La gestion des contrats implique un suivi constant.

Les entreprises qui ne surveillent pas leurs contrats à l'aide d'un système centralisé s'exposent à des risques inutiles et à une augmentation des coûts. Par exemple : en moyenne, 3% des contrats de fournisseurs sont renouvelés sans que le client en ait eu l'intention.

Pour éviter non seulement ces coûts mais aussi les coûts associés à la non-conformité, les entreprises devraient évaluer l'utilisation d'un système automatisé de gestion des contrats pour les aider à gérer les contrats et les documents contractuels dans l'ensemble de l'organisation.

Gestion efficace des contrats : centralisation de toutes les données et de tous les documents

Une solution centralisée de gestion des contrats et des documents ne vous épargnera pas seulement des dépenses inutiles ; elle présente plusieurs autres avantages, notamment l'historique des audits, le référentiel central, les alertes automatisées, l'automatisation des flux de travail, l'historique des versions, le contrôle de la sécurité et l'évolutivité des processus. Cette centralisation est particulièrement essentielle pour la gestion des contrats avec des fournisseurs tiers, qui peuvent exister au sein d'une organisation dans différents services. Le fait de disposer d'une image unique et claire de l'ensemble du cycle de vie des contrats évitera à l'organisation des maux de tête incroyables (et potentiellement coûteux !) à l'avenir.

Les avantages d'une solution centralisée de gestion des contrats

Avec une solution centralisée de gestion des contrats et des documents, les avantages sont évidents et le retour sur investissement est quasi immédiat.

Historique de l'audit : Éliminez l'effort impossible d'identifier qui a apporté des modifications à un accord en suivant l'ensemble du cycle de vie du contrat au sein d'un système centralisé.

Dépôt central : Au-delà de l'historique des audits, les employés disposent d'un emplacement simple, central et consultable pour tous les accords avec les fournisseurs et les documents justificatifs.

Alerte automatisée : Ne manquez plus jamais une clause contractuelle ! Utilisez une fonction d'alerte pour être informé des informations relatives aux clauses contractuelles. Il peut également être nécessaire d'obtenir périodiquement des documents liés au fournisseur, tels que l'attestation d'assurance du fournisseur.

Automatisation des flux de travail : Certains contrats peuvent faire l'objet d'un flux de travail défini et d'un processus d'approbation impliquant plusieurs départements. Un système de gestion des contrats avec automatisation du flux de travail permet de suivre l'approbation des différents services.

Historique des versions : Chaque fois qu'un contrat ou un document est revu et édité, une nouvelle version est générée. Il est pratiquement impossible de suivre cette progression sans un flux de travail automatisé permettant d'afficher l'historique des versions.

Contrôle de sécurité : Les contrats et documents sensibles ne peuvent être contrôlés s'ils sont acheminés par courrier électronique. Le fait de disposer d'une solution centralisée vous permet de limiter les personnes autorisées à consulter des contrats et des documents spécifiques.

Évolution du processus : Les organisations s'adaptent et se développent au fil du temps. La modification d'un processus qui n'est pas automatisé pose un ensemble unique de défis commerciaux. Une solution centralisée vous permettra d'améliorer votre processus au fil du temps.

Solutions

La complexité de l'augmentation des besoins en fournisseurs tiers tout en faisant face à une surveillance réglementaire croissante a rendu obsolètes les processus et les outils traditionnels de gestion des contrats. Pour atténuer de manière rentable les risques et l'exposition potentiels, les entreprises se tournent vers des solutions logicielles de pointe.

Gestion du risque fournisseur

Une solution de gestion des risques liés aux fournisseurs, comme celle de Mitratech VendorInsightLa solution de gestion des contrats et des documents d'entreprise, automatise, centralise et simplifie le processus de gestion des contrats et des documents. Grâce à des outils tels que le flux de travail, les alertes contractuelles personnalisables, la classification et la gestion des documents, les équipes gagnent en transparence tout au long du cycle de vie des contrats et améliorent la collaboration avec les parties prenantes, tant internes qu'externes.

Gestion de la conformité et des obligations

Une solution de gestion de la conformité et des obligations, comme celle de Mitratech CMO utilise une interface simple et intuitive pour permettre aux employés et aux auditeurs d'être proactifs dans la gestion des incidents et des audits, y compris les obligations contractuelles, les contrôles, les enquêtes et les rapports de non-conformité. Signalez facilement les incidents, comprenez vos obligations - tant internes qu'externes - et améliorez continuellement vos performances en matière de conformité.

Automatisation des flux de travail

Une solution d'automatisation des flux de travail de premier ordre comme celle de Mitratech TAP est facile à adopter et à utiliser, et offre un retour sur investissement quasi immédiat car il permet de personnaliser les formulaires et les processus, de réduire les erreurs, d'accélérer les flux de travail, de renforcer la collaboration et d'assurer l'archivage automatisé et l'intégration de la signature électronique.

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Découvrez comment mettre en œuvre les bonnes stratégies et tactiques pour gérer les risques liés aux fournisseurs et à la chaîne d'approvisionnement.

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