Workflow de la semaine : Rationalisation de l'évaluation des risques dans le cadre de l'intégration des partenaires

L'une des raisons pour lesquelles les partenaires peuvent prendre plus de temps à s'engager ? Ils peuvent être considérés comme risqués. Il se peut que, par le passé, ce partenaire n'ait pas été en mesure de respecter les termes du contrat, ou qu'il ait des bureaux dans une région politiquement instable. Les bureaux situés dans des endroits où le gouvernement local a accès à leurs données ou à leurs brevets, par exemple, peuvent également être considérés comme plus risqués. Ces partenaires doivent faire l'objet d'un examen plus approfondi, être suivis par les cadres supérieurs du partenaire, ou être rejetés. 

Lorsque des partenaires à risque passent par le processus d'intégration sans que l'équipe partenaire ne soit avertie, c'est l'équipe partenaire elle-même qui est mise en danger. Plus important encore, leur statut "risqué" ralentit souvent le processus et l'équipe, car les détails et les prochaines étapes sont réglés de manière ad hoc. Grâce à l'automatisation du flux de travail, les partenaires à haut risque seront rapidement rejetés sur la base de critères approuvés, et les partenaires à risque moyen à élevé seront transmis aux responsables pour qu'ils s'en occupent. En fonction du type de risque et de l'importance du risque, ces relations seront triées et envoyées automatiquement à la personne chargée de résoudre le problème, qu'il s'agisse d'un gestionnaire de partenaires ou d'un membre de l'équipe juridique ou de l'équipe chargée des risques.  

L'intégration des partenaires a de nombreux points communs avec l'accueil des employéset, comme pour l'accueil des employés, elle peut être considérablement rationalisée et améliorée grâce à la technologie automatisation du flux de travail. Mais contrairement à l'intégration des employés, qui commence au moment de l'embauche, l'intégration des partenaires implique une évaluation des risques. Ce n'est qu'après avoir passé l'évaluation des risques que l'onboarding peut commencer à battre son plein. 

Savoir ce qui constitue un risque peut s'avérer particulièrement délicat sur une base ponctuelle, et sans l'automatisation du flux de travail, il est sujet à l'erreur humaine. Sans un flux de travail en place qui calcule le risque sur la base des facteurs disponibles, savoir quels partenaires sont à risque est un coup d'épée dans l'eau. Mais avec un outil de plateforme robuste, les différentes variables qui conduisent à un résultat à haut risque peuvent être calculées automatiquement en amont, sans que personne dans votre équipe ne sorte sa calculette. Le flux de travail prend en compte une combinaison de facteurs pour calculer un "score de risque", qui détermine la suite à donner au partenaire en question. Parmi ces facteurs, citons 

• Localisation
• Histoire précédente
• Taille de l'entreprise
• Restrictions légales

Lorsque les partenaires passent l'évaluation des risques avec brio, le reste du processus d'intégration peut se dérouler facilement. Un formulaire d'évaluation des risques permettra aux partenaires à faible risque de passer rapidement à l'étape de l'intégration, en leur fournissant le contrat, le MSA et/ou le NDA appropriés, en leur donnant accès au portail des partenaires et en s'assurant qu'ils disposent des informations d'identification pour les systèmes auxquels ils ont besoin d'accéder. Certaines plateformes de workflow permettent même de lancer des workflows supplémentaires à partir du workflow mère : par exemple, l'évaluation des risques peut être intégrée dans un workflow d'onboarding par ailleurs autonome. 

Les partenaires plus risqués, quant à eux, peuvent être orientés vers des voies d'escalade automatiques, où des experts du partenaire ou de l'équipe de gestion des risques supervisent et confirment la meilleure approche. Les résultats sont reproductibles, défendables et peuvent être mis à jour ou reconfigurés à mesure que l'équipe partenaire s'adapte à de nouvelles situations. 

L'automatisation des flux de travail est appréciée pour la gestion des processus répétitifs, manuels et sujets aux erreurs - l'intégration de n'importe qui à n'importe quel moment sera toujours un excellent cas d'utilisation pour les flux de travail. Mais le workflow est aussi un outil incroyablement puissant pour gérer les cas limites qui entourent les processus les plus courants. Il peut non seulement gérer simultanément un grand nombre de cas d'intégration, en posant les bonnes questions en fonction des entrées précédentes et en envoyant les informations aux bons acteurs, mais c'est aussi un excellent moyen de gérer les cas dont la complexité est reproductible, comme les évaluations des risques.