Améliorer la flexibilité opérationnelle grâce à la gestion des risques sur tableur

Les feuilles de calcul Excel restent un outil populaire pour soutenir toute une série de processus d'entreprise. Grâce à leur puissance, leur flexibilité et leur grande disponibilité, les utilisateurs s'attaquent souvent à des problèmes commerciaux urgents, alors même que les applications d'entreprise qui les remplaceront sont en cours de développement, de test et d'approbation.

Une fois déployé, ces feuilles de calcul peuvent faire partie de l'activité courante, former une clé, mais incontrôléLes données sont des éléments essentiels des processus vitaux. Les erreurs dans les feuilles de calcul, les modifications non planifiées et les liens de données rompus peuvent exposer une entreprise à de multiples risques opérationnels, commerciaux, juridiques, de réputation ou réglementaires.

Gestion efficace des risques liés aux feuilles de calcul permet aux organisations d'utiliser l'application préférée de leurs utilisateurs, tout en conservant le même contrôle, la même transparence et la même vérifiabilité que dans les systèmes informatiques de l'entreprise.

Utiliser l'automatisation pour améliorer la gestion des risques des feuilles de calcul

La flexibilité des entreprises, c'est-à-dire leur capacité à réagir rapidement aux opportunités et aux menaces, est un élément essentiel de l'économie. valorisé par toutes les organisations. Les tableurs sont généralement utilisés pour des solutions flexibles à court terme, mais ils restent souvent utilisés bien plus longtemps que prévu. En fin de compte, ils peuvent devenir partie intégrante des processus clés de l'entreprise, couvrant les rapports aux actionnaires, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la gestion des risques, la gestion financière, la gestion des actifs et bien d'autres choses encore.

Si les feuilles de calcul sont excellentes pour consolider et manipuler des données, calculer des résultats et les exporter sans problème, l'absence de contrôles pose un problème pour normes de transparence, d'adéquation et de gouvernance que les gestionnaires, les parties prenantes et les régulateurs attendent désormais.

L'absence de propriété claire des fichiers, l'absence de processus de contrôle et d'approbation des modifications, l'incapacité à identifier les données manquantes, les liens rompus avec d'autres applications et d'autres problèmes ? Ces problèmes peuvent passer inaperçus et avoir un impact rapide sur l'entreprise. Même si les problèmes ne l'utilisation de feuilles de calcul non contrôlées. sera certainement examinée à la loupe par les auditeurs internes et externes et par les régulateurs, le cas échéant.

L'automatisation de leur gestion est un moyen efficace d'améliorer la gouvernance au même niveau que les applications informatiques de l'entreprise. Cela permet de mettre en place un cadre pour soutenir pleinement ces applications, tout en aidant à faire migrer leur fonctionnalité vers des applications informatiques d'entreprise entièrement contrôlées.

Trois étapes pour gérer les risques liés aux feuilles de calcul

Si les feuilles de calcul sont extrêmement utiles, il est essentiel d'en atténuer les risques, ce qui passe par trois étapes :

1 - Trouver les feuilles de calcul

Analyser l'ensemble de l'entreprise, ou un sous-ensemble de systèmes, afin d'identifier les feuilles de calcul qui font partie des processus de base de l'entreprise.

Les capacités d'analyse approfondie vous permettent d'identifier conditions spécifiques qui font partie de ces processus. Cela vous permet de trier un petit nombre de feuilles de calcul parmi les milliers d'autres qui ne sont pas directement pertinentes pour les applications de base de l'entreprise.

2 - Créer un inventaire des feuilles de calcul critiques

Une fois que les feuilles de calcul clés ont été identifiées, on peut leur donner une place dans l'espace de travail. un inventaire centralisé qui assure la transparence des fichiers essentiels aux processus de base, en signalant leur propriétaire, leur emplacement dans l'entreprise et leur importance. Cela permet aux employés d'utiliser normalement leurs feuilles de calcul sans interruption, tout en offrant une visibilité totale à la direction.

3 - Contrôler et réviser de manière proactive les feuilles de calcul essentielles à l'activité de l'entreprise

Une fois les principaux domaines critiques du tableur établis et gérés, surveillez-les pour détecter les changements au fur et à mesure de leur utilisation ou de leur mise à jour. Il peut s'agir d'ajouter des cellules ou des feuilles de calcul, d'intégrer des sources de données ou des liens supplémentaires, ou de créer de nouveaux calculs. Les erreurs peuvent également être rapidement identifiées, et l'historique de toutes les modifications est visible pour un examen complet et un audit possible.

Ces étapes apportent le même niveau de contrôle que celui que l'on trouve dans les systèmes d'entreprise. Tout en permettant aux utilisateurs de continuer à utiliser leur application de bureau préférée et la plus flexible.

Solutions

Mitratech propose une gamme de solutions puissantes, éprouvées et flexibles pour la gestion des risques des feuilles de calcul et la gestion des risques de l'entreprise. autres de conformité, ce qui permet une surveillance et un contrôle complets et rentables.  Voici ce qu'ils proposent :

Gestion des politiques

Une solution de gestion des politiques comme celle de Mitratech PolicyHub permet de gagner du temps et de l'efficacité, et contribue à une gestion efficace de la règle Volcker en améliorant l'efficacité opérationnelle et en supprimant les complexités de la gestion des politiques et des procédures, afin que vous puissiez mettre en place un programme de conformité éthique et défendable.

Gestion de la conformité et des obligations

Une solution de gestion de la conformité et des obligations, comme celle de Mitratech CMO utilise une interface simple et intuitive pour permettre aux employés et aux auditeurs d'être proactifs dans la gestion des incidents et des audits, y compris les obligations de la règle Volcker, les contrôles, les enquêtes et les rapports de non-conformité. Signalez facilement les incidents, comprenez vos obligations et améliorez continuellement vos performances en matière de conformité.

Gestion informatique EUC/Shadow

Un outil automatisé comme ClusterSeven vous permet de découvrir, de surveiller, d'examiner et d'auditer de manière proactive les modifications apportées aux feuilles de calcul des applications des utilisateurs finaux et à d'autres actifs de données " Shadow IT " cachés dans votre entreprise. Obtenez une une vue centralisée de l'utilisation des feuilles de calcul critiques à l'échelle de l'entreprise, un système de gestion de l'information et un système de gestion de l'information.évaluer les feuilles de calcul critiques et les classer par ordre de priorité, et pransmettre à la direction et aux auditeurs la transparence de vos dossiers les plus importants.

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