L'année 2013 a été très chargée pour l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du travail. Avec la publication des règlements révisés concernant les anciens combattants et les personnes handicapées en septembre et les procédures modifiées de l'agence pour enquêter sur les disparités de rémunération potentielles, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux passent une grande partie de leur temps à se concentrer sur ces domaines. Malgré ces changements importants, les entreprises doivent prendre conscience de l'importance d'avoir de bons plans d'action positive.

La plupart des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux élaboreront deux plans d'action positive (AAP) pour chaque établissement ou unité fonctionnelle. L'un des plans d'action positive portera sur les réglementations de l'OFCCP relatives aux minorités et aux femmes, l'autre sur les réglementations de l'OFCCP relatives aux vétérans et aux personnes handicapées. Certaines entreprises regroupent tous les plans d'action positive en un seul document, tandis que d'autres séparent le plan d'action positive pour les anciens combattants du plan d'action positive pour les personnes handicapées. Quoi qu'il en soit, les entreprises doivent consacrer le temps et les ressources nécessaires à l'élaboration de bons plans d'action positive.

Qu'est-ce qu'un bon plan d'action positive ?

Certains concepts de base caractérisent un bon plan d'action positive. Il s'agit notamment des éléments suivants :

• Un bon plan d'action positive doit être complet. Il doit comprendre tous les éléments figurant dans les parties pertinentes des règlements fédéraux en matière d'action positive. Le PAA pour les minorités et les femmes doit inclure tous les rapports statistiques et narratifs requis par ces règlements, tandis que le PAA pour les anciens combattants et les personnes handicapées doit inclure les narratifs spécifiques requis par les règlements. (Actuellement, le PAA pour les anciens combattants et les personnes handicapées n'exige pas la production de rapports statistiques, mais cela changera dans les années à venir avec la mise en œuvre des règlements révisés de l'OFCCP).
• Un bon plan d'action positive doit être correct. Tous les rapports statistiques du PAA concernant les minorités et les femmes doivent refléter avec précision la main-d'œuvre qui fait partie du PAA et l'activité du personnel qui a eu lieu au sein de cette main-d'œuvre. Tous les rapports narratifs d'un PAA doivent refléter avec précision les politiques, procédures et pratiques de l'entreprise.
• Un bon plan d'action positive doit refléter l'organisation. L'OFCCP se méfie de plus en plus des PAA qui semblent être des documents "passe-partout". Un bon PAA doit comporter des références narratives spécifiques aux circonstances et au contexte particuliers de l'entreprise. Il doit également inclure des rapports statistiques qui permettent à l'OFCCP de bien comprendre l'entreprise, son organisation et la situation de sa main-d'œuvre.

Pourquoi une entreprise doit-elle se doter de bons plans d'action positive ?

Une discussion intéressante s'est engagée au sein de la communauté des entrepreneurs fédéraux sur l'intérêt de disposer de bons plans d'action positive. Une école de pensée suggère que les entreprises devraient simplement produire des PAA aussi rapidement que possible, attendre d'être contactées par l'OFCCP au sujet du début d'un contrôle de conformité, puis procéder à des révisions des PAA à ce moment-là. Les personnes qui souscrivent à cette école de pensée accordent peu d'attention à la préparation initiale des éléments statistiques et narratifs d'un PAA, préférant produire des documents passe-partout avec des rapports statistiques d'une précision douteuse qui sont ensuite fortement révisés avant d'être soumis à l'OFCCP.

Une autre école de pensée suggère qu'il n'y a pas grand-chose à gagner à avoir de bons PAA. Les tenants de cette école de pensée pensent que les agents de conformité de l'OFCCP ne lisent aucune des sections narratives d'un PAA et n'accordent que peu d'attention aux éléments statistiques traditionnels d'un PAA. Ce groupe est fortement influencé par le fait que la plupart des agents de conformité de l'OFCCP ont tendance à mettre l'accent sur les domaines d'intérêt actuels de l'agence. Actuellement, cela signifie que l'attention d'une entreprise devrait se concentrer sur des domaines tels que les efforts de sensibilisation des vétérans et des personnes handicapées et la documentation de ces efforts de sensibilisation, et non sur la production de documents qui ne seront que peu examinés.

Bien que le désir de préparer des PAA aussi rapidement et facilement que possible puisse être très attrayant, et que la nécessité de comprendre les domaines d'intérêt actuels de l'OFCCP soit importante, la valeur de bons PAA ne peut pas être sous-estimée. Voici quelques-unes des raisons qui justifient l'élaboration de bons PAA.

• Les plans d'action positive d'une entreprise sont la première chose que l'OFCCP voit lors d'un contrôle de conformité. Les plans d'action positive donnent le ton pour le reste de l'examen de conformité. Un PAA désorganisé ou manquant d'informations suggère que l'entreprise ne se soucie pas particulièrement de ses obligations en tant qu'entrepreneur fédéral. Un PAA qui consiste en un langage passe-partout ou qui inclut des rapports statistiques qui ne reflètent pas la main-d'œuvre ou les circonstances particulières de l'entreprise suggérera également un manque d'intérêt de la part de l'entreprise. Les agents de conformité de l'OFCCP ont tendance à tenir compte de ce manque d'intérêt lorsque l'entreprise tente d'expliquer les problèmes soulevés au cours d'un examen.
• Les bons PAA démontrent qu'une entreprise maîtrise les réglementations en matière d'action positive. Des PAA complets, corrects et efficaces indiquent à l'agent de conformité de l'OFCCP que l'entreprise comprend ses responsabilités en vertu des réglementations en matière d'action positive et qu'elle a agi en conséquence. Un agent de conformité qui a reçu de bons PAA d'une entreprise est plus enclin à faire preuve de déférence à l'égard des explications fournies par l'entreprise sur ses décisions et à accepter la validité de toute documentation fournie par l'entreprise dans le cadre d'un contrôle de conformité.
• Les agents de conformité de l'OFCCP sont tenus d'examiner attentivement certaines sections d'un PAA au début d'un examen. La version révisée du Federal Contract Compliance Manual de l'OFCCP, publiée en début d'année, fournit des conseils spécifiques aux agents de conformité sur la manière d'examiner un PAA afin de déterminer s'il est complet et correct. Si un PAA contient tous les rapports statistiques et narratifs requis et explique les efforts déployés par l'entreprise pour employer des minorités, des femmes, des vétérans et des personnes handicapées, l'agent chargé du respect des règles pourra effectuer son travail beaucoup plus rapidement et facilement.
• Un bon PAA constitue pour une entreprise un outil efficace pour mener un auto-audit. Un PAA comprenant des rapports statistiques complets et précis fournira à l'entreprise des informations sur les domaines spécifiques sur lesquels l'agent de conformité de l'OFCCP pourrait se concentrer au cours d'un examen. Cela permet à l'entreprise de développer une documentation démontrant que les problèmes associés à certains rapports statistiques ont une explication appropriée, et donne à l'entreprise la possibilité de corriger tout problème réel avant que des inquiétudes ne soient soulevées lors d'un contrôle de conformité.
• De bons PAA évitent à une entreprise d'effectuer des travaux de révision importants avant de soumettre les PAA à l'OFCCP. Les entreprises qui accordent peu d'attention à la préparation initiale de leurs PAA sont souvent obligées de les réviser en profondeur avant de les soumettre à l'OFCCP. Ces révisions peuvent prendre beaucoup de temps et entraîner la soumission tardive d'un PAA à l'OFCCP. À une époque où l'OFCCP n'accorde pas de délai supplémentaire pour la soumission initiale des AAP, l'obligation de retravailler peut avoir diverses conséquences négatives pour une entreprise. La nécessité de retravailler peut également s'avérer problématique si les systèmes de données d'une entreprise ne peuvent pas produire correctement des données reflétant la main-d'œuvre ou les activités du personnel qui auraient dû être incluses dans l'AAP.
• De bons PAA peuvent réduire les coûts d'une entreprise liés à un contrôle de conformité de l'OFCCP. Apporter des modifications à un PAA au cours d'un contrôle de conformité de l'OFCCP entraîne des coûts directs, financiers et autres, pour l'entreprise. L'absence d'auto-analyse efficace des données avant le début d'un contrôle de conformité peut entraîner des coûts importants pour une entreprise, en particulier si un agent de conformité trouve ce qui semble être une preuve de discrimination. De bons PAA peuvent contribuer à établir une relation positive avec un agent de conformité et augmenter les chances qu'il n'y ait pas de constatations problématiques du type de celles qui peuvent entraîner des actions supplémentaires coûteuses pour l'entreprise.

En résumé, un bon plan d'action peut être un élément essentiel de la réussite d'un contrôle de conformité. Les entreprises devront certainement être en mesure de démontrer qu'elles déploient des efforts substantiels pour satisfaire aux exigences de l'OFCCP dans des domaines tels que la recherche de vétérans et de personnes handicapées et la prévention des disparités salariales. Toutefois, la production de bons PAA avant le début d'un examen d'action positive peut donner à une entreprise la possibilité de se préparer efficacement à un examen, et ces PAA peuvent démontrer à l'OFCCP qu'une entreprise comprend bien ses responsabilités en matière d'action positive et fait de son mieux pour satisfaire aux diverses exigences de l'OFCCP.

Remarque : le présent article ne constitue pas un avis juridique et ne remplace pas les conseils d'un professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par copyright © HR Analytical Services Inc. 2013

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.