A porte d'entrée légale est un portail de demande de services juridiques qui remplace la frénésie des chats, des courriels et des questions ponctuelles et oriente toute personne recherchant des conseils juridiques vers le même canal de communication. Les demandeurs peuvent y être invités à formuler des demandes courantes (modèles de contrat) ou des questions fréquemment posées (du type "Quelle est notre politique en matière de..."). Dans ce cas, toutes les informations requises sont recueillies en amont (société, adresse, état, parties concernées, etc.) avant d'être envoyées au service juridique, ce qui remplace les allers-retours pour obtenir des informations. 

Les employés peuvent utiliser les portails de demandes juridiques dans l'ensemble de l'organisation pour des questions telles que les contrats de vente, les accords avec les fournisseurs ou simplement des questions juridiques d'ordre général. En fin de compte, les portails de demandes juridiques permettent de connaître la charge de travail du personnel juridique et fournissent des données précieuses sur la durée des processus, les goulets d'étranglement ou les lacunes en matière de personnel.  

Comme l'explique Tarryn, une porte d'entrée juridique est un portail qui permet aux organisations de travailler en étroite collaboration avec les services juridiques tout en favorisant l'autosuffisance : 

"Vous permettez à plusieurs équipes de venir travailler sur des contrats, et il y a aussi l'élément de libre-service qui devient incroyablement important lorsque nous parlons de ces centaines de courriels dans nos boîtes de réception. Combien de demandes de courrier électronique pensez-vous pouvoir retirer et placer dans un processus en libre-service ? -Tarryn Puzsar, directeur de l'automatisation des processus d'entreprise, KP Labs

Lorsqu'ils sont utilisés correctement, les portails de demandes juridiques permettent d'acheminer et de trier les demandes afin d'accélérer les délais, de rationaliser la rédaction et l'examen, d'organiser la gestion des documents et de fournir des conseils juridiques en libre-service. Les autres avantages d'une porte d'entrée juridique sont les suivants 

• Des mesures détaillées sur les types de demandes, les charges de travail, etc. 
• Amélioration des processus sur la base de données 
• Réduction des coûts 

Alors, quel type de processus devriez-vous automatiser ? Comme le recommande Jessica, recherchez les tâches à volume élevé et à faible complexité. Ou mieux encore, cherchez où vous pouvez avoir le plus d'impact. 

"Où pouvons-nous faire la différence la plus mesurable ? Que ce soit en termes de volume total, de retour sur investissement ou simplement de valeur pour l'entreprise" - Jessica Vander Ploeg, directrice principale des opérations juridiques chez Micro Focus.

Rubrik, Inc. a été nommée lauréate du prix "Best Use of Technology" décerné par Corporate Counsel, en reconnaissance de l'innovation dont elle a fait preuve dans l'utilisation des technologies de l'information et de la communication (TIC). TAPTAP, la solution d'automatisation des flux de Mitratech, pour transformer le processus d'accueil juridique. Dans les 60 premiers jours du lancement de TAP, l'équipe de Rubrik a utilisé sa porte d'entrée juridique en libre-service pour résoudre 68 demandes administratives, y compris l'envoi de modèles de contrats, de certificats d'assurance, de réponses à des FAQ, etc. Au cours des deux premiers mois, Rubrik a donc pu économiser environ 6 heures de travail administratif, un chiffre qui ne fera qu'augmenter.

"Il était plus logique de me concentrer sur mon quotidien et sur les domaines dans lesquels je pouvais aider mon équipe à gagner du temps" - Sami Najm, directeur juridique chez Rubrik 

Malgré leur différence de taille, Rubrik, Micro Focus et KP Labs sont tous d'accord sur les trois points suivants flux de travail en libre-service Les professionnels des opérations juridiques peuvent commencer à en tirer parti dès aujourd'hui pour améliorer leurs opérations.

Au-delà de la réduction du cycle de vente et de la diminution des communications par e-mail, un autre niveau de retour sur investissement du flux de travail provient de l'analyse des processus, qui vous permet de prendre des décisions davantage fondées sur des données. Par exemple, Rubrik a tiré parti de ses mesures d'automatisation pour embaucher plus intelligemment, répartir la charge de travail et prendre des décisions de gestion plus judicieuses. L'équipe dispose désormais de données sur l'origine de chaque demande - chaque ticket d'entrée indique qui est cette personne, son organisation, son responsable, son centre de coûts, sa zone géographique, etc.