Workflow de la semaine : Rationalisation de l'examen et de l'approbation des conférences

L'automatisation des flux de travail permet de simplifier le processus d'évaluation des conférences et de finaliser l'agenda des événements de votre organisation.

Le retour aux événements en personne suscite beaucoup d'intérêt. Les conférences - comme Conférence annuelle des utilisateurs de Mitratechsont d'excellentes occasions de découvrir les dernières tendances de votre secteur, d'obtenir des conseils et des astuces pour optimiser les plates-formes que vous utilisez déjà et de nouer des contacts avec des experts du secteur. Mais le processus de participation aux conférences n'est pas toujours simple : comment respecter le budget, obtenir les autorisations nécessaires et lancer le processus de planification ?

Les processus d'approbation des conférences ne sont pas toujours normalisés au sein des départements, et même lorsqu'ils le sont, en l'absence de réglementation, les évaluations peuvent devenir trop ad hoc ou subjectives. Outre le coût des conférences et le nombre total de conférences auxquelles le candidat a participé jusqu'à présent, le processus de sélection doit également prendre en compte les éléments suivants : 

• Intentions - Les membres de votre équipe participent-ils à la conférence pour apprendre à tirer parti de votre produit, pour acquérir une expertise sur les nouvelles fonctionnalités ou pour s'informer sur les dernières tendances afin de s'assurer que votre département reste à la pointe du progrès ? Il est indispensable de connaître les principaux objectifs de votre organisation pour déterminer si la conférence constitue ou non un investissement stratégique. 
• Opportunités et préparation- Avez-vous des entretiens avec des clients ou des vendeurs qui correspondent au public de cette conférence ? Vous a-t-on demandé de présenter un leadership éclairé sur vos récentes réalisations ? 

Avant de donner le feu vert ou le refus aux participants potentiels, le processus d'évaluation doit prendre en compte toutes sortes d'informations changeantes et nébuleuses. Par exemple, l'approbation du budget du département pour la participation à la conférence est parfois aggravée et rendue plus complexe par l'obtention des approbations nécessaires pour les interviews ou la participation au leadership éclairé. Une approbation supplémentaire du contenu est toujours une bonne idée lorsque les participants prévoient de partager leurs propres histoires sur une scène afin de s'assurer que les pistes de discussion des participants ne divulguent pas d'informations concurrentielles ou d'informations sensibles. Après tout, ce qui se passe lors d'une conférence ne reste pas nécessairement à la conférence, même si elle se déroule à Las Vegas. 

Bien que cela semble être une grande quantité d'informations à traiter par les gestionnaires eux-mêmes, automatisation du flux de travail simplifie le processus tout en réduisant les risques d'erreur. En construisant un flux de travail qui prend en compte toutes les informations relatives au rôle, au coût, au lieu et à l'objectif de la conférence, les approbations peuvent être automatisées pour les solutions évidentes et s'engager dans d'autres voies pour les solutions possibles.

Ceux qui espèrent prendre la parole lors d'une conférence, par exemple, peuvent être dirigés vers un flux de travail qui télécharge automatiquement leurs dossiers de réflexion à l'équipe interne de marketing pour révision et conception graphique. Quant à ceux qui souhaitent travailler en réseau, ils sont dirigés vers un flux de travail qui recueille leurs objectifs spécifiques en matière de réunions et de nouveaux contacts. Après la conférence, des rappels automatiques peuvent être programmés pour s'assurer que ces objectifs sont utilisés à bon escient. 

L'automatisation des flux de travail est un excellent moyen de s'assurer que les bonnes personnes assistent aux conférences et que leur participation se déroule sans heurts. Les flux de travail plus complexes peuvent même déclencher des rappels supplémentaires pour s'assurer que les dépenses connexes sont traitées rapidement et efficacement par le système interne de l'entreprise, y compris des rappels pertinents pour les frais d'hôtel et d'avion. 

L'examen des conférences comporte de nombreux éléments mobiles, mais grâce à l'automatisation du flux de travail, ces éléments peuvent être intégrés dans un cadre plus large qui donne la priorité aux objectifs de l'entreprise et du service. 

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