En-tête d'un article de blog de Fortune 500
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Fortune 500 Legal Ops Insights, Partie 1 : Faire plus avec moins

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En 2018-2019, Brian McGovern de Mitratech est allé à la rencontre de plus de 100 départements juridiques et responsables des Ops juridiques dans des entreprises du Fortune 500. Leurs expériences dans la mise en œuvre des capacités Legal Ops fournissent des leçons de niveau platine pour les autres à suivre.

La propre expérience de Brian en tant qu'ancien responsable des opérations juridiques lui a donné son propre aperçu des défis auxquels ces entreprises, qui couvraient presque tous les secteurs et LOB, ont dû faire face. Lors de la conférence des utilisateurs Interact 2019 de Mitratech, Brian a donc partagé ce qu'il avait découvert dans le cadre de la conférence. Principales conclusions de l'étude Fortune 500une séance plénière qui sera bientôt disponible sous la forme d'un livre électronique.

L'un des premiers points qu'il a soulevés ? Les responsables juridiques sont confrontés à la gestion de changements potentiellement massifs dans leur mode de fonctionnement, dans leur approche de leur propre technologie juridique.points de basculement" qui offrent un potentiel exaltant, mais aussi effrayant. Il y a un risque personnel, car une mauvaise recommandation ou décision peut coûter cher, et il y a "beaucoup de nervosité", comme il l'a dit.

Bon nombre des entreprises qu'il a rencontrées étaient déjà sur le point de franchir leur propre "point de basculement" ou l'avaient déjà fait. Leurs enseignements peuvent donc aider d'autres entreprises à faire les bons choix pour l'avenir.

Une grande marge d'amélioration

Quelle a été la première des trois grandes leçons qu'il a approfondies au cours de sa présentation ? C'est celui qu'il a le plus entendu mentionner lors de ses consultations.

Les services juridiques et le personnel des opérations juridiques doivent apprendre à faire plus avec moins. On attend d'eux qu'ils améliorent l'efficacité et réduisent les coûts, et non qu'ils ajoutent de la complexité et consomment davantage de ressources financières ou humaines, alors même que les services juridiques sont confrontés à une charge de travail plus importante que jamais.

Mais pour les responsables juridiques qui s'inquiètent d'être à court de ressources pour accomplir tout cela, il avait une consolation à offrir, basée sur ce que presque toutes les personnes qu'il a rencontrées lui ont dit :

  • Personne dispose d'un nombre suffisant de personnes
  • Personne a suffisamment d'argent
  • Personne dispose de suffisamment de temps

Mais y a-t-il vraiment tant d'inefficacité à déraciner dans le service juridique ? Dans la plupart des services, explique-t-il, la plupart des personnes se considèrent (à juste titre) comme "travaillant très dur". Mais le travail acharné ne se traduit pas automatiquement par l'efficacité et la valeur si les processus ne répondent pas aux besoins des personnes.

Préparez-vous : Selon les conclusions de Brian, moins de 10% du travail effectué dans le cadre des opérations juridiques direct au client.

Se concentrer sur la valeur ajoutée à chaque étape

L'optimisation de l'utilisation des ressources dont dispose un service nécessite un audit des processus existants, en commençant par ceux à fort volume, afin de déterminer ceux qui apportent réellement une valeur ajoutée. Ils doivent déterminer comment chaque étape d'un processus peut être améliorée. optimisée pour apporter une valeur ajoutée.

Les processus dans lesquels les approbations, les remaniements, les courriels, les frappes au clavier, le papier et la réintroduction de données sont monnaie courante dévorent d'énormes quantités de travail tout en introduisant des erreurs qui n'ajoutent que peu ou pas de valeur. D'aucuns pourraient même affirmer qu'ils soustraire il.

Pour réussir, une entreprise doit audit et écouter le retour d'information des clients, évaluer la valeur que les processus apportent et éliminer tout ce qui n'ajoute pas de valeur, et automatiser les maximiser en utilisant les meilleures pratiques telles que les formulaires en libre-service et les portails d'accueil.

Audit Apprécier Automatiser

Les meilleures solutions d'automatisation des flux de travail peuvent avoir "un impact considérable sur les opérations quotidiennes et sur le stress que vous ressentez", déclare Brian. La valeur et les performances peuvent être améliorées à chaque étape d'un processus numérisé, en particulier lorsque des analyses sont effectuées.

Dans le cas d'un pionnier des opérations juridiques comme l'équipe de NetAppils se donnent l'autorisation d'échouer en expérimentant un outil tel que Automatisation du flux de travail TAP. Une fois qu'ils ont appris les ficelles du métier sur quelques processus à fort volume où ils peuvent démontrer un retour sur investissement immédiat, ils élargissent la mise en œuvre pour inclure de plus en plus de processus - et deviennent des évangélistes de l'application de l'automatisation des processus et des meilleures pratiques. à l'extérieur le service juridique, comme le montre le tableau ci-dessous, tiré de KP Labs :

Transformer un problème d'opérations juridiques en un avantage

Les pionniers des opérations juridiques font preuve d'une volonté de faire face à un problème et de le résoudre d'une manière qui permet non seulement de résoudre le problème immédiat, mais aussi d'améliorer la qualité de la vie. crée un avantage concurrentiel.

Dans ce cas, "faire plus avec moins" signifiait trouver de nouvelles technologies capables d'apporter de la valeur, des économies et un retour sur investissement rapide. Tout en élargissant la transformation au-delà des limites du département juridique.

Dans le prochain article de cette série, nous examinerons le deuxième domaine dans lequel les responsables juridiques de Fortune 500 ont des leçons à transmettre, à savoir l'importance de l'information et de la communication. transmettre les bonnes données aux bonnes personnes.