Qu'est-ce que le formulaire I-9 ?

Sections du formulaire I-9

À quoi ressemble un formulaire I-9 ? Le formulaire I-9 comporte trois sections :

Section 1 :  Complété par le employé au plus tard le premier jour de travail (c'est-à-dire le premier jour de travail rémunéré), y compris la formation professionnelle. Dans la section 1, l'employé doit fournir des informations personnelles simples telles que sa date de naissance, son adresse et son statut de citoyen.

Section 2 : Complété par le employeur au plus tard le troisième jour ouvrable suivant le début du travail rémunéré*. Dans la section 2, l'employeur doit vérifier l'identification du nouvel embauché en examinant un Pièce d'identité approuvée par l'USCIS. La section 2 doit être remplie par l'employeur ou son représentant agréé, en personne.

* A noterSi l'employé travaille trois jours ou moins, la section 2 doit être remplie au plus tard le premier jour de travail rémunéré.

Section 3 : Complété par le employeur si l'autorisation de travail de l'employé expire ou si l'employé est réembauché dans les 3 ans suivant la date à laquelle le formulaire I-9 a été initialement rempli (un nouveau formulaire I-9 peut également être rempli au lieu de remplir la section).*
3). Dans la section 3, l'employeur vérifie à nouveau l'autorisation de travail d'un employé pour qu'il puisse reprendre un travail rémunéré.

*Une fois la section 2 dûment remplie, l'employeur peut choisir ou être tenu de soumettre le formulaire I-9 dûment rempli à E-Verify.

Historique du formulaire I-9 : Qu'est-ce que la documentation I-9 ?

L'I-9 a été mis en place à la suite de la Loi sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA) de 1986. Cette loi a été établie pour accomplir deux choses : empêcher l'emploi d'immigrants sans papiers ou d'autres personnes non autorisées à travailler aux États-Unis, et empêcher la discrimination sur le lieu de travail fondée sur la citoyenneté ou l'origine nationale.

Afin de se conformer à la loi fédérale, les employeurs basés aux États-Unis doivent vérifier l'identité et l'autorisation d'emploi de chaque personne qu'ils embauchent, remplir et conserver un formulaire I-9 pour chaque employé et s'abstenir de toute discrimination fondée sur l'origine nationale ou la citoyenneté. La conformité au formulaire I-9 est obligatoire pour tous les employeurs et des amendes importantes peuvent être infligées en cas d'audit de la part de la Commission européenne. L'immigration et l'application des lois douanières (ICE) ou d'autres organes fédéraux.

Depuis mai 2019, il y a eu 13 versions du formulaire I-9. Le formulaire le plus récent a été révisé en juillet 2017 et est entré en vigueur le 18 septembre 2017. Nombre de ces révisions ajoutent/suppriment des champs de données, modifient les exigences relatives à la documentation requise dans la section 2/section 3, et/ou incluent souvent des changements de règles qui ont un impact sur le processus du formulaire I-9. Pour cette raison, il est impératif que les employeurs utilisent le formulaire le plus récemment révisé.

Le fait de ne pas utiliser la version la plus récente du formulaire I-9 peut facilement entraîner des sanctions sévères en cas d'audit. Voir l'historique complet des les versions antérieures du formulaire I-9.

Pourquoi les employeurs doivent-ils s'intéresser au formulaire I-9 ?

Comme tout document fédéral, le formulaire I-9 ne doit pas être pris à la légère. En fait, le formulaire I-9 est plus qu'un simple formulaire à remplir lors de l'embauche d'un nouvel employé - il est un accord entre l'employeur, l'employé et le gouvernement américain qui atteste que l'employeur recrute effectivement un employé qui est en conformité avec les directives fédérales et nationales en matière d'emploi légal au moment où il remplit le formulaire I-9.

La violation de cet accord - accidentelle ou intentionnelle - peut entraîner divers problèmes pour l'employeur et l'employé, y compris, mais sans s'y limiter, les suivants

1. Avis de mise en garde
2. Amendes pécuniaires
3. Poursuites pénales
4. Raids sur le lieu de travail
5. Bureau du conseiller administratif principal d'audition (OCAHO) audiences
6. Règlements judiciaires

Les différents degrés d'infractions et de sanctions mentionnés ci-dessus sont administrés par l'Agence de contrôle de l'immigration et des douanes (ICE) à la suite d'un avis d'inspection (NOI).

Une fois l'avis d'intention reçu, l'employeur doit 72 heures de produire les formulaires I-9 demandés et tout autre document d'accompagnement exigé par l'assignation qui accompagne l'avis d'intention. Les documents supplémentaires exigés par l'ICE comprennent généralement les fiches de paie et les déclarations fiscales, les listes d'employés actifs et inactifs, les informations relatives à l'entreprise (EIN, statuts, licences d'exploitation, etc.), les informations E-Verify (numéros de dossier pour les I-9) et d'autres documents relatifs à l'emploi. L'employeur dispose généralement de 72 heures pour répondre à la notification, mais des prolongations peuvent être accordées pour de bonnes raisons.

Dans un deuxième temps, les agents/auditeurs de l'ICE procèdent à une inspection des formulaires I-9 de l'employeur pour s'assurer de leur conformité. Si aucune correction n'est nécessaire et que l'employeur est jugé conforme, l'agent de l'ICE informe l'organisation de son statut et clôt le dossier. Toutefois, si des violations techniques ou substantielles sont constatées, l'employeur se voit généralement accorder dix jours ouvrables pour corriger les I-9 non conformes. Les prolongations de délai sont rarement accordées et les employeurs peuvent se voir infliger un Avis d'intention d'infliger une amende (NIF) pour toutes les violations techniques substantielles et non corrigées constatées sur les I-9.

Les employeurs convaincus d'avoir sciemment embauché ou continué d'employer des travailleurs non autorisés seront tenus de mettre fin à leurs activités illégales, pourront se voir infliger un FNI et pourront également faire l'objet de poursuites pénales. Amendes pour l'embauche d'employés en connaissance de cause qui ne sont pas autorisés à travailler s'échelonnent de $375 à $16 000 par infractionLes récidivistes se voient infliger des sanctions plus élevées. Les sanctions pour Les infractions substantielles vont de $216 à $2 156 par infraction.

Il est important de noter que l'ICE évalue les violations par erreur ou omission, et non par formulaire I-9. Un seul formulaire I-9 peut facilement contiennent des violations multiplesChacune de ces infractions est passible d'une amende.

Les principaux facteurs pris en compte par l'ICE pour déterminer le montant de la pénalité sont les suivants :

1. Taille de l'entreprise
2. Preuve de l'effort de bonne foi pour se conformer
3. Gravité de l'infraction
4. L'infraction a-t-elle impliqué des travailleurs non autorisés ?
5. Antécédents d'infractions antérieures

Si un FNI est signifié, l'ICE fournira des documents d'accusation qui précisent toutes les infractions commises par l'employeur. L'employeur a alors la possibilité de négocier un règlement avec l'ICE ou de demander une audience devant la Commission des droits de l'homme de l'Union européenne. Office of the Chief Administrative Hearing Officer (OCAHO) (en anglais) dans les 30 jours suivant le FNI.

Selon l'ICEDans le cadre de la procédure d'audition, un juge administratif est chargé de l'affaire, mais de nombreuses affaires de l'OCAHO n'atteignent pas le stade de l'audition parce que les parties parviennent à un accord, que les parties se soumettent à l'approbation du juge administratif ou que le juge administratif prend une décision sur le fond par le biais de décisions préalables à l'audition.

Exemple :  En septembre 2017, la société Asplundh Tree Expert Co a été condamnée à payer la somme colossale de $95 millions de dollars en confiscations et créances civiles pour avoir sciemment employé des immigrés sans papiers. Bien qu'il s'agisse d'un exemple extrême, cette affaire montre que les contrevenants qui manipulent les lois sur l'embauche et soutiennent l'acceptation de documents frauduleux lors de l'embauche de nouveaux employés seront pris en flagrant délit et pénalisés en conséquence. En savoir plus sur cette affaire.

Le formulaire I-9 est en constante évolution et continue d'être mis à jour tous les deux ans. Au minimum, il est impératif de utiliser le formulaire I-9 le plus récent exigé par l'USCIS et s'assurer que toutes les sections de l'I-9 sont remplies de manière conforme et dans les délais impartis. Mitratech offre les services suivants Seule solution de mise en conformité I-9 de maintenir un bilan parfait de plus de 20 ans de zéro amende pour les clients lors des audits fédéraux et de la CIE.

Comment les pénalités du formulaire I-9 sont-elles calculées ?

En 2008, l'ICE a publié un mémorandum exigeant que les agents de l'ICE suivent des procédures spécifiques pour calculer les amendes liées à l'I-9. Ces procédures sont les suivantes :

• Utilisez le nombre d'infractions de chaque type (paperasserie, embauche ou maintien dans l'emploi) comme numérateur et le nombre total d'employés comme dénominateur. Par exemple, si vous avez 100 employés avec 10 infractions substantielles aux formalités administratives et 20 infractions à l'embauche ou au maintien dans l'emploi, vous aurez 10/100 = 10 % pour les formalités administratives et 20/100 = 20 % pour les infractions à l'embauche ou au maintien dans l'emploi, ce qui entraînera une amende de $40 560 en utilisant les matrices de pénalités de 2017.
• Les amendes pourraient ensuite être ajustées à la hausse ou à la baisse de 5 % pour chacun des cinq facteurs suivants : taille de l'entreprise, bonne foi, gravité, emploi d'étrangers non autorisés et antécédents avec l'ICE.

En outre, l'ICE a commencé à ajouter le nombre d'infractions liées aux formalités administratives au nombre d'infractions liées à l'embauche ou à la poursuite de l'emploi en tant que numérateur, ce qui peut souvent augmenter le montant de l'amende.

Par exemple, si vous avez 100 employés et que vous constatez 10 violations substantielles de la paperasserie et 20 violations en matière d'embauche ou de maintien dans l'emploi, vous aurez 10 + 20 = 30 pour calculer 30 % de violations, ce qui entraînera une amende de $60 270, en utilisant les matrices de pénalités de 2017. SHRM.

Erreurs courantes du formulaire I-9 :

• Le délai d'exécution n'est pas pris en compte. L'USCIS maintient stricte Le calendrier de l'Union européenne exige que l'on ne le néglige pas.
• Omission de remplir les deux côtés du formulaire I-9. Deux sections doivent être correctement remplies.
• Utilisation du blanc. Le blanc n'est jamais autorisé

Erreurs courantes commises par les employés :

• Défaut d'inscription du nom, de la date de naissance ou de l'adresse.
• Absence d'inscription du premier jour de travail.
• Absence d'indication du statut de résident.
• Si l'employé choisit "Lawful Permanent Resident", il ne saisit pas le numéro USCIS.
• Si le formulaire I-9 a été rempli avec l'aide d'un traducteur, l'employé omet de faire signer le traducteur, d'imprimer son nom et de dater le formulaire.

Erreurs courantes commises par les employeurs :

• Omission d'inscrire la documentation approuvée sur le formulaire I-9.
• Non-transmission de la section 2 après le troisième jour ouvrable du premier emploi.
• Absence de saisie de la date initiale de début d'emploi.
• Ne pas indiquer le nom, l'adresse ou le titre de l'entreprise.
• Utilisation d'une version incorrecte ou périmée du formulaire I-9.
• Demander à l'employé des documents spécifiques sur la section 2 - il s'agit d'une discrimination.
• Copie de la documentation - l'employeur ne peut pas faire de discrimination ; si l'employeur souhaite conserver des copies, il doit en faire pour tous les employés.
• L'employeur soumet par erreur la section 3 alors que l'autorisation de travail de l'employé a expiré. Il doit demander la preuve documentée avec la date d'expiration indiquée.