Premier aperçu de l'application des nouveaux règlements

Il semble que nous venions juste de commencer les changements en matière de conformité cette année, et maintenant la course est pleinement lancée avec les activités de conformité entourant les réglementations révisées pour les vétérans protégés (PV) et les personnes handicapées (IWD). Voyons comment l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) commence à contrôler et à appliquer les nouvelles réglementations.

J'ai récemment entendu un orateur indiquer que l'OFCCP se comportait comme si les réglementations étaient en vigueur depuis un certain temps, alors que la date de mise en œuvre ne remonte qu'à un peu plus de trois mois. L'OFCCP recommande de se mettre en conformité dès que possible, mais selon la sous-partie C, les modifications du plan d'action positive (AAP) ne sont pas requises avant le début de votre prochain cycle d'AAP. Cela signifie que dès le début de la vérification de la conformité, l'OFCCP pourrait s'attendre à ce que vous soyez en parfaite conformité avec tous les changements. Vous trouverez ci-dessous quelques questions que l'OFCCP a récemment adressées à une entreprise dont la lettre de programmation a été envoyée après le 24 mars :

• Il a été noté dans votre 503/VEVRAA AAP que vous invitez tous les employés et les candidats à s'identifier en tant que personnes handicapées et anciens combattants. Depuis le 24 mars 2014, votre entreprise doit utiliser le nouveau formulaire d'auto-identification de l'OFCCP, disponible sur le site web de l'OFCCP(www.dol.gov/ofccp).
• Combien d'employés actuels se sont déclarés handicapés ?
• Il a été noté dans votre 503/VEVRAA AAP que vous utilisez un slogan EEO détaillé sur les offres d'emploi. Veuillez envoyer une copie d'une annonce récente que vous avez publiée pour un poste vacant et qui comporte le slogan ou le libellé relatif à l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO).
• Veuillez envoyer une copie de la formulation EEO que vous utilisez dans les contrats avec vos sous-traitants et dans les bons de commande de votre entreprise.

Il est important que vous soyez bien informé sur les règlements afin de pouvoir fournir les informations nécessaires pour démontrer la conformité de votre entreprise. Par exemple, l'obligation d'utiliser le nouveau formulaire d'invitation à l'auto-identification pour les personnes handicapées est contenue dans la sous-partie C. Le slogan fait partie de la sous-partie B, et la modification de la clause d'égalité des chances dans les contrats fait partie de la sous-partie A - ces deux changements sont exigés à partir du 24 mars 2014. Au cours de cette année de transition, l'OFCCP s'engage à faire preuve de compréhension à l'égard des changements qui ne sont pas complets, à condition que les entrepreneurs puissent fournir des documents attestant de leurs activités en vue d'une conformité totale. Les réglementations sont disponibles sur ce site web Electronic Code of Federal Regulations.

Les entrepreneurs sont occupés à se préparer à une conformité totale avec les sous-parties A, B, D, E et la sous-partie C - les changements apportés aux PAA. Voici quelques-unes des activités auxquelles se livrent les professionnels des ressources humaines et de l'égalité des chances et de l'égalité d'accès à l'emploi :

• Communiquer avec les fournisseurs de systèmes de suivi des candidats (ATS) et les ressources informatiques internes :
  
  • Vérifier que le formulaire IWD de l'OFCCP ou la formulation exacte est incorporé dans le système de candidature en ligne.
  • Veiller à ce que le statut de travailleur indépendant et le statut de PV soient saisis dans le système pour les candidats avant et après l'offre.
  • S'assurer que les données seront conservées dans l'ATS pendant la période de trois ans requise.
  • Test du système de candidature en ligne
• Réunion avec les fournisseurs de systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH) et les ressources informatiques internes :
  • Veiller à ce que le statut de travailleur handicapé et le statut de PV soient saisis dans le système pour les employés au moment de l'embauche.
  • Déterminer les changements à apporter au processus de recrutement - les données du STA concernant le statut des PV et des DEI seront-elles transmises, ou la saisie de ces informations fait-elle partie du processus de recrutement ?
  • Décider de la manière dont le SIRH sera mis à jour lorsque les enquêtes quinquennales requises auprès des employés seront réalisées - s'agira-t-il d'une mise à jour manuelle du dossier de l'employé ? Cela peut-il être automatisé ? Quel est l'historique stocké lorsqu'un employé s'identifie comme handicapé, puis s'identifie comme non handicapé ?
• Examiner tous les formulaires, le manuel de l'employé, les autres publications, les sites web, etc :
  
  • Terminologie appropriée pour les catégories de PV et les personnes atteintes de maladies sexuellement transmissibles
  • Des formulaires d'auto-identification (version papier ou électronique) ont été créés ou mis à jour :
    
    • L'auto-identification des vétérans avant l'offre est pour le statut protégé
    • L'auto-identification des vétérans après l'offre énumère les catégories de PV
    • L'auto-identification avant et après l'offre pour les personnes handicapées utilise uniquement le formulaire de l'OFCCP ou la formulation exacte de ce formulaire.
  • Révision du slogan de l'EEO qui précise la protection des personnes handicapées et des PV au lieu de D/V-Berkshire recommande que le slogan inclue également les minorités et les femmes au lieu de Homme/Femme.
• Examiner le site web des carrières et/ou le système de candidature en ligne :
  
  • Déterminer des méthodes alternatives pour les candidats qui ne sont pas en mesure d'utiliser la candidature en ligne
  • Veiller à ce que le système de candidature en ligne comporte des informations de contact (nom, numéro de téléphone, adresse électronique, etc.) bien visibles au début de la procédure pour les candidats qui ont besoin d'un aménagement pour utiliser le système, ou qui doivent disposer d'une autre méthode de candidature - pour en savoir plus sur ces exigences d'accessibilité, consultez la FAQ sur l'accessibilité des candidats en ligne.
  • Veiller à ce que la déclaration de politique EEO/AA de l'entreprise soit affichée en caractères d'imprimerie sur tous les lieux de travail de l'entreprise ; elle peut également être affichée électroniquement pour les travailleurs à distance.
  • Les employés éloignés ont accès à l'internet/intranet pour consulter la déclaration de politique générale.
  • La déclaration de politique EEO/AA de l'entreprise est affichée là où les candidats la verront - elle est affichée en caractères d'imprimerie sur tous les sites de travail de l'entreprise si des candidats y sont présents et elle est affichée électroniquement si les candidats visitent votre site web pour obtenir des informations sur les carrières/emplois ou pour remplir une candidature en ligne.
  • La déclaration de politique générale est disponible dans un format accessible, notamment en braille, en audio, en gros caractères, en taille réduite, etc.
  • Confirmer que chaque candidat électronique a la possibilité de voir l'affiche EEO is the Law au cours du processus de candidature, par exemple en affichant un lien bien visible vers l'affiche, accompagné d'une brève explication de ce à quoi le lien renvoie, dans le cadre de leur candidature électronique [OFCCP FAQ Implementation Questions #3].
• Programmation de la première enquête auprès des employés demandant l'auto-identification du statut de handicapé, à réaliser d'ici le 23 mars 2015 :
  
  • Examiner les autres processus RH prévus, tels que l'inscription ouverte et les entretiens annuels d'évaluation, afin de s'assurer que les ressources nécessaires à la réalisation de l'enquête sont disponibles.
  • Déterminer la meilleure méthode pour fournir aux employés le formulaire ou le langage requis par l'OFCCP, et rédiger un message pour aider les employés à comprendre pourquoi l'enquête est menée.
  • Veiller à ce que les futures enquêtes d'auto-identification soient menées tous les cinq ans.
  • Veiller à ce que les avis provisoires soient appliqués (au moins une fois entre les années d'enquête) à tous les employés afin qu'ils puissent s'identifier en tant que personnes handicapées à tout moment.
• Communiquer avec les partenaires de la chaîne d'achat et d'approvisionnement pour vérifier que les modifications ont été apportées aux bons de commande et au libellé des contrats afin d'intégrer les changements apportés à la déclaration sur l'égalité des chances.
• Partager avec les chefs d'entreprise et les responsables du recrutement des informations sur les modifications apportées aux règlements et sur les changements qui en résultent dans les procédures d'embauche.
• Veiller à ce que l'entreprise dispose d'une procédure de traitement des demandes d'aménagements raisonnables dans tous les aspects du processus de candidature et d'embauche.
  • Les recruteurs et les managers savent comment répondre à ces demandes
  • Les représentants des RH disposent du soutien et des outils nécessaires pour traiter les demandes.
  • Une documentation adéquate est demandée et conservée dans un dossier confidentiel.
• Discuter des activités de recrutement et de sensibilisation, ainsi que des ressources avec les représentants du personnel.
  
  • Examen des activités et des ressources en matière de sensibilisation et de recrutement
  • documenter et suivre toutes les activités de sensibilisation et de recrutement afin d'évaluer l'efficacité des efforts déployés
• Envoi d'une notification aux responsables syndicaux de l'engagement en faveur de l'EEO/AA et demande d'assistance.
• Envoi d'une notification aux fournisseurs et vendeurs susceptibles d'être des sous-traitants couverts, les informant de leurs obligations potentielles en matière d'action positive.
• examiner le processus utilisé pour répertorier les offres d'emploi dans un format acceptable avec les bureaux du système de prestation de services d'emploi (ESDS) de l'État où se trouvent les offres d'emploi - élaborer une communication pour l'ESDS, qui comprend les coordonnées de l'agent responsable de l'embauche dans chaque lieu et des mises à jour périodiques lorsque ces informations sont modifiées
• Établir la meilleure méthode pour suivre les offres d'emploi et les postes pourvus au cours d'un cycle de PAA - cela se fera-t-il à partir d'un ATS ou d'un SIRH ? Le suivi se fait-il manuellement ou un rapport est-il généré ?
• Revoir la définition d'un candidat et assurer la cohérence de l'évaluation des qualifications de base des demandeurs d'emploi - utilisez-vous la définition d'un candidat Internet ? Pour revoir cette définition, cliquez sur le lien suivant : Internet Applicant Rule.
• Assurer un examen périodique des emplois pour vérifier que les exigences sont actuelles et ne créent pas d'obstacles inutiles à l'emploi des personnes handicapées et des personnes vivant avec le VIH.
• Révision de la procédure de conservation des dossiers pendant trois ans
• Examiner les contrats et les accords conclus avec des organismes de recrutement tiers, des agences de travail temporaire et des associations qui participent à l'établissement des listes d'emploi ou au recrutement, afin de s'assurer que toutes les obligations de l'entrepreneur sont respectées et que les rapports peuvent être établis.

Les années à venir promettent d'être difficiles, car nous devons faire face à la mise en œuvre de ces réglementations révisées et des autres initiatives proposées par l'OFCCP. Récemment, Patricia Shiu nous a dit que les agents de conformité avaient suivi des centaines d'heures de formation pour se préparer aux évaluations de conformité avec les réglementations révisées. Par conséquent, les entrepreneurs doivent être aussi bien informés que possible sur les réglementations. Berkshire a produit un certain nombre de webinaires destinés à vous informer sur ces réglementations. Visitez notre page web pour voir des copies de ces webinaires gratuitement en utilisant ce lien : Berkshire webinars/.

L'OFCCP a également organisé une série de séminaires en ligne à l'intention des entrepreneurs. Vous trouverez des copies de ces webinaires/ sur ce lien : OFCCP webinars/. Continuez à visiter le site web de l'OFCCP pour des FAQ supplémentaires.

Pour plus d'informations, veuillez contacter Berkshire Associates au 800.882.8904 ou par courriel à [email protected].

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.