Comprendre le nouveau formulaire I-9 - ce qu'il faut savoir avant de se lancer dans l'inspection virtuelle des documents
Comprendre le nouveau formulaire I-9 - ce qu'il faut savoir avant de se lancer dans l'inspection virtuelle des documents

Le nouveau formulaire I-9 : Faites entendre votre voix sur l'inspection virtuelle des documents

Vivian Susko |

Ce qu'il faut savoir avant de se prononcer sur le nouveau formulaire I-9

Le 30 mars 2022, Services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) a publié un avis concernant la mise à jour du nouveau formulaire I-9 et la disposition relative à la vérification de l'admissibilité à l'emploi. En substance, l'USCIS a demandé au public de soumettre des commentaires sur le nouveau formulaire I-9 proposé, qui ne comprend malheureusement pas d'addendum visant à rendre permanente l'inspection à distance des documents après la pandémie. 

Les commentaires sont encouragés et seront acceptés jusqu'au 31 mai 2022. Nous aimerions que tout le monde profite de l'occasion pour visiter le forum public et faites-nous part de votre avis sur cette mise à jour, mais tout d'abord, prenons un peu de recul : Qu'est-ce que le nouveau formulaire I-9 et pourquoi les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis demandent-ils l'avis du public sur l'inspection à distance des documents ? 

Flashback sur 2020 : Règles temporaires du formulaire I-9 pour l'inspection des documents

Nous avons déjà parlé du fait que chaque employeur est tenu de remplir un formulaire de demande d'emploi. Formulaire I-9 pour vérifier l'identité et l'autorisation d'emploi de chaque employé américain. En pleine pandémie, l'USCIS a apporté quelques modifications majeures et temporaires aux règles de ce formulaire. Première publication en mars 2020, Le DHS a annoncé règles assouplies pour la vérification Formulaire I-9 d'éligibilité à l'emploipermettant aux employeurs d'effectuer le processus d'identification à distance. La modification temporaire des règles stipule que, 

"Les employeurs dont les employés prennent des précautions de proximité physique en raison de COVID-19 ne seront pas tenus de vérifier les documents d'identité et d'autorisation d'emploi de l'employé en sa présence physique.

En règle générale, l'article 2 exige que l'employeur vérifie la présence d'un Pièce d'identité approuvée par l'USCIS en personne, au plus tard le troisième jour ouvrable suivant le début du travail rémunéré de l'employé. Grâce aux règles temporaires d'identification du formulaire I-9, les employés peuvent désormais vérifier virtuellement les documents, ce qui leur permet de se conformer aux règles d'éloignement social et de rationaliser le processus d'intégration. 

Mais il y a un hic :

Sauf prolongation, la règle temporaire doit expirer le 30 avril 2022. Les employeurs disposeront de trois jours ouvrables pour inspecter physiquement tous les documents d'autorisation de travail des employés qui ont été inspectés virtuellement et pour mettre à jour le formulaire I-9.

Sachant que cette transition pourrait avoir un impact significatif sur les opérations, les coûts et les horaires des employés, nous encourageons les entreprises à répondre à l'appel à opinion du Federal Register sur leur nouvelle proposition de formulaire I-9 - celle qui n'inclut pas la vérification à distance des employés en tant qu'élément permanent. 

Faites part de vos réflexions à l'USCIS

Les commentaires sont encouragés et seront acceptés pour 60 joursjusqu'au 31 mai 2022.

Que pouvez-vous attendre du nouveau forum sur le formulaire I-9 ?

Il est difficile de dire avec certitude ce que nous pouvons attendre de l'USCIS à ce sujet, mais nous pouvons nous inspirer d'exemples passés. Les dernières fois que l'USCIS a ouvert une période de consultation publique pour une nouvelle version du formulaire I-9, aucune mise à jour permanente n'a été inspirée par les commentaires du public, ce qui nous amène à penser que l'identification virtuelle des documents pourrait vraiment finir par être un luxe temporaire. Il est temps de consolider les systèmes, de collecter les données nécessaires et de s'assurer que vous disposez de tous les outils requis pour garantir la conformité, aujourd'hui et à l'avenir.