Legal Rising : Saluer les champions de la valeur de l'ACC en 2018
L'une de mes conférences préférées chaque année est la réunion annuelle de l'Association of Corporate Counsel (ACC), en raison de la grande qualité des sessions et du contenu. L'année 2018 n'a pas fait exception.
En tant que responsable du marketing des produits de technologie juridique d'entreprise, je suis constamment à la recherche des défis et des tendances qui entraînent des changements dans l'écosystème juridique, et le fait d'entendre autant de responsables de départements juridiques de tous les secteurs dans un seul événement concentré m'apporte toujours de nouvelles idées. Dans le cadre du programme de la réunion annuelle, certaines de mes sessions préférées sont les présentations de la Champions des valeurs de l'ACC.
Les champions de l'ACC Value sont les vainqueurs de la ACC Value ChallengeIls représentent la crème de la crème des dirigeants de départements juridiques, désignés par leurs pairs et par l'industrie pour leurs efforts visant à accroître la valeur de la gestion des dépenses et des coûts juridiques en mettant en œuvre des améliorations de processus et des programmes pour leurs organisations. Le partage de ces histoires lors des événements de l'ACC, à son tour, propulse l'ensemble du domaine de la gestion juridique vers l'avant.
Comme je l'ai dit, cette année n'a pas fait exception : Cette année n'a pas fait exception, puisque j'ai pu assister personnellement à la conférence et entendre des récits d'innovation et de transformation des services juridiques de la part de l'avocat général adjoint de l'AARP, du responsable des litiges chez Eaton Corporation et du vice-président et directeur général des produits et de la propriété intellectuelle de Pure Storage.
Le point commun entre ces trois champions ? Chacun était un exemple de département juridique devenant un partenaire stratégique du reste de l'organisation en connectant les personnes et les processus dans l'ensemble de l'entreprise, en favorisant une meilleure collaboration, tout en contrôlant les données, les ressources et les dépenses juridiques.
En rassemblant les personnes, les processus et les informations dans l'ensemble de l'organisation, les ACC Value Champions sont en mesure de garantir que les meilleures pratiques juridiques sont intégrées dans l'ensemble de l'entreprise. Cela permet d'améliorer les résultats juridiques, de protéger les revenus de l'entreprise et d'améliorer la perception et le partenariat du service juridique au sein de l'entreprise.
AARP
Doris Gilliam, Associate General Counsel, AARP, a été la première championne de la valeur à se présenter, nous guidant dans l'amélioration de leur processus unique pour mettre en œuvre une initiative de formation et de confiance pour les demandes de contenu. Pour situer le contexte, AARP a analysé les types de demandes de révision de contenu qu'elle a reçues et traitées au fil du temps, et les a classées en trois catégories faciles à identifier, généralement en corrélation avec le risque global et l'exposition de l'entreprise.
Le premier niveau concerne les événements internes réservés à l'AARP, dont le contenu peut être approuvé par n'importe qui, et le troisième niveau concerne les événements externes plus larges, tels que les concours et les loteries, que le service juridique devra toujours examiner pour protéger l'entreprise. Le deuxième niveau concerne le contenu lié à tout ce qui n'entre pas dans les deux autres niveaux.
Pour répondre à ces demandes, des personnes issues des départements et des unités commerciales de l'AARP peuvent suivre un cours de deux heures qui les aide à comprendre comment éviter la diffamation ou les fausses déclarations dans le contenu. À l'issue de cette formation, ces personnes deviennent "certifiées OGC" et sont habilitées à classer, et dans de nombreux cas à traiter, ces demandes de deuxième niveau qui auraient auparavant été examinées par le service juridique de l'AARP.
La participation n'est pas obligatoire, mais la certification est devenue un objectif que les membres de l'équipe souhaitent atteindre. Les membres de l'équipe certifiée participent ensuite à des réunions trimestrielles afin de continuer à améliorer et à optimiser le processus.
Les résultats de l'initiative "Former et faire confiance" ont été incroyables. L'AARP réduction de 36,7 % des demandes de services juridiquestout en réalisant d'importants gains de temps. Clients attendus 1 403 jours ouvrables en moins pour les approbations de contenu en 2017. Ce niveau d'agilité et de partenariat stratégique avec les unités opérationnelles clientes permet à l'ensemble de l'organisation de planifier et d'exécuter rapidement des événements, et constitue un fantastique modèle d'efficacité permettant aux membres de l'équipe juridique de réaffecter leur temps à des initiatives et des travaux à plus forte valeur ajoutée pour l'entreprise.
Eaton Corporation
Le deuxième des champions de la valeur était EatonLe cabinet Eaton, représenté lors de la session par son responsable du contentieux, Joseph Rodgers. Eaton est un grand service juridique sophistiqué qui compte plus de 120 membres répartis dans une douzaine de domaines d'activité. Afin d'améliorer l'alignement stratégique avec le reste de l'organisation, Eaton a restructuré son service juridique, en ajoutant des équipes axées sur la stratégie pour conduire des initiatives qui ont été adoptées par l'entreprise.
Ces initiatives comprennent le développement Meilleur de sa catégorie personnes, un Leçon apprise qui s'est concentré sur l'amélioration continue des services juridiques, une Priorité au client une équipe qui cherche à obtenir un retour d'information de la part des partenaires commerciaux stratégiques, et Innovation et croissance qui s'occupe des opérations à haut risque et des questions évolutives telles que la cybersécurité et la protection des données et de la vie privée. Le dernier groupe est le Coût de sortie qui s'est concentrée sur la sélection des avocats externes dans l'ensemble du département.
Ces initiatives comprennent le développement Meilleur de sa catégorie personnes, un Leçon apprise qui s'est concentré sur l'amélioration continue des services juridiques, une Priorité au client une équipe qui cherche à obtenir un retour d'information de la part des partenaires commerciaux stratégiques, et Innovation et croissance qui s'occupe des opérations à haut risque et des questions évolutives telles que la cybersécurité et la protection des données et de la vie privée. Le dernier groupe est le Coût de sortie qui s'est concentrée sur la sélection des avocats externes dans l'ensemble du département.
L'entreprise a considérablement la consolidation de 80 % des avocats externes spécialisés dans les litiges au cours des quatre dernières années et a réduit de 40 % la durée du cycle des rapports de contentieux. L'équipe juridique d'Eaton a également a réduit les coûts juridiques de 11 % d'une année sur l'autre, représentant une valeur considérable pour l'entreprise.
Chez Mitratech, nous voyons beaucoup de nos clients poursuivre des programmes de sourcing similaires qui ne s'intéressent pas seulement aux coûts des avocats externes, mais aussi à la qualité des résultats et des interactions entre les avocats salariés et l'entreprise. Des évaluations actives, des tableaux de bord et des analyses, ainsi que des boucles de rétroaction répétées sont autant d'éléments importants de ces programmes qui offrent une valeur bien supérieure à ce que la facturation électronique peut produire à elle seule. En faisant participer des membres de la direction juridique aux équipes chargées de la stratégie, Eaton Legal a rendu ses efforts plus transparents et plus visibles pour le reste de l'organisation, et est devenu un atout stratégique reconnu pour l'entreprise.
Pure Storage
Le dernier champion des valeurs à se présenter était Michael Moore, vice-président et AGC des produits et de la propriété intellectuelle chez Pure Storage. La principale innovation a été l'automatisation du traitement des contrats, des approbations et des signatures. Pour ce faire, Pure Storage a intégré et personnalisé un certain nombre de systèmes disparates, notamment Contract Express, Salesforce.com, DocuSign et Box. En outre, l'entreprise a déployé ServiceNow, qui est généralement utilisé comme système de tickets informatiques, en tant que système de tickets de services juridiques pour les utilisateurs professionnels qui soumettent des demandes de contrats.
Dans ma vie professionnelle précédente, je travaillais dans les départements produits et marketing d'une grande entreprise qui ne disposait pas des systèmes et de l'attention nécessaires à l'allocation des ressources au sein des services juridiques. Demander un contrat ou même recevoir un avis ou un conseil était un peu comme un trou noir.
Généralement, nous essayons de faire appel à l'avocat avec lequel nous sommes en relation ou qui nous a aidés dans le passé, sans tenir compte de sa spécialité et sans avoir la moindre idée de sa charge de travail.
Il en résultait une incroyable inefficacité, car une demande de contrat passait d'un membre de l'équipe juridique à l'autre, chacun ayant inévitablement besoin de plus d'informations pour la traiter, jusqu'à ce qu'elle tombe sur le bon membre de l'équipe. Comme vous pouvez l'imaginer, cela entraînait des retards considérables dans le traitement des dossiers.
Les problèmes de contrôle des versions, ainsi que les efforts précipités pour faire signer et approuver les contrats, étaient la norme. Tous ces problèmes entraînent des retards dans l'exécution des contrats, et lorsque ces contrats concernent des commandes, le prix du retard est comptabilisé dans le chiffre d'affaires. Pure a mis en place un processus dans lequel tous les contrats sont demandés et traités dans le cadre d'une procédure rationalisée, et a mis en place un système de gestion des contrats. a estimé les économies réalisées à 3 500 heures-personnes, soit environ $700 000 euros. des ventes, des opérations et du temps du personnel juridique.
Ayant souvent travaillé par le passé à l'élaboration d'analyses de rentabilité pour les technologies juridiques, je pense que Pure Storage est une solution de choix pour les entreprises. sous-estimation Cette valeur peut être estimée à plusieurs millions d'euros en raison de l'avantage lié à la comptabilisation des revenus. Mitratech a de nombreux clients qui mettent en place une automatisation des contrats similaire à l'aide de TAP Workflow Automation. TAP permet aux professionnels des opérations juridiques de concevoir et de déployer rapidement des flux de travail autour des demandes de contrats.
Ces flux de travail numérisés acceptent et acheminent automatiquement les demandes des utilisateurs professionnels vers les membres de l'équipe juridique en fonction des critères stipulés par l'utilisateur. Le TAP peut alors pousser et ouvrir des documents dans le système de contrats et utiliser une logique conditionnelle pour l'examen et les approbations.
TAP prend également en charge l'intégration de la signature électronique à partir de plusieurs plates-formesLe système de gestion des contrats de Pure Storage a été mis en place pour simplifier les demandes de contrats, les rendre accessibles et les rendre visibles pour l'ensemble de l'organisation. Quel que soit le produit utilisé, les efforts de Pure Storage pour rendre les demandes de contrat simples, accessibles et visibles pour l'ensemble de l'organisation constituent un autre exemple remarquable d'innovation juridique pour devenir un partenaire stratégique du reste de l'organisation.
L'avènement de Legal Rising
Le thème de Mitratech à l'ACC était "Legal Rising", ce qui reflète tout ce que nous observons chez nos clients et sur le marché. Les départements juridiques et les équipes d'opérations juridiques ont de plus en plus de poids et d'impact sur les résultats globaux des entreprises.
Des groupes sectoriels tels que l'ACC et le CLOC nous montrent que les équipes chargées des opérations juridiques redéfinissent les normes de processus et s'efforcent d'automatiser ou d'éliminer les tâches banales et répétitives afin que les juristes puissent se concentrer sur ce qui est le plus important. Elles s'efforcent de comprendre le coût de la prestation de services allant d'un simple accord de confidentialité à un litige complexe. Au fur et à mesure de leur réussite, les services juridiques sont devenus l'étoile montante de l'entreprise : un moteur d'excellence et d'innovation axé sur la réduction des coûts, l'amélioration des performances et la défense contre les risques.
En rassemblant les personnes, les processus et les informations dans l'ensemble de leur organisation, ces innovateurs des services juridiques modifient la perception de ces services dans l'ensemble des secteurs d'activité, tant au sein de leur entreprise qu'à l'extérieur.
Mon sentiment est que nous sommes encore très très tôt dans le mouvement Legal Rising. En tant que fournisseur de technologies pour les services juridiques des entreprises, je suis impatient de voir ce que les prochaines années apporteront en termes d'avancement de ce mouvement. C'est pourquoi Mitratech salue les efforts inspirés et les résultats incroyables obtenus par chacun des ACC Value Champions de cette année.
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