Cas d'utilisation de l'automatisation des flux de travail

Ordres restreints sur les produits de base

Défi

Automatiser les processus de commande de produits à usage restreint tels que les produits chimiques, les animaux de laboratoire, les matériaux d'infrastructure, les équipements spéciaux et d'autres articles désignés.

Solution

• Les formulaires en ligne en libre-service invitent les utilisateurs à rédiger des demandes de commande complètes et exemptes d'erreurs.
• Les formulaires peuvent informer les utilisateurs qu'ils passent une commande pour des articles soumis à restriction.
• La commande est automatiquement acheminée en vue d'un examen approprié.
• Un agent d'achat reçoit une notification automatique pour examiner la demande.
• Si nécessaire, la demande peut être transmise au responsable du demandeur (et/ou à d'autres gardiens) pour approbation.
• Les formulaires et les flux de travail sont facilement conçus et édités à l'aide de l'interface intuitive de TAP.
• Si nécessaire, les demandes soumises ou approuvées peuvent également être acheminées par la comptabilité et la réception ou par d'autres départements.

Avantages

• L'automatisation du processus de demande garantit la sécurité et la gouvernance des produits soumis à restrictions tout en accélérant les commandes grâce à la réduction des erreurs et des retards.
• La réduction des erreurs et l'augmentation de l'efficacité permettent de réaliser des économies.
• Le tableau de bord central offre une visibilité et un suivi étroit de toutes les demandes d'achat, y compris les articles réglementés.
• L'archivage centralisé des données relatives au flux de travail permet un examen immédiat ou historique de cette demande et d'autres, et contribue à la mise en conformité avec la loi Sarbanes Oxley.