Cet article est une version abrégée d'un article publié dans Legal Evolution intitulé «Les quatre défauts fatals des panels de cabinets d'avocats ».
Pour les entreprises, les panels de cabinets d'avocats privilégiés promettent d'améliorer la qualité et la réactivité tout en réduisant les coûts. Les avantages potentiels sont attrayants : une liste restreinte de cabinets d'avocats garantit un service proactif, des équipes cohérentes en contact avec les clients, des tarifs fixes sur plusieurs années et des remises importantes sur les volumes. Les panels de cabinets d'avocats sont désormais omniprésents.
Mais comme l'ont découvert trop de directeurs juridiques et de responsables des opérations juridiques, les panels sont vraiment difficiles à mettre en place. Beaucoup ne voient jamais le jour ; d'autres sont lancés, mais ne rencontrent jamais vraiment de succès. Pourquoi est-il si difficile de dresser une liste de fournisseurs privilégiés ? En partie parce que « dresser une liste » est beaucoup plus difficile qu'il n'y paraît, mais surtout parce que cela ne représente qu'une petite partie d'un processus beaucoup plus vaste.
Chez AdvanceLaw, nous avons une vue privilégiée sur les accords de panel : nous voyons leurs succès et leurs échecs. Nous présentons ci-dessous trois des erreurs les plus courantes dans les accords de panel et proposons des solutions.
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Erreur n° 1 : les clients ne mettent pas suffisamment de valeur sur la table. De nombreuses demandes d'informations reçoivent une réponse tiède (voire aucune réponse) de la part des cabinets d'avocats. Les directeurs juridiques sont souvent surpris lorsque cela se produit, mais c'est souvent parce qu'ils n'ont pas suffisamment travaillé leur dossier. Cela se produit même lorsque l'entreprise a des dépenses juridiques importantes ; l'équipe a choisi de rédiger une demande d'informations qui couvre trop peu de domaines d'activité ou qui n'est pas claire quant à la durée de l'accord proposé.
Les cabinets prospères sont très occupés et rentables, tandis que la croissance des cabinets d'avocats est difficile et risquée. Par conséquent, les dirigeants des cabinets doivent percevoir un potentiel de croissance à long terme si nous voulons qu'ils répondent avec enthousiasme à une demande d'informations.
Solution : Soyez plus ambitieux. Les clients devraient rassembler leurs besoins juridiques dans autant de domaines que possible, pour une période définie de deux à trois ans, et mettre tout ce travail sur la table en même temps. Cela maximise la valeur que les cabinets peuvent percevoir et les motive non seulement à répondre à la demande d'informations, mais aussi à aller jusqu'au bout et à s'assurer que le client est bien servi pendant toute la durée de l'accord.
Erreur n° 2 : les clients créent le panel, puis ne l'utilisent pas. Le succès d'un panel dépend principalement de l'énergie et de la qualité du suivi après sa sélection. Mais comme la création d'un panel est un travail épuisant, le projet a tendance à s'essouffler après l'annonce du panel, c'est-à-dire au moment même où les changements promis sont censés commencer. En conséquence, l'engagement avec les nouvelles entreprises est limité, les pratiques de gestion convenues ne sont pas mises en œuvre et le client ne tire jamais profit de tout le travail consacré à la création du panel.
Pour les cabinets d'avocats, ceux qui ont travaillé si dur pour intégrer le panel ne constatent que peu ou pas d'augmentation de leur charge de travail. En fait, nous connaissons un cabinet à Chicago qui a cessé de servir un client existant afin d'éliminer les conflits d'intérêts et d'intégrer un panel de prestataires privilégiés. Ils ont intégré le panel, mais deux ans plus tard, le « nouveau client » ne les avait toujours pas contactés.
Solution : planifiez un marathon, puis courez-le. Les équipes internes doivent planifier l'ensemble du projet, ce qui comprend la promotion du panel en interne après sa création, la mise en œuvre de contrôles financiers et de processus pour le faire fonctionner, et la communication régulière des succès et des opportunités du panel. Les dispositions relatives au panel doivent être défendues de manière cohérente et claire au niveau du directeur juridique, avec des messages réguliers de la direction expliquant comment tout le monde, y compris les cabinets d'avocats, bénéficie de ce changement.
Erreur n° 3 : la demande d'informations (RFI) est une « demande d'inondation ». Il s'agit en fait de l'erreur la plus courante et la plus fatale. Les RFI sollicitent souvent tellement d'informations que l'ensemble du processus se noie dans les réponses des cabinets d'avocats. À moins que la RFI ne soit soigneusement élaborée pour éviter cela, la réponse de chaque cabinet comptera 20 à 30 pages, voire plus, de texte dense. Une fois que cinq ou dix cabinets d'avocats ont répondu, l'équipe du client doit lire des centaines de pages avant même de commencer à déterminer qui engager. De nombreux projets de sélection de panels avancent péniblement pendant quelques mois avant d'être abandonnés au profit d'autres priorités internes.
Solution : Limitez les réponses à ce que vous pouvez lire (cinq ou dix fois). Les clients doivent poser des questions ciblées et réfléchir de manière critique au nombre de pages de réponse qu'ils recevront. S'il existe un doute quant à la capacité de l'équipe à assimiler toutes les informations, les réponses doivent être raccourcies. Les cabinets d'avocats sont toujours ravis de fournir plus de détails sur demande.
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La mise en place d'un panel de cabinets d'avocats peut constituer un projet de gestion du changement transformateur s'il est bien conçu et mené avec une énergie constante sur une période de deux à trois ans. Un tel effort soutenu nécessite bien sûr un engagement clair de la part du directeur juridique. Il nécessite également de mesurer et de rendre compte des avantages du panel afin de motiver toutes les parties prenantes à faire avancer le changement et à tenir les promesses du panel.
(Image reproduite avec l'aimable autorisation de Legal Evolution)
Note de la rédaction : Cet article a été publié à l'origine sur advancelaw.com. Le 6 mai 2021, Mitratech a finalisé l'acquisition d'AdvanceLaw, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion des dépenses juridiques. Le contenu a été révisé pour refléter l'intégration d'AdvanceLaw au sein du portefeuille plus large de technologies d'opérations juridiques de Mitratech, soulignant notre engagement continu à fournir des solutions innovantes et axées sur les données pour les professionnels du droit.
