À une époque où l'Office of Federal Contract and Compliance Programs (OFCCP) s'intéresse de plus en plus aux processus de recrutement et de sélection des sous-traitants, il est nécessaire de mieux faire connaître l'utilité et les avantages des demandes permanentes. Nous constatons à la fois un manque de directives réglementaires concernant leur utilisation et un besoin de ressources supplémentaires sur la manière de les utiliser efficacement pour répondre aux besoins des entreprises et de conformité.
Même si vous n'êtes pas un entrepreneur fédéral, il existe des moyens d'utiliser efficacement les demandes permanentes, et cet article vous fournira des conseils à ce sujet. Cet article n'a pas pour but d'aborder toutes les utilisations des demandes permanentes ni leur relation avec les demandes d'approvisionnement/de recherche. Découvrez les différentes utilisations des demandes permanentes grâce à notre webinaire gratuit à la demande intitulé « Utiliser efficacement les demandes permanentes ».
Que sont les demandes permanentes ?
Les demandes permanentes fournissent un vivier de candidats pour pourvoir plusieurs postes vacants. Elles sont souvent utilisées lorsque les entreprises ont la possibilité d'embaucher plusieurs personnes pour un même poste et qu'elles ne souhaitent pas publier plusieurs offres d'emploi sur leur site, par exemple 20 postes de caissier à Columbus, dans l'Ohio. Elles permettent aux candidats de postuler une seule fois pour plusieurs postes vacants, par exemple 20 postes de caissier de banque à Columbus, dans l'Ohio. Ces demandes permettent un flux constant de candidats et concernent généralement des postes à fort volume et à forte rotation pour lesquels il existe un besoin permanent. Dans cet article, nous parlons d'une demande permanente utilisée pour pourvoir plusieurs postes vacants pour le même type de poste, et non d'une demande de recherche ou de sourcing, qui pourrait être utilisée pour recueillir des candidats pour différents types et niveaux d'emplois.
Les demandes permanentes portent plusieurs noms, tels que « demande fictive », « demande Z » ou même « demande sans fin ». Pour les besoins de cet article, nous utiliserons le terme « demande permanente ».
Les demandes permanentes peuvent être extrêmement utiles. Cependant, si elles ne sont pas gérées correctement, elles peuvent poser des problèmes pour la création de rapports au sein et à l'extérieur de votre organisation. Il est très important de garder à l'esprit, en particulier si vous êtes un entrepreneur fédéral, que pour les postes pourvus, vous devez être en mesure d'identifier exactement qui a été pris en considération pour chaque poste vacant à l'aide de la règle OFCCP relative aux candidats sur Internet. Ces informations sont nécessaires pour élaborer un programme d'action positive (AAP) conforme.
Un contenu clair et concis est essentiel
Comme pour toute autre demande, les employeurs doivent créer des demandes permanentes qui attireront des candidats qualifiés vers l'entreprise :
- Utilisez des mots clés afin que l'annonce puisse être facilement trouvée à l'aide d'une fonction de recherche par mot.
- Soyez précis quant à l'emplacement physique du poste afin de ne pas perdre de temps avec des candidats qui ne sont pas intéressés par certains endroits.
- Décrivez la culture d'entreprise et détaillez clairement les attentes.
- Définissez clairement les qualifications de base et les qualifications souhaitées.
- Envisagez d'ajouter un aperçu réaliste du poste (par exemple, des vidéos, des visites en ligne ou en personne).
Examen et disposition (code hors service) Souvent
Il est important d'examiner régulièrement les candidatures dans les demandes permanentes afin de s'assurer que celles qui ne répondent pas aux qualifications de base pour le poste sont rejetées (codées) et retirées du vivier de candidats. Un examen fréquent vous aidera en cas d'audit. N'oubliez jamais que plus le vivier de candidats est important, plus il y a de chances que les taux de sélection présentent des différences statistiquement significatives.
L'emplacement, l'emplacement, l'emplacement
Si vous êtes un entrepreneur fédéral, les demandes permanentes doivent être utilisées pour pourvoir des postes vacants pour le même emploi au même endroit ou aux mêmes endroits dans la même ville et/ou dans le même AAP. La création de demandes permanentes couvrant plusieurs emplois et/ou plusieurs villes/États peut semer la confusion chez les candidats et rendre difficile un suivi précis. La seule exception à la création de demandes permanentes pour plusieurs villes/États concerne les postes à distance, pour lesquels le candidat peut être situé n'importe où aux États-Unis.
Si un employeur souhaite créer une demande pour pourvoir des postes vacants dans plusieurs endroits d'une même ville, plusieurs options peuvent être envisagées. Afin de suivre efficacement les candidats retenus pour chaque poste, vous pouvez envisager de créer plusieurs demandes permanentes réparties par quartiers de la ville, par exemple :
Si vous devez utiliser la demande pour pourvoir le même poste dans plusieurs villes (ce qui n'est pas recommandé) et que votre système de suivi des candidats (ATS) le permet, vous pouvez répertorier les différents lieux dans la demande permanente, puis demander au candidat de cocher une case ou d'indiquer le lieu qui l'intéresse. Cela facilitera le suivi à des fins de conformité et aidera le recruteur à examiner les candidatures pour les postes vacants.
N'oubliez pas que, pour des raisons de conformité, vous devez conserver les dossiers de chaque personne qui remplissait les conditions de base et qui a été prise en considération pour le poste.
Les demandes permanentes ne sont pas éternelles
Les demandes permanentes doivent être ouvertes pendant une durée limitée, en fonction notamment du nombre de candidats et de la rapidité avec laquelle les postes sont pourvus. Plus le nombre de candidats et le taux de pourvoi des postes sont élevés, plus l'employeur doit envisager rapidement de clôturer la demande permanente et d'en publier une nouvelle. Nous recommandons de fermer les demandes permanentes tous les mois ou tous les trimestres et, si possible, de ne pas les faire dépasser l'année fiscale ou l'année d'action positive. Pourquoi ? Si vous êtes un entrepreneur fédéral, il vous sera extrêmement difficile de respecter vos obligations de suivi si vos demandes permanentes dépassent les années du plan AAP.
Les employeurs devraient envisager d'ajouter une clause de non-responsabilité à l'offre d'emploi indiquant la date de clôture de celle-ci et informant les candidats que s'ils n'ont pas été contactés pour le poste à cette date, ils devront postuler à nouveau.
Limiter la durée d'ouverture d'une demande de recrutement réduira le nombre de candidats dans le vivier, améliorera votre capacité à suivre et à contrôler efficacement les candidats et les personnes recrutées, et réduira ainsi vos risques.
Pièges et considérations relatives aux demandes permanentes
Il existe plusieurs façons de gérer les demandes permanentes. Dans tous les cas, il est essentiel d'examiner régulièrement les candidatures afin d'éliminer celles qui ne sont pas admissibles, réduisant ainsi le nombre de candidats.
Examinons quelques scénarios courants.
Scénario : Supposons que vous créiez une demande permanente pour des postes d'associé aux relations clients (CRA) et que vous deviez pourvoir dix postes vacants d'ici la fin janvier 2020.
Option 1 : Votre ATS permet plusieurs embauches à partir d'une seule demande. Vous créeriez une demande « réelle » pour les dix postes vacants. Vous pouvez transférer tous les candidats qui répondent aux critères de base vers les demandes réelles pour un traitement ultérieur. Cela représentera votre vivier de candidats. Sinon, si la demande permanente contient plus de candidats répondant aux critères de base que vous ne pouvez en traiter, utilisez une technique de gestion des données (DMT) telle que le transfert des 50 premiers (ou tout autre nombre basé sur le nombre que vous pouvez traiter de manière réaliste) en fonction de la date de candidature (c'est-à-dire les 50 premiers candidats). Tous ceux qui ne sont pas pris en considération pour ces dix postes vacants resteront dans la demande pour être pris en considération à l'avenir. Les candidats qui ne répondent pas aux critères de base seront codés comme tels et ne seront plus pris en considération pour les futurs postes à pourvoir à partir de cette demande permanente. N'oubliez pas que si vous êtes un entrepreneur fédéral, vous devez conserver les dossiers de toutes les personnes qui ont manifesté leur intérêt.
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Vous utilisez un DMT et prenez en considération les 50 premières personnes qui ont postulé et qui remplissent les conditions de base pour ces 10 postes. Ces 50 personnes passeraient alors d'Evergreen à une demande officielle (ou demande pour enfant). |
Option 2 : votre ATS n'autorise qu'une seule embauche par demande et ne permet pas le transfert de candidats d'une demande à l'autre. Supposons que vous embauchiez fréquemment des chargés de relations clients (CRA) de niveau I. Vous pourriez ouvrir une demande permanente pour des représentants du service clientèle de niveau I à Atlanta, en Géorgie. Ainsi, les qualifications de base et le lieu de travail sont les mêmes pour tous les postes à pourvoir. Supposons que vous deviez recruter 8 personnes sur une période de 3 mois à partir d'une demande contenant 500 candidats. À l'aide d'un (DMT), vous examinez les 150 premiers candidats de la demande permanente. Vous sélectionnez par téléphone 100 candidats qui répondent aux qualifications de base et en identifiez 50 pour les entretiens avec le responsable du recrutement. Le responsable du recrutement en sélectionne 25, et les 25 candidats acceptent les offres.
Le problème lié à l'utilisation des candidats permanents de cette manière est que vous devrez d'une manière ou d'une autre suivre les 100 personnes qui répondaient aux critères de base et qui ont été prises en considération pour ces huit postes. Il peut s'agir d'un suivi manuel ou vous pouvez trouver un autre moyen systématique de les suivre, car vous ne pouvez pas les transférer vers chacune des demandes. Si vous n'êtes pas en mesure de les suivre et que vous êtes un entrepreneur fédéral, cela posera problème lors d'un audit si des indicateurs d'impact négatif sont présents.
Risque plus élevé – Option 3 : vous ouvrez une demande permanente pour des représentants du service clientèle et permettez aux demandeurs d'emploi de postuler à plusieurs niveaux et emplacements. L'offre d'emploi précise peut-être les qualifications de base requises pour les niveaux 1 et 2 et indique qu'il y a des postes vacants à Atlanta et à Saint-Louis. Vous traitez les candidatures à partir de cette demande et recrutez des représentants du service clientèle de niveau 1 et 2 pour des postes à Atlanta et à Saint-Louis. Lors du traitement des candidatures, il se peut que le même groupe de candidats doive être déclaré pour les deux postes et les deux lieux, même si tout le monde n'était pas intéressé ou ne remplissait pas les qualifications de base requises pour l'un ou l'autre niveau, ou pour les deux lieux.
Si vous êtes un entrepreneur fédéral, nous vous déconseillons d'utiliser cette méthode ou vous invitons à trouver des solutions permettant aux candidats de choisir d'être pris en considération uniquement pour des postes et des lieux spécifiques. Nous avons déjà rencontré ce type de situation lors d'audits, et cela complique considérablement le suivi. Il est extrêmement difficile de déterminer quels candidats ont été pris en considération pour quels postes et à quel niveau.
Prenons l'exemple d'une demande permanente ouverte le 1er janvier et qui n'a été clôturée que le 31 mars. Vous disposiez de 8 postes, 1 en janvier, 2 en février et 5 en mars. Si 500 personnes avaient postulé à cette demande permanente :
- Avez-vous pris en considération les 500 personnes qui figuraient dans la demande pour les 8 postes ?
- Avez-vous vraiment repris en considération les candidatures déposées en janvier pour les embaucher en mars ?
- Êtes-vous en mesure de dire avec certitude quels candidats ont été pris en considération pour le niveau 1 et lesquels ont été pris en considération pour le niveau 2 ?
- Pouvez-vous affirmer avec certitude que l'adresse personnelle est un indicateur du lieu où une personne souhaite travailler ? Que se passe-t-il si les candidats souhaitent déménager dans l'un des autres lieux indiqués ? Comment sauriez-vous qu'il faut les prendre en considération ?
En résumé
Il existe de nombreuses façons d'utiliser les demandes permanentes. Nous n'en avons abordé que quelques-unes. Les demandes permanentes ne sont pas nécessairement un obstacle à la conformité si elles sont utilisées correctement. La meilleure façon de gérer les demandes permanentes est de s'assurer qu'elles s'appliquent au même poste, au même endroit ou dans la même ville (même AAP si vous êtes un entrepreneur fédéral). Soyez clair sur les qualifications de base et les qualifications souhaitées, et trouvez un moyen de suivre exactement qui est pris en considération pour chaque poste vacant.
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Rosemary Cox est consultante senior chez DCI Consulting Group. Rosemary fournit des conseils spécifiques sur les lois et réglementations relatives à l'égalité des chances en matière d'emploi et à la discrimination positive. Pour plus d'informations, contactez DCI Consulting Group au (202) 828-6900 ou consultez leur site web.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
