Rétention et purge de l'I-9 - Un guide pour en comprendre l'importance
Comme nous l'avons mentionné précédemmentLe formulaire I-9, ou vérification de l'admissibilité à l'emploi, est un élément crucial de la conformité des entreprises. Si certaines organisations peuvent choisir d'enfreindre délibérément la loi à cet égard, la triste réalité est que remplir le formulaire I-9 est une entreprise complexe et que les violations sont souvent involontaires.
Avec plus de 1 200 règles et règlements et 15 pages d'instructions, remplir le formulaire peut s'avérer accablant - mais avec les bons outils, c'est réalisable ! Il est maintenant temps d'examiner les règles, les réglementations et les meilleures pratiques en matière de conservation et de purge du formulaire I-9.
Conservation de l'I-9 : Quelles sont les règles ?
Que faut-il conserver ?
Il existe plusieurs options pour conserver les formulaires I-9. Ils peuvent être conservés sur papier, sur microfilm ou microfiche, ou encore sous forme électronique. Vous pouvez également les conserver dans un seul format ou dans une combinaison de formats, c'est-à-dire une partie sous forme électronique et peut-être d'anciennes versions sur papier. Ils peuvent être conservés sur place ou hors site dans une installation de stockage, mais vous devez être en mesure de les produire pour inspection dans les trois jours ouvrables suivant une demande des autorités gouvernementales.
En ce qui concerne ces fonctionnaires, vous serez très probablement interrogé par des agents du ministère de la sécurité intérieure, des employés du ministère de l'agriculture et de la pêche, des agents du ministère de l'agriculture et de la pêche et des agents du ministère de la santé. Section des droits des immigrés et des salariés (IER)) du ministère de la Justice, et/ou des employés de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (ESA). Département du travail. Les instructions et les pages sur lesquelles vous ou vos employés n'avez pas écrit ne doivent pas être conservées - conservez toutes les pages sur lesquelles des informations ont été écrites. Les formulaires insuffisants ou incomplets constituent une violation de la section 274A (a)(1)(B) de l'INA (8 CFR Part 274a .2(f)(2)).
En ce qui concerne la conservation de l'I-9, le stockage électronique nécessite la mise en place de certains contrôles. Il s'agit notamment de contrôles visant à garantir l'intégrité et la fiabilité du système, de contrôles visant à empêcher la création, la modification ou la suppression non autorisée des formulaires I-9 (et des exigences correspondantes en matière de signature électronique), d'un programme d'assurance de la qualité qui évalue régulièrement le système et de contrôles visant à garantir des pistes d'audit en cas de modification du formulaire.
Quelle est la période de conservation de l'I-9 ?
Une fois que vous avez rempli correctement et complètement le formulaire I-9, vous devez le conserver pour tous les employés que vous avez embauchés aux États-Unis. après le 6 novembre 1986. Pour les personnes employées à la CNMI, cette date est fixée au 27 novembre 2009 au plus tard.
Tant qu'un employé travaille pour vous, vous devez conserver le formulaire I-9 dans vos dossiers. Cette règle s'applique même si l'emploi a pris fin peu de temps après l'embauche. Combien de temps devez-vous conserver le formulaire I-9 après qu'un employé a cessé de travailler pour votre organisation ?
Selon la réglementation fédérale, vous devez conserver le formulaire I-9 pendant trois ans après la date d'embauche ou un an après la date de fin d'emploi, la date la plus tardive étant retenue.
Selon le USCISPour calculer la durée de conservation du formulaire I-9 d'un ancien employé (le calculateur ou la formule de conservation du formulaire I-9), il faut utiliser la formule suivante :
- S'ils ont travaillé pour moins de deux ans, vous devez conserver leur formulaire pendant trois ans à compter de la date que vous avez indiquée dans le champ "Premier jour d'emploi".
- S'ils ont travaillé pour plus de deux ans, conservez le formulaire pendant un an à compter de la date à laquelle ils ont cessé de travailler pour vous.
- Après ces périodes respectives, il est important que les employeurs purgent le dossier I-9 d'un employéconformément aux exigences de conservation du formulaire.
Comment conserver efficacement les formulaires et les dossiers I-9
Séparer des dossiers du personnel
Les formulaires I-9 doivent toujours être conservés séparément des dossiers personnels des employés. En général, ils sont conservés dans un dossier ou un classeur dont l'accès est réservé à certaines personnes du service des ressources humaines. La raison pour laquelle les cadres (ou les superviseurs) ne doivent pas avoir un accès régulier à ces dossiers est que ceux-ci - ou d'autres documents connexes - peuvent contenir des informations protégées, telles que le statut d'immigrant ou l'origine nationale.
Définir les trois sections
- Administration
- Salariés actifs
- Salariés licenciés
La plupart des dossiers ou classeurs du formulaire 1-9 comportent ces trois sections séparées pour des raisons de commodité.
Section de l'administration
La première section doit contenir des informations administratives, notamment les politiques et les documents pertinents. Voici quelques-uns des types de documents que vous pourriez vouloir classer dans cette section :
- Une copie du manuel de l'employeur et des instructions du formulaire I-9
- Tous les documents ou feuilles de calcul nécessaires pour suivre les révisions et les visas temporaires qui expireront à l'avenir.
- Lignes directrices en matière de sécurité si vous stockez vos dossiers I-9 sous forme électronique
- Documentation des résultats de tous les audits internes du formulaire I-9 que vous avez effectués. Il est important de conserver cette documentation car elle montre que vous avez pris des mesures pour corriger toute erreur commise dans le passé concernant le formulaire I-9, ou en cas de perte ou de destruction des documents I-9. Si nécessaire, c'est là que vous pouvez conserver toute information sur les raisons pour lesquelles les formulaires I-9 ont été remplis plus tard qu'ils n'auraient dû l'être. En cas d'audit formel du formulaire I-9, cela peut avoir un impact sur les pénalités financières et les amendes auxquelles votre organisation est soumise.
Section des employés actifs
La deuxième section doit contenir les formulaires I-9 des employés actifs, qui doivent être classés par ordre alphabétique. En les classant par ordre alphabétique des noms de famille, il est facile de les comparer avec les données salariales actuelles.
Section des salariés licenciés
La troisième et dernière section doit être réservée au formulaire I-9 des employés licenciés.
Lorsqu'un employé est licencié, vous devez calculer deux dates de conservation de l'I-9. Comme nous l'avons expliqué plus haut, vous devez disposer de la date de après l'embauchec'est-à-dire la date des trois ans après l'embauche, et la date du post-terminationc'est-à-dire la date d'un an après la fin du contrat. Une fois ces deux dates définies, vous pouvez rayer la première. La date restante, la date ultérieure, est la date de conservation I-9 pour cet employé.
Une fois la date déterminée, les employés licenciés doivent être organisés chronologiquement par date de conservation.
Purge des I-9 clôturés lorsque la période de conservation est dépassée
En stockant les formulaires I-9 de vos employés licenciés par date de conservation, il est facile de vérifier si l'une des dates de conservation est dépassée. Si c'est le cas, vous pouvez facilement extraire ces I-9 et les purger.
Un moyen plus facile de suivre et d'organiser la conservation des données I-9
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