Votre plan de conformité 2021 : Le formulaire I-9 est le plus à risque

Shay Misra | 24 novembre 2020

Vous êtes chargé d'élaborer le plan de conformité Q1 2021 de votre entreprise ? Vous êtes sans doute plus que conscient de la définition de la "conformité d'entreprise".

Elle peut se résumer par le fait qu'une entreprise et ses employés respectent les lois, les règles et les règlements, ainsi que les normes et les lignes directrices de l'industrie. Le non-respect de ces règles peut entraîner de lourdes amendes, des poursuites judiciaires, voire pire.

Qu'ils travaillent sur place ou à distance, les nouveaux employés peuvent avoir des doutes ou être nerveux. Un manque de communication pendant la période de "pré-intégration" - cette période critique entre la signature de l'offre et le premier jour de travail - peut faire dérailler l'enthousiasme. En effet, 28% des nouveaux embauchés démissionnent dans les trois premiers mois. Et cela s'explique en grande partie par un manque d'investissement émotionnel dans leur nouvel employeur.

Avec un grand nombre de lois et de règles à respecter, les équipes RH et juridiques ont un certain nombre de fonctions critiques à accomplir dans le cadre de leur plan de conformité pour le premier trimestre 2021 :

Analyse de conformité / évaluation des risques
Formation et éducation - veiller à ce que tous les employés soient au courant des politiques internes de l'entreprise et des lois fédérales et nationales externes.
Mise en œuvre et application des politiques
Audit permanent, prévention et détection des infractions

Éviter les amendes liées à vos I-9

Mais si les violations peuvent concerner tous les aspects d'un plan de conformité volumineux, il existe une forme qui surpasse toutes les autres lorsqu'il s'agit d'amendes imposées par le gouvernement : Formulaire I-9.

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Gardez les lignes de communication ouvertes tout au long de la période de pré-embarquement, en continuant à leur faire sentir qu'ils sont les bienvenus et qu'ils s'engagent, même s'ils ne sont pas en mesure de le faire. avant leur premier jour.

En termes simples, un formulaire I-9 doit être rempli pour chaque nouvel employé, afin de vérifier qu'il est légalement autorisé à travailler aux États-Unis. La conformité en matière d'immigration est une affaire complexe.

Avec plus de 1200 règles et règlementsLes entreprises sont de plus en plus confrontées à des problèmes de santé publique, combinés à une surveillance accrue de la part des pouvoirs publics, les chances d'une entreprise de faire l'objet d'un audit I-9 au cours de la prochaine décennie sont pas moins de 95%. Les audits I-9 des services de l'immigration et des douanes (ICE) sont jusqu'à près de 400% au cours des deux dernières années.

L'employeur et l'employé doivent tous deux remplir le formulaire, et les violations peuvent entraîner des amendes pour votre entreprise allant de quelques centaines à des dizaines de milliers de dollars en cas d'infractions répétées, multiples et graves. Le montant total des amendes infligées aux employeurs pour violation de l'I-9 en 2019 ? $14 millions.

Pourquoi l'I-9 tels une mine d'amendes ? Faisons le tour de la question :

Les erreurs les plus courantes du formulaire I-9

Les sections incomplètes ou incorrectes : Signatures, dates ou cases à cocher manquantes, ou informations fausses/frauduleuses/incorrectes
Défaut de fourniture, de vérification et de stockage documents justificatifs
Absence de confirmation les pièces justificatives ne sont pas périmées (en permanence)
Délais de dépôt non respectés : La section "employé" du formulaire I-9 doit être achevé avant la fin du premier jour de travail ; vérification par l'employeur et achèvement dans les 3 jours ouvrables
Erreurs de conservation des formulaires : Une entreprise doit conserver les formulaires I-9 pendant un certain temps après la cessation d'activité, puis les éliminer.

De tels problèmes peuvent survenir pour un certain nombre de raisons, notamment un personnel non formé qui supervise les formulaires, l'absence d'audits internes appropriés pour détecter les faux pas en cours de route, et le simple fait d'essayer de suivre la lourdeur de la paperasserie impliquée.

Quelle est votre meilleure solution en matière de conformité I-9 ?

Une décision importante peut résoudre tous ces problèmes : Investir dans une solution logicielle d'élite pour le formulaire I-9. Les logiciels de pointe (tels que Tracker I-9 Compliance) transforment les tonnes de documents difficiles à gérer en une solution numérique propre, avec une gestion électronique continue pour garantir la conformité.

Vous souvenez-vous des $14 millions d'euros d'amendes pour infraction à la législation I-9 infligées l'année dernière ? Un groupe d'utilisateurs de logiciels n'a jamais eu à payer un centime : Traceur I-9 Compliance est la seule solution de bout en bout qui a fait ses preuves depuis 20 ans. zéro amende pour les clients.

Avec une intégration API facile avec n'importe quelle plateforme RH existante, une sécurité supérieure et une protection complète contre les audits, une solution comme celle-ci est un investissement que les entreprises ne peuvent pas se permettre. pas à faire.

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