Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent interroger les candidats et les employés sur leur sexe, leur race/ethnie, leur statut d'ancien combattant protégé et leur handicap. Les données recueillies dans le cadre de ces enquêtes sont utilisées pour créer des rapports statistiques afin d'analyser les tendances en matière d'emploi et sont utilisées dans le plan d'action positive de l'employeur (Affirmative Action Plan - AAP).
Une partie de l'enquête est réalisée avant et après l'offre. La phase préalable à l'offre signifie généralement que le candidat postule à un poste ou que l'employeur envisage de l'embaucher. L'enquête peut donc être jointe au dossier de candidature, mais elle doit être distincte de la candidature proprement dite, car les enquêtes sont volontaires. La phase postérieure à l'offre d'emploi se situe généralement après que l'employeur a proposé le poste à la personne, mais avant que cette dernière (c'est-à-dire le nouvel employé) ne commence à exercer les fonctions de son poste.
Sexe et race/ethnicité
L'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) et l'Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) exigent de certains employeurs qu'ils interrogent les candidats et les employés pour obtenir des informations sur leur sexe et leur race/ethnicité dans le cadre du rapport annuel EEO-1. L'EEOC utilise le rapport EEO-1 pour évaluer les schémas d'embauche en mettant l'accent sur les femmes et les minorités, ainsi que pour faire respecter les droits civils. L'OFCCP utilise le rapport EEO-1 ainsi que d'autres sources d'information (par exemple, les bases de données fédérales sur les acquisitions et les marchés publics, les données de Dun & Bradstreet, etc.
Les employeurs qui répondent à l'un des critères suivants sont tenus de soumettre le rapport :
- soumis au titre VII de la loi sur les droits civils de 1964, telle que modifiée, et employant 100 personnes ou plus ; ou
- Sous réserve du titre VII de la loi sur les droits civils de 1964, telle que modifiée, avec moins de 100 employés si l'entreprise appartient ou est affiliée à une autre entreprise et que l'ensemble de l'entreprise emploie un total de 100 employés ou plus ; ou
- Les contractants principaux du gouvernement fédéral ou les sous-traitants de premier rang soumis à l'Executive Order 11246, tel que modifié, comptant 50 employés ou plus et dont le contrat principal ou le contrat de sous-traitance de premier rang s'élève à 50 000 dollars ou plus.
Le rapport EEO-1 a été révisé en 2007 pour inclure une nouvelle catégorie "deux races ou plus" et a séparé la catégorie "Asiatiques ou insulaires du Pacifique" en "Asiatiques" et "Hawaïens natifs ou autres insulaires du Pacifique". Les catégories de race et d'ethnicité sont donc les suivantes :
- Hispanique ou latino
- Blanc
- Noirs ou afro-américains
- Natifs hawaïens ou autres insulaires du Pacifique
- Asiatique
- Indien d'Amérique ou indigène de l'Alaska
- Deux courses ou plus
Le précédent rapport EEO-1 comportait cinq catégories de race/ethnie :
- Blanc
- Noir
- Hispanique
- Asiatiques/insulaires du Pacifique
- Indien d'Amérique/Alaskan Native
L'OFCCP exige actuellement des entrepreneurs qu'ils collectent des informations sur la race/l'origine ethnique en utilisant les cinq catégories susmentionnées ; toutefois, l'OFCCP ne citera pas un entrepreneur s'il utilise les sept catégories de race/d'origine ethnique dans le rapport EEO-1 révisé.
Le formulaire d'enquête est facultatif et la méthode préférée de collecte est l'auto-identification ; toutefois, le rapport EEO-1 ne comporte pas de section pour les informations "inconnues". En ce qui concerne les candidats, il est peu probable qu'une enquête visuelle soit réalisée, car les employeurs doivent mener l'enquête avant l'offre, c'est-à-dire avant l'entretien en personne, puisqu'elle doit être réalisée lorsque le candidat postule ou est pris en considération pour un emploi par l'employeur. En ce qui concerne les salariés, les dossiers d'emploi ou une observation visuelle peuvent être utilisés si le salarié ne répond pas à l'enquête.
En tant que meilleure pratique, envisagez de mettre en œuvre un processus d'enquête auprès des nouveaux embauchés, même si les candidats ont été interrogés avant l'offre, car cette pratique pourrait permettre de compléter certaines informations "inconnues". En outre, envisagez d'inclure une option "Je refuse de répondre" dans l'espoir d'augmenter le nombre de réponses collectées, ce qui montrera à l'OFCCP qu'une enquête est en cours.
Statut d'ancien combattant
L'OFCCP exige des entrepreneurs qu'ils interrogent les candidats et les employés sur leur statut d'ancien combattant avant et après l'offre. Ces enquêtes sont volontaires et doivent rester confidentielles.
Dans la phase précédant l'offre, les contractants doivent envisager de mener l'enquête en même temps que l'enquête sur le sexe et la race/l'origine ethnique. L'enquête menée auprès des candidats dans la phase préalable à l'offre doit énumérer toutes les catégories d'anciens combattants protégés et leurs définitions dans l'enquête, y compris les anciens combattants handicapés, les anciens combattants récemment séparés, les anciens combattants en service actif en temps de guerre ou ayant reçu un insigne de campagne, et les anciens combattants ayant reçu une médaille de service des forces armées. Les personnes peuvent répondre en utilisant :
- Je me reconnais dans une ou plusieurs des catégories de vétérans protégés énumérées.
- Je ne suis pas un vétéran protégé
Comme indiqué précédemment, l'enquête postérieure à l'offre doit être menée après avoir proposé un emploi à une personne, mais avant que cette dernière ne commence à exercer les fonctions de son poste. Par conséquent, les entrepreneurs doivent envisager de mener l'enquête le premier jour où l'individu se présente au travail, mais avant qu'il ne commence à exécuter les tâches de l'emploi. Les informations figurant dans l'enquête postérieure à l'offre d'emploi doivent énumérer toutes les catégories de vétérans protégés et leurs définitions. Les personnes peuvent répondre en utilisant :
- J'appartiens aux catégories suivantes d'anciens combattants protégés (choisissez toutes les réponses qui s'appliquent) :
- Vétéran handicapé
- Ancien combattant récemment séparé
- Vétéran actif en temps de guerre ou ayant reçu un insigne de campagne
- Médaille du service des forces armées vétéran
- Je suis un ancien combattant protégé, mais j'ai choisi de ne pas identifier les classifications auxquelles j'appartiens.
- Je ne suis pas un vétéran protégé
L'enquête après l'offre peut également se contenter d'énumérer chaque catégorie d'ancien combattant protégé ainsi que les définitions et inclure une option générale "oui" ou "non" à laquelle l'individu doit répondre au lieu de sélectionner les catégories d'ancien combattant spécifiques qui s'appliquent à l'individu. Cette option découle du rapport VETS-4212 que les entrepreneurs sont tenus d'utiliser à partir de 2015. Pour en savoir plus sur cette option particulière, lisez les orientations de l'OFCCP à ce sujet dans ses FAQ.
Statut d'invalidité
L'OFCCP exige des entrepreneurs qu'ils interrogent les candidats sur leur handicap avant et après l'offre. Comme pour les enquêtes sur les anciens combattants, les employeurs devraient envisager de mener l'enquête avant l'offre en même temps que l'enquête sur le sexe et la race/l'origine ethnique. En ce qui concerne la phase postérieure à l'offre, l'enquête peut être réalisée à tout moment après avoir proposé un emploi à une personne, mais avant que celle-ci ne commence à exercer les fonctions de l'emploi. Ainsi, les entrepreneurs devraient envisager de le faire le premier jour où l'individu se présente au travail, mais avant que le nouvel embauché ne commence à effectuer les tâches de l'emploi.
L'OFCCP a créé une enquête spécifique que les entrepreneurs sont tenus d'utiliser et ne doivent pas modifier le formulaire. Si l'enquête est utilisée en ligne, l'OFCCP dispose d'informations spécifiques sur la manière dont le formulaire doit apparaître :
- Afficher le numéro OMB et la date d'expiration ;
- Contiennent le texte du formulaire sans modification ;
- Utilisez une police sans empattement, telle que Calibri ou Arial ; et
- La taille des caractères doit être d'au moins 11 points (à l'exception de la note de bas de page et de l'énoncé de la charge, qui doivent être d'une taille d'au moins 10 points).
En ce qui concerne les employés, les contractants sont tenus d'enquêter sur le statut des employés actuels en matière de handicap la première année où le contractant est soumis aux exigences, ainsi que tous les cinq ans par la suite. Cette exigence faisait partie des réglementations révisées de la sous-partie C. La date limite pour toutes les nouvelles exigences de la sous-partie C était la date d'expiration du plan d'action positive (AAP) du contractant antérieur au 24 mars 2014.
Par exemple, la date du PAA du 1er janvier 2014 signifie que la date limite pour se conformer à la sous-partie C était le 1er janvier 2015. Dans cet exemple, l'enquête auprès des employés actuels doit être réalisée au cours de cette année. En d'autres termes, l'enquête sur le statut d'invalidité des employés actuels doit être réalisée au plus tard le 31 décembre 2015. Là encore, il s'agit de salariés.
En outre, les entrepreneurs doivent rappeler aux employés qu'ils peuvent soumettre une enquête actualisée sur le handicap au moins une fois entre les années intermédiaires.
La soumission d'une enquête sur le handicap est volontaire et l'employeur ne peut pas faire pression sur une personne pour qu'elle s'identifie comme ayant un handicap. Toutefois, si l'employeur propose des aménagements raisonnables à un employé qui ne s'identifie pas comme une personne handicapée, il doit documenter ces aménagements.
Conclusion
Comme indiqué précédemment, le contractant est tenu de préserver la confidentialité de toutes les informations recueillies, qui ne peuvent être utilisées pour prendre des décisions en matière d'emploi. Elles doivent également être conservées dans un dossier distinct de celui du personnel chargé de l'embauche et ne peuvent être conservées dans les dossiers médicaux des employés.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
