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Définir la conformité : Qu'est-ce que la conformité de l'entreprise et pourquoi est-elle importante ?

La définition et la signification de la conformité d'entreprise est qu'il s'agit d'une approche intégrée de la conformité qui couvre plusieurs unités commerciales et zones géographiques au sein d'une organisation. Construite de haut en bas, elle est rendue possible par le personnel, les processus et la technologie et en assure la maintenance.

Un programme efficace de gestion de la conformité se concentre sur les risques encourus par une organisation. Il peut s'appuyer sur plusieurs cadres et vise à garantir le respect de l'éthique à l'échelle de l'organisation et la maîtrise du risque de non-conformité.

Une conformité efficace présente des avantages considérables. Au-delà de la réduction des risques liés à la réglementation et à la réputation, elle peut permettre à votre entreprise de rester compétitive, d'offrir une culture intégrée à tous les employés, d'améliorer la prise de décision et d'assurer la durabilité à long terme.

Selon le récent rapport de la 15e enquête mondiale d'EY sur la fraude,

  • 97% des 2 550 personnes interrogées ont reconnu qu'il était important que leur organisation oagit avec intégrité.
  • 43% des personnes interrogées estiment que la modification de l'environnement réglementaire constitue le plus grand défi à relever. le plus grand risque to leur activité.
  • 36% Nombre de répondants croyait à la fraude et à la corruption représentent le plus grand risque pour leur entreprise.

Types de conformité dans les entreprises : conformité interne et externe de l'entreprise

La conformité externe comprend les lois et les règlements qu'un gouvernement dicte sur la manière dont une organisation doit mener ses activités. Par exemple, si une entreprise perdait les informations personnelles de clients de l'UE, elle devrait divulguer cette violation dans les 72 heures, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD).

La conformité interne est la manière dont une entreprise se conforme à ces lois. Les personnes responsables de la conformité - généralement un responsable de la conformité, ou plusieurs si la société est plus grande - élaborent les programmes de conformité. Les employés suivent ensuite ces politiques internes.

Qui est responsable ?

Le nombre de responsables de la conformité au sein d'une organisation dépend de celle-ci taille et besoins. Une entreprise responsable de la conformité est un employé dont le devoir est de veiller à ce que l'entreprise respecte à la fois les exigences réglementaires et légales externes et les politiques et procédures internes. En général, le service de conformité est dirigé par le responsable de la conformité.

Les agents de conformité travaillent avec la direction et les employés pour déterminer les risques et s'assurer que l'organisation dispose de contrôles internes suffisants pour gérer tous les types de risques de conformité auxquels elle est confrontée. En cas de violation, le responsable de la conformité doit mettre en place des mesures disciplinaires afin d'éviter toute récidive.

Les tâches peuvent inclure la révision et l'établissement de normes pour les communications externes (par exemple, les courriels peuvent nécessiter des avertissements ou les installations peuvent nécessiter une inspection pour répondre aux exigences de sécurité). Ils peuvent diriger des audits internes, concevoir des politiques internes visant à atténuer le risque de violation des réglementations par l'entreprise et élaborer des plans d'urgence en cas de violation des réglementations.

Pour s'acquitter efficacement de ces tâches, les responsables de la conformité doivent avoir une connaissance détaillée de l'entreprise et de ses activités, et savoir où des violations de la réglementation peuvent se produire. Les principes éthiques clés doivent être communiqués efficacement et les changements et mises à jour réglementaires doivent être transmis régulièrement à l'ensemble de l'organisation - d'autant plus que ces changements de politique et de réglementation sont continus.

Au-delà du responsable de la conformité de l'entreprise ?

Au-delà des agents de conformité, les cadres supérieurs, les membres du conseil d'administration et la direction sont tous responsables, de même que, dans une moindre mesure, tous les employés. Comprendre l'ensemble du fonctionnement de la conformité au sein d'une entreprise permet d'éviter toute confusion.

Le conseil d'administration joue un rôle important, car sa réputation personnelle et celle des autres entreprises qu'il supervise peuvent également être affectées par un manque de conformité.
La direction doit communiquer clairement toutes les attentes et les valeurs de l'entreprise en matière de conformité.

La transparence et la formation entrent ici en jeu - de la formation à l'organisation d'assemblées générales, il est essentiel que les normes de performance, les objectifs et les critères d'évaluation soient évidents pour tous les employés. Sur cette base, les conséquences et les récompenses peuvent être intégrées dans le cadre.

Au-delà des parties prenantes internes, la conformité doit également être claire pour les forces extérieures tels que les régulateurs, les actionnaires, les médias et les partenaires commerciaux. La transparence peut amener ces groupes à faire confiance à l'organisation, en particulier en ce qui concerne les fondements éthiques de l'entreprise. Comprendre comment cette éthique est inculquée et appliquée peut conduire de nombreux groupes externes à devenir des défenseurs de votre entreprise.

Les cultures, les pays et même les États peuvent avoir des idées différentes en matière de conformité. Aux États-Unis, les États ont des réglementations et des lignes directrices différentes, et même les villes et les comtés peuvent y ajouter leurs propres exigences.

Quelles sont les réglementations qui ont un impact sur la conformité des entreprises ?

Les exigences varient d'un pays à l'autre et il existe différents types d'audits de conformité, mais voici quelques-unes des réglementations les plus courantes.

CCPA

Les Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs est entrée en vigueur le 1er janvier 2020. Elle vise à protéger les droits des consommateurs et à renforcer la transparence et la protection de la vie privée en ce qui concerne leurs informations personnelles. En vertu de cette loi, les Californiens ont le droit de savoir quelles données personnelles sont collectées, si elles sont partagées, avec qui elles sont partagées, et peuvent s'opposer à toute vente de leurs données.

En savoir plus sur la conformité à la loi sur la protection des consommateurs →

GDPR

La politique de l'UE Règlement général sur la protection des données est entré en vigueur en mai 2018 et protège la confidentialité des données des citoyens de l'UE. Cependant, ce règlement de conformité s'applique à toute entreprise qui traite les données des citoyens européens, même si elle est située ailleurs.

En savoir plus sur la conformité au GDPR →

Loi Sarbanes-Oxley (SOX)

Le gouvernement américain a adopté cette loi fédérale en 2002 afin d'établir des règles financières et d'audit pour les entreprises publiques. La législation vise à protéger les actionnaires, les employés et le public contre les rapports financiers inexacts et les erreurs comptables. Bien qu'elle régisse principalement les sociétés cotées en bourse, certaines dispositions s'appliquent également aux organisations privées et à but non lucratif.

En savoir plus sur la conformité à la loi SOX →

SOC 2

Il s'agit d'un audit de conformité défini par l'American Institute of Certified Public Accountants, qui s'applique à toute entreprise qui détient ou traite des données clients dans le nuage (comme les entreprises SaaS). (Il en existe deux types : SOC 2 type I est réalisé à un moment donné, tandis que SOC 2 type II se déroule généralement sur une période de temps, couvrant 6 mois la première fois et un an par la suite.

En savoir plus sur les obligations de conformité réglementaire telles que SOC 2 →

ISO 27001

Faisant partie de la série ISO ou IEC 27K, il s'agit d'une norme de conformité en matière de sécurité de l'information qui aide les entreprises à gérer la sécurité des données. Il peut s'agir de données d'employés ou de tiers, d'informations financières et de propriété intellectuelle.

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Conformité spécifique à l'industrie

Il existe plusieurs règles de conformité spécifiques à l'industrie :

HIPAA

Également connue sous le nom de Health Insurance Portability and Accountability Act, la loi HIPAA a été adoptée en 1996 par le ministère américain de la santé et des services sociaux pour le secteur des soins de santé. Elle protège les informations relatives à la santé des patients.

FINRA

Également connue sous le nom de Financial Industry Regulatory Authority, la FINRA est une organisation indépendante et non gouvernementale qui rédige et applique des réglementations pour le secteur financier. Elle vise à protéger les investisseurs contre la fraude et s'applique aux courtiers enregistrés auprès du gouvernement et aux sociétés de courtage aux États-Unis.

Meilleures pratiques en matière de gestion du risque de non-conformité dans les entreprises

Quelles sont les bonnes mesures à prendre pour assurer la conformité de l'entreprise et quelles sont les solutions technologiques disponibles ?

Gestion de contenu d'entreprise

En centralisant les données et les documents dans un référentiel sécurisé dont l'accès peut être géré et l'expiration des données garantie, la grande quantité d'informations collectées par une organisation moderne peut être gérée efficacement en conformité avec les lois sur la protection de la vie privée qui se multiplient.

Gestion de la politique numérique

La rédaction, la distribution et l'obtention de l'attestation des principales mises à jour des politiques et des procédures sont beaucoup trop complexes pour être réalisées à l'aide de processus manuels traditionnels. Avec des effectifs de plus en plus distants et la nécessité de pivoter rapidement pour répondre aux forces du marché ou aux perturbations, les organisations se tournent vers des solutions automatisées de gestion des politiques pour rationaliser ces processus tout en réduisant les coûts.

Automatisation des processus

Grâce aux outils d'automatisation des processus, la conformité peut être littéralement intégrée dans les flux de travail et les processus opérationnels dans l'ensemble de l'organisation. Ces solutions permettent également une supervision descendante de tous les processus, ce qui contribue à optimiser les performances et à atténuer les risques de manière proactive.

Découverte de l'informatique fantôme

Les organisations s'appuient de plus en plus sur les ressources informatiques de l'utilisateur final (EUC), telles que les feuilles de calcul, mais celles-ci échappent au contrôle direct des services informatiques et peuvent présenter divers risques. Avec l'augmentation du nombre de travailleurs à distance, le problème s'aggrave et les entreprises doivent donc identifier, évaluer et surveiller ces actifs "Shadow IT".

Gestion du risque fournisseur

Pour protéger votre organisation, vous ne devez plus vous contenter de gérer les risques internes. En vertu de nombreuses réglementations, vous êtes également responsable des violations commises par vos vendeurs et fournisseurs. Il est donc essentiel de surveiller et d'atténuer les risques créés par votre réseau de fournisseurs avant qu'ils n'aient une incidence sur les activités de votre entreprise. votre la réputation et les résultats.

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