L'équité salariale est au cœur des priorités de la Maison Blanche et de l'Office of Federal Contract Compliance Programs ("OFCCP"). En août, le Federal Register a publié un avis de proposition de réglementation ("NPRM") qui exigerait que la plupart des entrepreneurs fédéraux et des sous-traitants de premier rang soumettent chaque année des données sur les rémunérations à l'OFCCP par le biais d'un système de dépôt en ligne. Cet outil de données sur les rémunérations, appelé "Equal Pay Report", fait suite au mémorandum présidentiel du 8 avril 2014 signé par le président Obama, qui demandait que les propositions de règlement soient publiées dans un délai de 120 jours. Le NPRM prévoit une période de consultation publique de 90 jours qui se terminera le 6 novembre. Vos commentaires seront importants ; veuillez envisager de faire part de vos préoccupations à l'OFCCP avant cette date.
L'impact du rapport sur l'égalité de rémunération sur les entrepreneurs fédéraux sera significatif. L'OFCCP a déclaré qu'elle utilisera les données relatives à la rémunération pour créer des normes de rémunération sectorielles qui serviront ensuite de référence à l'OFCCP et à la communauté des entrepreneurs. L'OFCCP précise que ces normes feront partie de la méthodologie utilisée pour déterminer les priorités des entrepreneurs qui seront sélectionnés pour les audits de l'OFCCP. En outre, l'OFCCP a indiqué que les données sectorielles synthétiques seraient communiquées au public "dès que possible" et a suggéré que les données sectorielles agrégées donneraient à la communauté des entrepreneurs la possibilité d'auto-évaluer leurs propres données de rémunération par rapport à l'indice de référence sectoriel agrégé. Il reste à voir s'il y a une application significative de cette référence étant donné l'agrégation brute des données. L'OFCCP persiste à ne pas comprendre la sophistication des systèmes de rémunération de la plupart des employeurs et le fait que les données salariales agrégées ne tiennent pas compte de distinctions légitimes essentielles telles que le niveau d'expérience et les différences de compétences au sein des groupes professionnels.
Quelles sont les exigences du NPRM ?
Les contractants et sous-traitants fédéraux concernés seraient tenus de présenter un rapport sur l'égalité de rémunération avant le 31 mars de chaque année :
- Le nombre total de travailleurs dans une catégorie d'emploi EEO-1 spécifique par race, ethnie et sexe ;
- Total des salaires W-2 pour tous les travailleurs dans la catégorie d'emploi EEO-1 par race, ethnie et sexe ; et
- Nombre total d'heures travaillées par tous les salariés dans la catégorie d'emploi EEO-1 par race, ethnie et sexe.
Contrairement au rapport EEO-1, le rapport proposé sur l'égalité de rémunération exigerait des employeurs qu'ils incluent tous les salariés qui ont travaillé à tout moment au cours de l'année civile complète, du 1er janvier au 31 décembre. Bien que l'agence estime que ces données constituent "un outil essentiel pour éradiquer la discrimination en matière de rémunération", la méthodologie proposée entraînera une distorsion des données, car la déclaration des salaires W-2, qui comprennent tous les salaires, y compris les commissions et les primes, peut suggérer qu'il existe des différences fondées sur la race ou le sexe qui n'existent pas réellement, car elles ne peuvent pas être normalisées en utilisant le nombre total d'heures travaillées. En outre, le fait de fournir des heures non annualisées pour les employés travaillant une partie de l'année ou toute l'année donnera également des résultats faussés.
Outre les exigences en matière de rapports, les soumissionnaires de contrats fédéraux qui ont des contrats fédéraux en cours doivent certifier qu'ils sont en conformité avec les exigences en matière de rapports sur l'égalité de rémunération.
Quels sont les employeurs qu'il est proposé de couvrir ?
Un grand nombre de contractants et de sous-traitants fédéraux, mais pas tous, seront tenus de déposer le rapport sur l'égalité de rémunération. Les entités concernées sont les contractants principaux ou les sous-traitants de premier rang qui comptent plus de 100 employés et qui ont un contrat, un contrat de sous-traitance de premier rang ou un bon de commande d'un montant de 50 000 dollars ou plus couvrant une période d'au moins 30 jours, y compris les modifications, ou qui servent de dépositaires de fonds publics, quel qu'en soit le montant, ou qui sont des institutions financières qui sont des agents d'émission et de paiement pour les obligations d'épargne et les billets d'épargne des États-Unis. Les entrepreneurs de construction de tous niveaux ayant un contrat ou un contrat de sous-traitance d'au moins 50 000 dollars sont également couverts par les règlements proposés.
Les établissements d'enseignement peuvent également être concernés par le NPRM, car l'OFCCP a sollicité des commentaires sur la question de savoir si les établissements d'enseignement sous contrat avec le gouvernement fédéral qui remplissent l'IPEDS devraient également être tenus de remplir le rapport sur l'égalité de rémunération.
Qu'en est-il des problèmes de confidentialité des données ?
Les rapports EEO-1 font souvent l'objet de demandes au titre de la loi sur la liberté de l'information (Freedom of Information Act, FOIA) et atterrissent souvent entre les mains des avocats des plaignants privés. L'OFCCP a tenté de dissiper les craintes que les données du rapport sur l'égalité de rémunération soient communiquées aux concurrents et aux avocats des plaignants en déclarant que la loi sur la liberté de l'information exempte la divulgation des données du contractant lorsqu'il est démontré que (1) le contractant est toujours en activité (2) les données sont confidentielles et sensibles, et (3) la divulgation des données exposerait le contractant à un préjudice commercial. Il reste à voir si la pratique de l'OFCCP est suffisante pour protéger systématiquement ces données en l'absence d'une exemption explicite de la FOIA pour les données salariales.
Il est important de noter que la proposition ne fait pas grand-chose pour apaiser les craintes, exprimées avec force par l'Académie nationale des sciences ("NAS") dans un rapport financé par l'EEOC et intitulé "Collecting Compensation Data from Employers", selon lesquelles le gouvernement fédéral n'est pas encore prêt à collecter ces informations. Dans ce rapport, la NAS conclut que le gouvernement fédéral doit planifier la manière dont il utilisera les données sur les rémunérations, mener une étude pilote pour tester tout plan initial de collecte et d'utilisation des données, et disposer d'une plus grande capacité à traiter les données et leur analyse une fois qu'elles ont été collectées. Le rapport demande au gouvernement d'établir ces bases avant d'exiger des employeurs qu'ils collectent et communiquent des informations sur les salaires. Ces étapes n'ont pas encore été franchies, malgré la référence peu subtile du président Obama au rapport du NAS dans son mémorandum présidentiel du 8 avril sur la journée de l'égalité salariale, qui l'invitait à "envisager des études indépendantes concernant la collecte de données sur les rémunérations". À une époque où les atteintes à la sécurité des données, même des documents top secrets, ne sont pas inhabituelles, la possibilité que les données confidentielles sur la rémunération des salariés d'un si grand nombre d'employeurs puissent être facilement piratées et mises à la disposition du public doit être prise au sérieux. Il convient d'attirer l'attention sur cette question et de prendre des mesures pour éviter que cela ne se produise.
Que faire maintenant ?
Quelle est la suite des événements ? Comme indiqué plus haut, la date limite pour la période de consultation est très proche. Pensez donc à soumettre vos commentaires, notamment en ce qui concerne l'utilité discutable des données W-2, les préoccupations importantes en matière de protection de la vie privée et, enfin, la charge liée au respect de la législation. L'OFCCP a toujours eu du mal à évaluer avec précision la charge que représentent pour les entrepreneurs les diverses exigences qu'elle propose. En l'espèce, l'agence estime que le coût de la mise en conformité avec les obligations proposées en matière de rapport sur l'égalité de rémunération s'élève à 684 dollars par établissement contractant, soit 2 176 dollars par entreprise. L'OFCCP estime qu'il faudra environ une heure à un professionnel de la gestion de chaque établissement pour lire les documents d'aide à la conformité ou participer à des séminaires en ligne afin de comprendre les nouvelles exigences, et que les entrepreneurs disposant de systèmes automatisés auront besoin de six heures par établissement pour générer les données du rapport, effectuer des analyses, remplir le formulaire de rapport en ligne, réviser le rapport et le soumettre en ligne à l'OFCCP. Si votre estimation de la charge pour votre organisation diffère, veuillez envisager de soumettre cette information.
Les contractants peuvent également envisager de produire un rapport sur l'équité salariale "fictif" sous le sceau du secret professionnel, conformément au format proposé, afin d'identifier les domaines que l'OFCCP serait susceptible de cibler. Étant donné que les contractants n'ont pas l'habitude d'effectuer des analyses salariales en utilisant les données W-2 par catégories d'emploi EEO-1, cette approche peut présenter des résultats très différents de ceux que le contractant a observés dans ses analyses précédentes.
Enfin, il n'a jamais été aussi important de procéder à une analyse proactive de l'équité salariale dans le cadre du secret professionnel. Si vous avez mené une telle étude il y a quelques années, il est temps de la répéter. Pratiquement toutes les évaluations de conformité de l'OFCCP comprennent désormais une analyse de l'équité salariale par l'agence et les entrepreneurs doivent être prêts à défendre leurs pratiques salariales. Il est essentiel de bien comprendre comment des facteurs tels que les performances, la géographie, les compétences particulières et l'expérience déterminent les rémunérations dans la réalité, et pas seulement dans le cadre d'une politique. Et s'il existe des différences de sexe ou de race/ethnie qui ne peuvent être expliquées par des critères légitimes et liés à l'emploi, il est temps d'y remédier.
Outre une analyse de régression multiple du salaire de base de groupes d'employés se trouvant dans une situation similaire, les entrepreneurs doivent envisager d'examiner les différentes composantes de la rémunération, telles que les primes et les incitants. La rémunération totale en espèces peut également être examinée. Les contractants doivent s'attaquer à tout sujet de préoccupation dès que possible, idéalement avant d'être programmés pour de futurs audits. Enfin, dans le cadre de leur analyse des rémunérations, les contractants doivent être particulièrement attentifs à tout emploi qui semble faire l'objet d'une ségrégation fondée sur le sexe ou la race/l'origine ethnique. L'OFCCP poursuit vigoureusement sa réorientation de la théorie de l'"orientation" en tant que problème de discrimination salariale (alors qu'il s'agit en réalité d'un problème de placement ayant des implications possibles en matière de rémunération). Chaque fois que l'entrepreneur constate que des emplois sont exclusivement ou majoritairement réservés à une race/ethnie ou à un sexe, il doit examiner les pratiques de placement pour s'assurer que les recruteurs ou les responsables de l'embauche n'exercent pas de discrimination à l'encontre de personnes d'une race/ethnie ou d'un sexe spécifique.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
