Dans cet article, nous allons donner un aperçu de ce qui s'est passé lors de la conférence et passer en revue certaines sessions de la conférence. Nous tenons à remercier Sally Buzdum, Zach Olsen et Mitchell Chamberlin, de HR Analytical Services, qui ont contribué à la rédaction de cet article. Les commentaires généraux que nous avons reçus collectivement sur la conférence ont été très positifs et nous pensons que la conférence a fourni des informations précieuses aux participants.
Séance d'ouverture avec Patricia Shiu, directrice de l'OFCCP
Le mercredi 3 août, Patricia Shiu, directrice de l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du travail, a prononcé son dernier discours lors d'une conférence de l'ILG. Elle a souligné le nombre important de changements réglementaires qui ont eu lieu sous sa direction, notamment l'adoption des règlements révisés concernant les anciens combattants protégés et les personnes handicapées. Elle a également mentionné les nouveaux règlements adoptés par son agence concernant l'orientation sexuelle et l'identité de genre, la transparence des salaires et la discrimination fondée sur le sexe.
Mme Shiu a également déclaré que le mode de fonctionnement de l'OFCCP avait radicalement changé au cours de ses sept années de mandat. Outre les modifications importantes apportées aux règlements que l'agence applique, Mme Shiu a souligné que son agence avait redoublé d'efforts pour veiller à ce que les règlements relatifs à l'action positive soient effectivement appliqués. Elle a mis l'accent sur le fait que plus de 28 000 établissements employant plus de 12 millions de travailleurs ont fait l'objet d'un contrôle de conformité au cours de son mandat, et que plus de 75 millions de dollars d'arriérés de salaires ont été perçus au nom de candidats ou d'employés au cours de cette période. Mme Shiu a mentionné le nouveau localisateur de membres de classes de l'OFCCP, qui est l'un des moyens utilisés par l'agence pour "rendre les individus lésés indemnes".
Mme Shiu a déclaré que "la discrimination salariale est une grande priorité de l'OFCCP parce qu'elle est une grande priorité de l'administration Obama". Elle a indiqué que les femmes gagnent actuellement 82 cents pour chaque dollar gagné par les hommes, et qu'il existe également un écart de rémunération pour les minorités, les membres de la communauté LGBT et les personnes handicapées. Elle a déclaré que les "entrepreneurs fédéraux doivent payer leurs travailleurs de manière équitable" et qu'à cette fin, l'OFCCP a fait de la discrimination salariale systémique un sujet prioritaire lors des évaluations de conformité.
Mme Shiu a exprimé sa frustration à l'égard des entrepreneurs fédéraux et de leurs représentants qui ne se montrent pas coopératifs lors des contrôles de conformité. Elle a vivement encouragé les organisations soumises à un contrôle à fournir tous les documents demandés par l'agence et à éviter de fournir des informations de manière fragmentaire.
Mme Shiu a conclu son intervention en encourageant les participants à la conférence à inciter leurs dirigeants à soutenir les initiatives d'action positive et de diversité. Elle a suggéré aux organisations de revoir leurs données démographiques en ce qui concerne tous les groupes désormais protégés par les réglementations fédérales en matière d'action positive. En conclusion, elle a déclaré que les organisations devraient "faire de leur mieux pour promouvoir la diversité et l'inclusion à tous les niveaux de la main-d'œuvre".
Séance d'ouverture avec Victoria Lipnic, commissaire de l'EEOC
Le jeudi 4 août, la commissaire Victoria Lipnic de l'Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) a fait part de ses réflexions. Mme Lipnic siège à l'EEOC depuis 2010 et a été reconduite pour un second mandat qui la maintiendra à la commission jusqu'en 2020. Mme Lipnic a consacré une grande partie de sa présentation aux conclusions tirées d'une étude sur le harcèlement au travail que l'EEOC a publiée en juin. Elle a indiqué que 30 % des plaintes déposées auprès de l'EEOC comportaient des allégations de harcèlement, dont la plupart étaient fondées sur la race, le sexe ou le handicap. Mme Lipnic a également abordé d'autres sujets d'actualité intéressant l'EEOC, notamment la vérification des antécédents criminels, les questions relatives aux LGBT et la mise à jour des lignes directrices de la Commission en matière de discrimination religieuse.
La commissaire Lipnic a abordé de nombreux sujets, mais celui qui a le plus intéressé les participants à la conférence concernait les révisions proposées au rapport EEO-1, qui modifieraient le rapport pour y inclure des informations sur les rémunérations. Lorsqu'on lui a demandé son avis sur les révisions du rapport EEO-1, Mme Lipnic a déclaré qu'elle ne pouvait pas parler au nom de l'ensemble de la commission, mais qu'elle avait voté contre les révisions et qu'elle ne pensait pas que le rapport révisé serait un outil efficace pour éradiquer la discrimination salariale. Elle a déclaré que les disparités salariales entre les hommes et les femmes existent bel et bien, mais qu'elles ont des causes diverses, notamment le fait que les femmes ont tendance à quitter le marché du travail pendant de longues périodes pour s'occuper de leurs enfants et de membres âgés de leur famille. Elle estime également que l'écart de rémunération s'explique aussi par le fait que les femmes ont tendance à choisir des emplois moins bien rémunérés.
Elle a conclu ses remarques concernant les versions proposées du rapport EEO-1 en déclarant que l'argent dépensé par les employeurs pour modifier leurs systèmes afin de fournir des données pour le rapport EEO-1 révisé pourrait être mieux utilisé pour fournir des services de garde d'enfants sur place ou pour embaucher davantage de salariés. Elle a indiqué qu'un rapport EEO-1 révisé ne résoudra pas le problème de l'écart de rémunération, que les coûts pour les employeurs ne compensent pas les avantages du rapport révisé et qu'il existe de meilleures façons de traiter le problème de l'écart de rémunération.
Session générale avec John Fox et Candee Chambers
Mercredi, John Fox de Fox, Wang & Morgan a fait une présentation sur ce qui se passe à l'OFCCP. Il était accompagné de Candee Chambers de DirectEmployers. M. Fox a fait remarquer que l'OFCCP disposait d'un temps limité pour faire passer de nouvelles mesures réglementaires. Bien que le directeur actuel de l'OFCCP puisse rester en place jusqu'au 20 janvier 2017, toute initiative réglementaire supplémentaire devra être achevée bien avant le jour de l'élection en 2016.
L'OFCCP a dû faire face à des réductions budgétaires au cours des dernières années, et continuera d'y faire face au cours de l'année fiscale à venir. Le Congrès a exprimé son vif mécontentement à l'égard de l'OFCCP et, au cours de l'exercice fiscal fédéral 2016, le budget de l'agence a été réduit d'un million de dollars. Au cours de l'exercice fiscal fédéral 2017, le Congrès pourrait réduire le budget de l'agence d'un montant encore plus important. Ces réductions budgétaires ont eu une incidence sur l'ensemble du personnel de l'agence, qui est passé d'environ 790 personnes au cours de l'exercice fédéral 2010 à environ 615 personnes au cours de l'exercice fédéral actuel.
En raison de ces réductions budgétaires et de la priorité accordée par l'OFCCP aux enquêtes sur les disparités de rémunération, le nombre d'examens de conformité a considérablement diminué au cours des dernières années. Alors que l'agence effectuait habituellement entre 4 000 et 5 000 contrôles de conformité par exercice fiscal, l'OFCCP n'en a effectué que 2 500 au cours de l'exercice fiscal fédéral 2015 et il est probable qu'elle en effectuera encore moins au cours de l'exercice fiscal en cours.
M. Fox a fait remarquer que malgré les coupes budgétaires et la réduction du personnel de l'agence pendant le mandat de Mme Shiu, l'ampleur des changements survenus au sein de l'agence depuis 2009 a été monumentale. L'OFCCP a publié une série de réglementations nouvelles et révisées très importantes, et a fondamentalement changé la façon dont elle aborde les contrôles de conformité. L'agence recherche désormais des résultats plutôt que des efforts de bonne foi, comme en témoigne l'absence de toute référence aux efforts de bonne foi dans les réglementations révisées concernant les anciens combattants protégés et les personnes handicapées. La directrice Shiu laissera sa marque sur l'agence de plusieurs façons, notamment par ses nominations au sein de l'agence, puisqu'elle a nommé tous les directeurs régionaux actuels de l'OFCCP.
M. Fox a consacré du temps à la discrimination en matière de rémunération au cours de sa présentation, mais il a fait remarquer que l'OFCCP n'a pas été en mesure de trouver une discrimination importante en matière de rémunération, malgré ses efforts continus en ce sens. En fait, les enquêtes sur les rémunérations n'ont donné lieu qu'à un très faible pourcentage des arriérés de salaires évalués chaque année par l'OFCCP. M. Fox a conseillé aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux d'éviter d'effectuer des analyses de régression approfondies sur les rémunérations, car il serait presque impossible de collecter et d'analyser toutes les variables de données qui devraient être à la base d'une telle analyse.
Plutôt que de consacrer du temps à des évaluations approfondies de la rémunération, M. Fox a suggéré que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux surveillent leurs processus de recrutement et de sélection. Il a fait remarquer que chaque année, la plupart des règlements d'arriérés de salaires initiés par l'OFCCP concernent l'embauche de débutants. L'une des principales causes de ces règlements d'arriérés de salaires est l'utilisation abusive de demandes d'emploi "perpétuelles", où les demandes d'emploi restent ouvertes tout au long de l'année et où les candidats sont continuellement embauchés pour ces demandes d'emploi.
Mise à jour des données de l'OFCCP sur l'application de la loi avec David Cohen
Mercredi, David Cohen, président de DCI Consulting Group, a présenté sa mise à jour annuelle sur les tendances en matière d'application de la loi à l'OFCCP. Il a noté que les lettres d'annonce de programmation des entreprises (également connues sous le nom d'avis de préprogrammation) n'ont pas été émises depuis la fin de 2014. L'OFCCP s'est plutôt enlisée, lors des contrôles de conformité, dans l'application de questions techniques et dans l'enquête sur des violations mineures des réglementations fédérales en matière d'action positive. M. Cohen a déclaré que les agents de conformité sont également embourbés dans l'examen des rapports d'avancement des audits qui ont abouti à des accords de conciliation pour les violations techniques. M. Cohen estime que l'agence est en passe de réaliser moins de 1 500 contrôles de conformité au cours de l'exercice fiscal fédéral 2016. L'agence a abordé cette question dans sa demande de budget 2017 soumise au Congrès, en déclarant qu'elle s'éloignait des délais définis pour les audits en faveur d'une amélioration de la qualité des audits.
M. Cohen a également souligné les tendances des récents contrôles de conformité de l'OFCCP. L'un des principaux problèmes relevés par M. Cohen est le désir de l'OFCCP d'agréger les données de plusieurs années. M. Cohen a indiqué que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux recevaient des demandes de données supplémentaires de l'OFCCP sur la base des résultats de ces données agrégées, même si ces données agrégées permettaient des analyses statistiques moins significatives. Il a invité les organisations à demander pourquoi l'agence a besoin d'informations supplémentaires pour les années précédentes. Toutefois, M. Cohen a indiqué que les organisations ne devaient pas refuser catégoriquement à l'OFCCP l'accès à leurs dossiers. Il a indiqué que les organisations faisant l'objet d'un examen de conformité devaient être ouvertes avec l'agence, mais qu'elles devaient essayer de limiter la portée de toute demande d'information.
M. Cohen a également évoqué les résultats de l'OFCCP en termes de règlements financiers. En juillet 2016, l'OFCCP avait récupéré 6,4 millions de dollars de règlements financiers au cours de l'année fiscale fédérale 2016. Une grande majorité de ces sommes est le résultat de cas de défaut d'embauche. En fait, une seule affaire comportait une réparation financière pour discrimination salariale. Il est intéressant de noter que 40 % des affaires de discrimination portées devant l'OFCCP concernaient des hommes et 28 % des Blancs.
Sessions d'indemnisation
Lors de la conférence nationale 2016 de l'ILG, un nombre important de sessions ont été consacrées à la rémunération. Les intervenants de diverses sessions ont indiqué que l'OFCCP a considérablement augmenté ses efforts pour trouver des discriminations en matière de rémunération. Alors que M. Fox a peut-être découragé les participants de dépenser trop d'énergie sur les études de rémunération, un certain nombre d'intervenants ont fortement encouragé les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux à accorder une attention particulière à leurs pratiques et décisions en matière de rémunération. De l'avis général, si une étude globale sur l'équité salariale devait être réalisée, il conviendrait de faire appel à un conseiller juridique externe afin que les résultats de ces études puissent être protégés par la confidentialité des communications entre l'avocat et son client.
Alors que dans le passé, l'OFCCP se concentrait généralement sur le salaire de base, les intervenants ont indiqué que l'OFCCP cherchait désormais à obtenir des informations sur toutes les formes de rémunération. L'agence peut demander des informations sur les primes, les commissions, les heures supplémentaires et d'autres formes de rémunération au cours d'un contrôle de conformité. Elle peut également s'entretenir avec les responsables de la rémunération et d'autres représentants de l'organisation examinée afin de recueillir des informations supplémentaires sur les politiques et pratiques salariales de l'organisation.
Les efforts de l'OFCCP pour collecter des informations sur les rémunérations s'inscrivent dans le cadre d'un mouvement plus large de diverses unités gouvernementales visant à éliminer les inégalités salariales. L'EEOC tente d'ajouter un volet "rémunération" au rapport annuel EEO-1, ce qui obligerait les employeurs à soumettre chaque année des données sur les rémunérations par catégorie EEO-1 et à l'intérieur de fourchettes salariales établies. Des mesures sont également prises par certains États pour lutter contre les inégalités salariales, la dernière en date étant l'adoption par le Massachusetts d'une loi interdisant aux employeurs de s'enquérir des antécédents salariaux d'un candidat. La Maison Blanche a également annoncé une "promesse d'égalité salariale" qui exhorte les entreprises à s'engager à assurer l'égalité salariale de leurs employés. Les investisseurs et actionnaires activistes font également pression sur les entreprises pour qu'elles réalisent des analyses de l'équité salariale et qu'elles rendent leurs pratiques salariales plus transparentes. Toutes ces initiatives devraient inciter les entreprises à examiner de plus près leurs pratiques et leurs décisions en matière de rémunération.
Sessions sur le recrutement et l'embauche
Bien qu'elles ne soient pas aussi nombreuses que les sessions sur la rémunération, il y a eu un certain nombre de sessions sur les pratiques de recrutement et d'embauche lors de la conférence nationale 2016 de l'ILG. Les orateurs ont régulièrement rappelé aux participants que les disparités impliquant la race, l'ethnicité et/ou le sexe d'un ou plusieurs groupes de candidats restent le domaine numéro un dans lequel l'OFCCP est en mesure d'obtenir des règlements sur les arriérés de salaire. Les orateurs ont indiqué que l'OFCCP comprenait de mieux en mieux les systèmes de suivi des candidats et demandait souvent des informations supplémentaires sur les candidats lorsqu'elle constatait des disparités dans les rapports soumis initialement au début d'un contrôle de conformité. L'OFCCP commence également à examiner si la règle de l'agence relative aux candidats sur Internet est correctement utilisée par les contractants et sous-traitants fédéraux. L'OFCCP a demandé à certaines organisations de fournir des données sur des candidats qui n'étaient soi-disant pas des candidats viables en vertu de la règle relative aux candidats sur Internet, afin de s'assurer que cette règle était correctement utilisée. Les intervenants ont vivement encouragé les participants à la conférence à revoir leurs processus de sélection et à s'assurer que les candidats sont effectivement éliminés afin de prouver que les candidats ont été correctement pris en considération.
Un certain nombre de sessions ont également abordé la question de l'orientation. Le terme "orientation" fait référence à une politique ou à une pratique selon laquelle les candidats ou les employés appartenant à une classe protégée particulière sont orientés ou placés dans certains domaines au sein d'une organisation plutôt que d'être pris en considération pour un ensemble plus large de postes à pourvoir. Alors que l'OFCCP suggère souvent que l'orientation est un problème de rémunération, les situations d'orientation sont en fait plus étroitement liées à des processus de sélection inefficaces. Les sessions qui ont abordé ce sujet ont reconnu qu'il s'agit d'un domaine dans lequel l'OFCCP parvient à conclure des accords financiers. Les intervenants ont souvent souligné que la meilleure défense contre les allégations d'orientation est de montrer que les candidats sont autorisés à choisir les postes qui les intéressent. Toutefois, les organisations doivent disposer d'une documentation efficace sur la manière dont les décisions de sélection sont prises ainsi que sur la manière dont les candidats sont pris en considération pour des postes particuliers.
Autres thèmes de la conférence nationale 2016 du GIP
La conférence de 2016 a mis l'accent sur la rémunération et sur la façon dont les entrepreneurs et les sous-traitants fédéraux devraient faire davantage pour analyser leurs processus de sélection. Cependant, un certain nombre d'autres thèmes ont été abordés lors de la conférence :
- L'OFCCP attend des résultats - Un certain nombre d'intervenants ont fait écho à la suggestion de Pat Shiu selon laquelle les efforts de bonne foi ne sont plus suffisants et que l'OFCCP attend des résultats. Si c'est clairement le cas en ce qui concerne les anciens combattants protégés et les personnes handicapées, l'OFCCP en est venue à attendre des résultats également lorsque les organisations tentent d'embaucher et de promouvoir les minorités et les femmes. L'agence posera des questions lorsque les objectifs de placement ne seront pas atteints et demandera des documents démontrant que des efforts spécifiques et ciblés ont été déployés pour attirer les minorités, les femmes, les anciens combattants protégés et les personnes handicapées dans les viviers de candidats.
- L'OFCCP s'attend à ce que les organisations mettent en œuvre les nouvelles réglementations fédérales - Bien que le nombre de contrôles de conformité de l'OFCCP ait diminué au cours des dernières années, ces contrôles sont devenus plus intensifs. L'agence cherche désormais à savoir si les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux appliquent pleinement toutes les nouvelles réglementations qu'elle a publiées au cours des dernières années. Par exemple, l'agence examine les publicités et les offres d'emploi pour vérifier la présence de titres EEO et demande la preuve que les postes ouverts ont été répertoriés dans le système de prestation de services de l'emploi (ESDS) de l'État concerné.
- Les contrôles de conformité de l'OFCCP sont longs et imprévisibles - L'OFCCP ayant décidé de limiter le nombre de contrôles de conformité et d'accorder plus d'attention à chacun d'entre eux, les contrôles de conformité ont tendance à durer plus longtemps et à comporter des questions et des demandes d'informations inattendues. Par exemple, certaines organisations ont été invitées à fournir des informations détaillées sur les décisions de promotion et de licenciement, tandis que d'autres ont été invitées à fournir des informations sur les mesures d'adaptation aux pratiques religieuses.
- De nouvelles questions attendent l'attention de l'OFCCP et de l'EEOC - Plusieurs présentations ont abordé de nouveaux sujets susceptibles d'intéresser l'OFCCP et l'EEOC. Par exemple, une excellente session a examiné les nombreux problèmes liés à l'utilisation de services temporaires et d'agences de recrutement. L'OFCCP n'a pas fourni d'orientations claires sur la manière dont les entrepreneurs fédéraux doivent traiter les personnes qui postulent et sont embauchées par l'intermédiaire de ces types d'organisations, et les organisations doivent donc prendre des décisions sur la manière de suivre les données relatives à ces personnes. Les organisations doivent donc décider de la manière de suivre les données relatives à ces personnes. Un conseil clair a été de conclure des contrats solides avec les agences de services temporaires et de recrutement qui clarifient les responsabilités de ces organisations pour aider un contractant fédéral à satisfaire à ses exigences réglementaires. Une session a également été consacrée à l'utilisation de systèmes de gestion des performances sans notation et à l'effet qu'un tel système pourrait avoir sur l'évaluation de la rémunération des employés.
La conférence nationale 2016 de l'ILG s'est terminée par un panel d'experts qui ont présenté les principaux enseignements qu'ils avaient tirés de la conférence. Tous les experts ont convenu que sous cette administration OFCCP, le paysage réglementaire relatif à l'action positive est devenu plus compliqué et plus difficile.
Réflexions finales
La conférence nationale 2016 du GIP a donné lieu à de nombreuses présentations efficaces de la part d'orateurs réfléchis. Les sessions principales de Randy Lewis de Walgreens, de l'ancienne Navy Seal Kristin Beck et de la fondatrice de Black Girls Rock, Beverly Bond, ont toutes été bien accueillies. Randy Lewis a parlé de l'efficacité des efforts déployés par Walgreens pour augmenter le nombre de personnes handicapées au sein de son organisation. Kristin Beck a parlé de sa transition de genre et de l'importance de soutenir les employés LGBT. Beverly Bond a parlé de l'importance de promouvoir une image positive de la diversité sur le lieu de travail et de l'importance du mentorat.
Dans l'ensemble, la conférence nationale 2016 de l'ILG a été un grand succès, rempli de contenu important et d'idées nouvelles pour aider les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux non seulement à remplir leurs obligations en matière d'action positive, mais aussi à constituer une main-d'œuvre diversifiée. La conférence a également permis aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux d'exprimer leurs préoccupations concernant les charges liées aux initiatives d'action positive du gouvernement fédéral. Bien que les statistiques de l'OFCCP en matière d'application de la loi semblent indiquer que l'agence a été moins active au cours des dernières années, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ont compris que l'OFCCP est loin d'être restée inactive. Avec un défilé de nouvelles réglementations et l'accent mis par l'agence sur la rémunération, la communauté des entrepreneurs fédéraux a éprouvé d'importantes difficultés à se conformer à ses obligations réglementaires.
Avec la fin de la conférence de 2016, nous pouvons maintenant commencer à nous réjouir de la conférence nationale 2017 de l'ILG qui se tiendra à San Antonio, au Texas, du 1er au 4 août. De plus amples informations sur la conférence de l'année prochaine sont disponibles à l'adresse suivante : http://ilgconference.com/2017/. Nous encourageons les lecteurs à assister aux conférences nationales du GIL de 2017 et 2018, et à commencer à planifier la conférence nationale du GIL de 2019 à Milwaukee, dans le Wisconsin !
Remarque : le présent article ne constitue pas un avis juridique et ne remplace pas les conseils d'un professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par copyright © HR Analytical Services Inc. 2016. Tous les documents associés à des présentations particulières restent la propriété des parties respectives. Toute représentation erronée des présentations par les représentants de l'OFCCP ou d'autres personnes est totalement involontaire.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
