu'on les décourageait fortement de discuter de leur salaire avec leurs collègues...". La règle finale exige l'élimination des politiques de secret salarial formelles et informelles.

Quelles sont les différences entre les deux lois ?

Les sanctions prévues en cas de non-respect de la règle de transparence salariale sont beaucoup plus graves que celles prévues par la loi sur le travail (NLRA). Le risque de perdre des contrats gouvernementaux est plus motivant que de devoir payer des arriérés de salaire à des employés licenciés à tort et de proposer à d'anciens employés de retrouver leur ancien emploi. Même si les recours prévus par la NLRA sont adéquats, la plupart des employés ne connaissent pas les droits que leur confère cette loi. C'est pourquoi la règle du bâillon et les politiques de secret salarial ont pu prospérer.

En outre, la plupart des employés n'avaient pas connaissance de la NLRA et suivaient la demande de leur employeur de ne pas partager les informations relatives à la rémunération. C'est pourquoi l'un des éléments obligatoires de la règle sur la transparence des rémunérations est la communication aux candidats et aux employés.

Étant donné que la compréhension de la règle de transparence salariale est essentielle pour s'assurer que vos managers sont conscients des droits de leurs employés et ne créent pas de résultats discriminatoires, nous vous suggérons de concevoir votre formation en utilisant le plus grand nombre d'exemples possible. Voici quelques questions à débattre lors d'une présentation interactive.

1. Si, au cours de l'entretien, un candidat interroge un employé sur son salaire et que ce dernier lui indique son salaire à l'embauche et son salaire actuel, est-il acceptable que le candidat utilise cette information au cours de la procédure de négociation salariale ? Oui, et vous ne pouvez pas exercer de représailles à l'encontre du candidat qui dispose de ces informations et les utilise à son avantage. Vous ne pouvez pas non plus prendre des mesures disciplinaires à l'encontre de l'employé qui a communiqué ces informations.
2. Le directeur des ressources humaines peut-il communiquer ses propres conditions de rémunération à ses collègues ? Oui, mais il ne peut pas partager les informations relatives à la rémunération des autres employés si la rémunération est une fonction essentielle de l'emploi.
3. Si un employé dont la rémunération est une fonction essentielle partage des données sur la rémunération avec un collègue qui les partage à son tour avec un autre collègue, pouvez-vous prendre des mesures disciplinaires à l'encontre de l'un ou l'autre de ces employés ? Seule la personne dont la fonction est essentielle peut faire l'objet d'une mesure disciplinaire. Même si les informations sont communiquées de manière inappropriée, une fois qu'elles ont été divulguées, vous ne pouvez pas prendre de mesures disciplinaires à l'encontre des employés qui les ont diffusées.

La règle sur la transparence des rémunérations n'a rien de tranché et, par conséquent, le fait d'ouvrir la discussion et de proposer des scénarios de formation contribuera à clarifier ce qui peut être discuté et par qui. Cela est particulièrement important si la règle modifie vos procédures internes en matière de communication sur les rémunérations.