Automatisation des flux de travail Q&R #1 : Le bouclage infini en toute simplicité !

L'innovation commence avec nos clients. Ce sont eux qui, chaque jour, doivent faire face à des défis d'automatisation du flux de travail de types extrêmement différents. Nous apprenons des leçons précieuses en les aidant à résoudre ces défis, et nous sommes heureux de les transmettre aux autres utilisateurs de l'automatisation des flux de travail. Pour ce faire, nous publierons régulièrement des "Questions/Réponses sur l'automatisation des flux de travail" qui détailleront des problèmes et des solutions spécifiques. Voici donc le tout premier de cette série.

Contexte : Voici un défi intéressant auquel nous avons été confrontés lors de l'élaboration d'un flux de travail pour une très grande entreprise cliente. Leur processus exige qu'ils examinent chaque année une demande de conflit d'intérêts pour voir si elle est toujours pertinente et applicable.

Si l'un des détails du conflit a changé au cours de l'année, l'utilisateur devra exécuter à nouveau le flux de travail, mettre à jour l'enregistrement et l'envoyer à nouveau pour examen et traitement. S'il n'y a pas eu de changement (ou s'il n'y a plus de conflit), il lui suffit de le marquer comme tel et le flux de travail "s'achève" à nouveau pour une autre année, jusqu'à la prochaine révision annuelle. Il s'agit d'un concept de base qui peut être appliqué à un grand nombre de cas d'utilisation différents et qui peut s'avérer utile à d'autres utilisateurs de l'automatisation.

Question : Existe-t-il un moyen de boucler à l'infini un enregistrement de flux de travail afin qu'il puisse être relancé/révisé à plusieurs reprises ?

Réponse : Bien sûr ! Il existe une astuce qui vous permet de créer un flux de travail qui ne se termine pratiquement jamais. En fait, la création d'un flux de travail en "boucle infinie" est assez simple à réaliser. Il suffit de prendre l'étape finale du flux de travail et de relier une relation à l'étape initiale (ou à l'une des étapes ultérieures qui précèdent l'étape finale). La clé est de ne pas définir l'étape finale du flux de travail comme une étape "complète" - en faisant cela, vous empêcherez l'enregistrement du flux de travail de se terminer.

Au lieu de cela, l'enregistrement attendra à l'étape finale jusqu'à ce qu'il soit traité à nouveau en saisissant l'enregistrement et en cliquant sur le bouton d'envoi - ce qui n'est pas toujours la solution la plus jolie ou la plus conviviale. Le TAP nous permet de créer un message automatisé à l'étape finale pour expliquer que, si l'enregistrement doit être revu/édité/relancé, l'utilisateur n'a qu'à cliquer sur le bouton "soumettre" pour relancer le processus.

La solution consiste à utiliser la fonction de soumission automatique, qui nous permet de définir un délai de soumission automatique pour l'étape finale, ce qui permet de traiter automatiquement l'enregistrement à travers l'étape finale et de le ramener au début.

Un exemple de cette mise en œuvre serait un dossier qui doit être révisé chaque année. Une fois l'enregistrement initial terminé, il attendra dans l'étape finale jusqu'à ce que l'auto-soumission de 365 jours soit activée. Le flux de travail peut alors passer à l'étape "suivante", qui peut être une étape de révision, ou simplement revenir à la première étape du flux de travail.

Dans ce contexte, nous devons nous rappeler de configurer l'accès à notre formulaire un peu différemment que dans nos flux de travail normaux. Nous voulons utiliser les paramètres "afficher le résultat précédent" et "afficher et modifier le résultat précédent", afin de pouvoir afficher ou afficher et modifier les informations précédemment soumises. Le choix de l'une ou l'autre option dépend de l'action entreprise à ce stade particulier du flux de travail : si les informations sont simplement examinées, il est suggéré de "montrer le résultat précédent". Si les informations doivent être mises à jour, nous opterons pour "afficher et modifier le résultat précédent".

Le seul inconvénient évident de cette approche est que les enregistrements ne sont jamais clôturés, donc si c'est une exigence éventuelle, l'approche ne fonctionnera pas. Cela dit, la mise en œuvre est relativement simple, et les utilisateurs modérément expérimentés de TAP peuvent la mettre en place assez facilement.

VOUS AVEZ UNE QUESTION SUR L'AUTOMATISATION DU FLUX DE TRAVAIL ? ENVOYEZ-LA ET VOUS OBTIENDREZ PEUT-ÊTRE UNE RÉPONSE DANS UN PROCHAIN ARTICLE "WFA Q&A".