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Relier les points douloureux : Clarifier les besoins en matière de gestion des documents

Emily Bogin |

Comment déterminer si la gestion des matières est le bon investissement stratégique pour votre organisation ? 

Comme nous l'avons évoqué lors de notre Comité exécutif du CLOC 2022 ce mois-ci, les feuilles de route sont des outils puissants pour conduire des changements organisationnels cohérents et stratégiques, mais elles n'émergent pas ex nihilo ou entièrement formées. Le plus souvent, elles commencent par des employés qui se demandent si les choses pourraient être améliorées.

Lorsque vous prenez un point de douleur au sérieux, avec l'attitude suivante il pourrait être meilleurDans le cas d'un système de gestion des ressources humaines, vous trouverez souvent une constellation d'améliorations - certaines petites, d'autres énormes - qui sont toutes interdépendantes. C'est là où ces points douloureux interagissent et dépendent les uns des autres que vous découvrirez l'opportunité d'élaborer une feuille de route cohérente ; une feuille de route qui transforme vos objectifs commerciaux décousus en objectifs plus larges, centralisés, puissants et capables de conduire le changement.   

L'intégration d'un système de gestion de l'information dans le système d'information de l'entreprise est un excellent moyen de définir et de gérer de manière stratégique toutes les activités de l'entreprise qui y sont liées. système de gestion de la matièremais comment savoir si le moment est venu pour votre équipe d'adopter une nouvelle solution ? La meilleure question à se poser est peut-être la suivante : quels sont les principaux points de douleur de votre équipe et avez-vous remarqué qu'ils sont liés entre eux ? Voici les éléments à prendre en compte pour déterminer si la gestion des documents doit être le prochain investissement stratégique de votre organisation.

Un bref rappel : Qu'est-ce que la gestion des matières ?

La gestion des dossiers permet un contrôle et une visibilité de bout en bout sur toutes les activités liées à la pratique juridique de l'entreprise.

Alors que les équipes juridiques des entreprises supervisent des milliers de nouvelles affaires juridiques chaque année, l'exécution manuelle des tâches, la collecte des données et la production de rapports sont devenues trop coûteuses en temps et en argent. Pour conserver un avantage concurrentiel et stimuler la productivité, de nombreuses équipes se tournent vers une plateforme automatisée et centralisée pour superviser des processus tels que :

 

  • Centralisation et exécution des contrats et des transactions
  • Gestion des conseillers externes
  • Collaboration sur le budget et les tarifs des chronométreurs
  • Gestion des commissions 
  • Litiges et contentieux 
  • Conformité et plus encore !

 

Mais comment savoir si la gestion des matières est nécessaire dans votre organisation ? Avant d'investir, posez-vous les questions suivantes.

Vos sujets vagabondent-ils ?

Si vos dossiers sont conservés à plusieurs endroits ou s'ils sont souvent "en transit" entre des bases de données, il faut sonner l'alarme. Il s'agit là d'un énorme point de douleur que les équipes d'opérations juridiques relativement petites pourraient ne pas trouver immédiatement problématique, mais qui, au fur et à mesure que vous évoluez, devient un énorme problème de conformité et d'efficacité. Lorsque des dossiers sont dupliqués et existent à plusieurs endroits ou n'ont pas de véritable "maison", vos coéquipiers auront inévitablement plus de difficultés à rechercher les documents ou les données nécessaires. En outre, le fait de localiser les dossiers à plusieurs endroits ouvre la voie à des incohérences et à des erreurs, ce qui peut s'avérer coûteux à long terme. 

Vos dépenses juridiques sont-elles hors de contrôle ?

Les dépenses juridiques sont difficiles à gérer en l'absence d'un système de gestion des dossiers. Lorsque les équipes supervisent le mouvement de milliers de dollars manuellement, deux points douloureux apparaissent facilement : les erreurs et l'inefficacité..   

Le temps de votre équipe juridique est mieux employé à gérer des problèmes plus complexes, et à laisser l'automatisation et l'IA maintenir vos dépenses serrées et sur la bonne voie. Avec une approche de plateforme, il y a moins de possibilités d'erreurs : les robots peuvent revérifier que vos dépenses juridiques sont inférieures au budget et le cadre plus large de la plateforme de gestion des dossiers garantit qu'il n'y a pas d'erreur humaine causée par des enregistrements dupliqués ou de simples erreurs. De plus, l'apprentissage automatique intelligent peut automatiquement alerter votre équipe lorsqu'un plafond budgétaire est en vue, ce qui contribue à améliorer la visibilité centralisée des dépenses de votre organisation.

Vos coéquipiers se trouvent-ils sur des pages différentes ou dans des fuseaux horaires différents ?

Avec la vague de nouvelles structures de travail - à distance, sur site, hybride, etc. - il est de plus en plus probable que vos coéquipiers ne soient pas toujours sur la même longueur d'onde. Il est de plus en plus probable que vos coéquipiers ne soient pas toujours sur la même longueur d'onde. Les ¾ des cols blancs souhaitent bénéficier d'une certaine flexibilité quant au lieu et à l'heure de leur travailLes entreprises et les employeurs doivent s'adapter à ces changements sans perdre en efficacité ou en capacité de collaboration entre les départements ou les fuseaux horaires. Sans système de gestion centralisée des dossiers, l'adaptation au travail à distance et aux horaires flexibles est un cauchemar : des jours sont perdus à cause des décalages horaires et certains documents risquent de ne jamais arriver à destination. Mais avec un système de gestion centralisée des dossiers qui préserve l'intégrité des documents et les met à la disposition des bonnes personnes au bon moment, ce problème devient un avantage : les collègues peuvent facilement collaborer à travers les fuseaux horaires, et ils savent toujours où aller pour vérifier les dossiers ou les analyses dont ils ont besoin.

Votre stratégie juridique repose-t-elle sur des intuitions ?

Il est difficile de comprendre où votre organisation réussit et ce qui devrait être amélioré si vous ne disposez pas des données nécessaires pour étayer vos conclusions. Dépassez-vous systématiquement vos dépenses avec certains conseils externes ou sous certaines juridictions ? Existe-t-il des schémas que vous pouvez améliorer ? Certains cabinets font-ils régulièrement des prouesses ? Avec la gestion des dossiers, les données analytiques sont collectées automatiquement et transformées en informations commerciales. Sans cela, ces données analytiques (si elles existent) resteront dans des feuilles de calcul peu maniables et sujettes aux erreurs. 

Lorsque vous commencez à voir le lien entre les points douloureux de votre organisation, la gestion des dossiers apparaît comme une stratégie et une plateforme qui peut naviguer, atténuer et surmonter les frustrations quotidiennes ressenties par votre équipe d'opérations juridiques. Une feuille de route des meilleures technologies juridiques comprend que l'"étoile polaire" de votre voyage est la plateforme de source unique de vérité. La gestion des dossiers est à la fois un voyage et une destination, et votre feuille de route dépendra en grande partie de la maturité de votre entreprise.