Qu'est-ce qu'un avis de mise en suspens d'un litige ?

Un avis de mise en suspens pour litige, un avis de mise en suspens pour motif juridique ou un avis de conservation de documents (oui, il s'agit bien d'un avis de mise en suspens). faire est le document standard émanant de l'avocat interne de l'organisation confrontée à un litige, à une enquête gouvernementale ou à un audit.

Il est envoyé aux employés de l'entreprise (ou même à ceux de l'entreprise). organisation gouvernementale) en question, et décrit leur l'obligation de préserver toutes les informations, tous les documents, toutes les données et tous les dossiers pertinents. Ce document contient des explications importantes et a pour but de protéger toutes les preuves pertinentes contre la destruction ou l'altération et de veiller à ce qu'elles soient disponibles dans le cadre de la procédure de découverte avant le procès.

Si votre organisation s'attend raisonnablement à un litige, il doit mettre en œuvre une suspension de litige. Les employés doivent être alertés chaque fois que des informations sont susceptibles d'être nécessaires au cours de la procédure de communication de pièces. Les exigences en matière de conservation peuvent être publiées par votre entreprise lorsque vous recevez une plainte, une mise en demeure ou une lettre de conservation qui stipule ou demande expressément la conservation de certains documents ou informations.

Une organisation peut émettre une mise en suspens en interne ou votre avocat peut émettre une mise en suspens à l'aide d'une lettre de mise en suspens. Une entreprise peut se voir infliger des sanctions si elle ne respecte pas les ordonnances de mise en suspens d'un litige. Les sanctions peuvent inclure des amendes importantes, le remboursement des frais de justice de l'adversaire ou des déductions à l'encontre de la partie qui ne respecte pas ses obligations en matière de communication préalable.

De quoi se compose un avis de rétention légale ?

Comme il s'agit d'un document juridique important, tout avis écrit de mise en suspens doit comporter un certain nombre de points :

• Une description complète de l'objet du litige ou de l'enquête - cela aide le destinataire à déterminer s'il possède des informations pertinentes.
• Instructions explicites de ne pas détruire, supprimer ou modifier les documents, accompagnées d'exemples de documents à conserver et de leurs sources. Voici quelques exemples :
  • Ordinateurs au travail et à la maison
  • Téléphones portables
  • les systèmes de messagerie vocale - tant professionnels que personnels - et leurs bandes de sauvegarde
• Des avertissements concernant l'importance de préserver toute information éventuellement pertinente - et, plus important encore, les conséquences potentielles du non-respect de l'avis de litige.
• Des lignes directrices détaillées sur les types de documents et de matériels qui doivent être conservés, ainsi que sur les fourchettes de dates pertinentes.
• Explication au destinataire que cette obligation de conservation en vertu de l'avis de rétention ne prend pas fin tant qu'il n'a pas été notifié en tant que tel ; elle est continue.
• Coordonnées de l'avocat de l'entreprise responsable de l'émission et de l'exécution de la retenue légale. Une alternative est de fournir les coordonnées d'une autre personne-ressource interne chargée de répondre aux questions relatives à la mise en suspens du litige et de recevoir les informations pertinentes recueillies par les employés de l'entreprise.

Conséquences du non-respect d'un avis de rétention légale ?

Meilleures pratiques pour les mises en attente en cas de litige

À moins de vouloir encourir des sanctions, il est clair que toute organisation est tenue de préserver toutes les informations pertinentes dès qu'elle apprend qu'un litige ou une enquête est imminent.

Cependant, les approches traditionnelles des cales juridiques peuvent être difficiles, coûteuses et sujettes à des erreursLes entreprises ne peuvent donc pas se permettre de prendre des risques inutilement. Votre organisation a besoin d'une solution de gestion de bout en bout du processus de mise en suspens juridique qui soit défendable, cohérente et qui puisse faire l'objet d'un rapport.

Centraliser les documents

Les données et les documents pertinents peuvent être dispersés parmi un certain nombre de personnes et de systèmes, dans plusieurs départements ou sur différents sites. Cela rend la mise en conformité manuelle incroyablement difficile et coûteuse.

La bonne solution de mise en suspens légale vous permettra de centraliser vos documents et vos informations, et de les intégrer aux systèmes internes pour vous permettre d'identifier rapidement les dépositaires potentiels d'informations pertinentes, sur la base de données actualisées concernant les employés.

Automatiser les processus et créer des modèles

Sans solution automatisée, le personnel s'efforce d'identifier les dépositaires et d'obtenir les attestations nécessaires pour garantir une conformité défendable. L'automatisation de ce processus et l'utilisation de modèles de mise en suspens peuvent faire gagner du temps à votre personnel juridique, réduire leur temps de gestion des prises en charge juridiques par 75% grâce à un processus cohérent, pouvant faire l'objet d'un rapport, qui réduit également le risque de litige.

Il vous permettra de communiquer des instructions aux bons dépositaires, puis d'automatiser les rappels et les escalades afin d'assurer le respect des délais.

Une solution logicielle de gestion des litiges de premier ordre (comme, bien sûr, notre propre logiciel de gestion des litiges). LegalHold) intégrera une conception intuitive de l'UX et de l'UI pour simplifier l'ensemble du processus, maximisant ainsi l'efficacité du service juridique et des dépositaires. En seulement en quatre étapes, une équipe juridique peut créer et gérer une mise en suspens - un processus normalisé et reproductible réduisant le risque de suppression de preuves potentielles, et capable de résister à un examen judiciaire.