Évaluez l'état de préparation de votre gestion du cycle de vie des contrats [Liste de contrôle ci-jointe].

Emily Bogin |

Une feuille de route pour une mise en œuvre et une adoption transparentes du cycle de vie des contrats pour un retour sur investissement rapide

De la création initiale et de la négociation jusqu'à l'approbation et la gestion, la processus de gestion des contrats se compose de plusieurs étapes et points de contact. C'est pourquoi l'accomplissement de ces étapes peut prendre beaucoup de temps et exposer votre organisation à des risques d'erreur humaine, en particulier lorsqu'elles sont effectuées manuellement. 

Entrer Gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ; une solution automatisée utilisée pour rationaliser les étapes associées au cycle de vie des contrats. Une solution moderne de gestion du cycle de vie des contrats peut aider votre organisation à réduire les dépenses, à augmenter la productivité, à accélérer le délai de rentabilité, à minimiser l'exposition aux risques, à favoriser la conformité, et bien plus encore. Mais comment savoir si vous êtes prêt à vous lancer dans le processus de mise en œuvre et comment vous assurer qu'il sera couronné de succès ?

Comment savoir s'il est temps d'adopter une solution CLM ?

Lorsque les responsables des opérations juridiques s'adressent à CLM, c'est généralement pour l'une des trois raisons suivantes :

  1. Évolutivité - Ils ont dépassé les fonctionnalités de leur CLM actuel et sont à la recherche d'une plateforme plus robuste qui puisse s'étendre en même temps que leur équipe.
  2. Consolidation - Dans le cadre d'une fusion-acquisition, par exemple, la nécessité de disposer de processus cohérents conduit à rapprocher deux ou plusieurs services juridiques en un seul système cohésif. 
  3. Innovation - Ils essaient de déployer leur premier CLM 

Se préparer au déploiement

Lorsque vous ferez vos recherches pour déterminer si vous êtes prêt pour le CLM, vous serez amené à gérer trois catégories d'informations. Il s'agit des catégories suivantes 

  • Consolider ses connaissances
  • Chercher des réponses à ce que vous ne savez pas
  • Se heurter à ce que l'on ne savait pas que l'on ne savait pas (ou, en d'autres termes, se rendre compte des questions que l'on n'avait pas encore pensé à poser au sujet de son personnel et de ses processus). 

Il est préférable de commencer par ce que vous savez et d'étendre vos recherches à partir de là, mais il est tout aussi important que vous trouviez les réponses à ce que vous ne savez pas et que, grâce à la recherche ou avec l'aide d'un partenaire de confiance, vous transformiez ce que vous ne savez pas en un élément de votre dossier commercial.

Le meilleur moyen d'améliorer vos connaissances et votre préparation ? Réunir les bonnes personnes dans la salle et s'assurer de poser les bonnes questions. Pour composer cette équipe de parties prenantes et de parties intéressées, vous allez devoir réfléchir à qui touche votre équipe - et comme le domaine juridique est au cœur même de chaque organisation, il ne s'agira pas d'un petit groupe.

Vous devrez faire appel à des experts issus de tous les secteurs de votre entreprise, notamment :

  • Juridique
  • Finances
  • Vente
  • IT
  • Marchés publics

L'ultime liste de contrôle de la préparation à la gestion du cycle de vie des contrats (CLM)

La collecte de ces informations est un processus, et même si vos interlocuteurs comprendront que leur rôle est de vous aider à prendre la meilleure décision pour l'entreprise, vous gagnerez des points et aplanirez les difficultés en vous présentant à eux bien préparé. Cela signifie qu'il faut procéder à un audit interne pour comprendre votre point de départ, vos besoins en matière de mise en œuvre, votre plan de déploiement, vos documents d'appui, etc. En voici un exemple : 

  • Vos contrats sont-ils disponibles sous forme de modèles et existe-t-il un processus de mise à jour ?
  • Où vont les contrats après signature, et comment votre référentiel gère-t-il les mises à jour des contrats et la sécurité de l'accès ?
  • Quelles sont les clauses commerciales et les exigences réglementaires de votre organisation ?
  • Quels systèmes (le cas échéant) devront être intégrés ? (par exemple, ERP, CRM, SRM, etc.)

La liste est encore longue. En collaboration avec notre partenaire de mise en œuvre, Morae, nous avons créé une liste de contrôle complète pour vous aider à évaluer votre degré de préparation au CLM et à vous assurer que vous avez une compréhension approfondie de vos objectifs. Cette liste peut être téléchargée ici. 

Si vous avez des questions relatives à la mise en œuvre de CLM, veuillez consulter le site : moraeglobal.com.

Liste de contrôle pour la gestion du cycle de vie des contrats

Dans quelle mesure votre organisation est-elle préparée à un déploiement réussi de CLM ?
Évaluez votre préparation au CLM à l'aide de notre liste de contrôle complète.