法律运营优化的 7 个要点，第二部分

正如我们在这两篇文章的第一部分中指出的，法律运营优化现已成为企业法律部门的一项任务。 他们和其他业务部门一样，都要接受关键绩效指标的衡量。因此，最大限度地提高法律运营部门的效率和生产力对他们来说是非常重要的。

我们介绍了法律运营优化可以为企业带来最大价值的三个重要领域，并详细说明了技术如何成为解决方案的一部分。因此，在此不再赘述，以下是法律运营领导者应推动优化的四个重要领域。

通过快速访问历史知识和律师事务所通信，建立单一真相源

随着整个组织所拥有的信息资产类型不断增加，从法律文件、Word 文档、PDF 文件、视频、电子表格到电子邮件等等，对这些资产的控制、管理和治理已成为一项日益严峻的挑战。

找到正确的解决方案来解决或尽量减少这些挑战，并充分利用相关机会，是许多组织正在追求的目标。

那么，在数字足迹不断增长的世界里，这样的解决方案从何入手呢？首先要了解有哪些数据资产。许多不同的渠道将不同类型的信息采集并处理到不同的存储库中，从而导致数据重复。

解决方案

为了更有效地管理维护所有这些信息的过程并确保其一致性，最简单的解决方案就是将所有数据保存在一个单一的存储库中。这个存储库可以作为组织的数据中心，提高存储效率，最大限度地减少重复，并为维护和加强数据安全提供更简单的结构。

集中存储数字化资产将带来多重好处。其中之一是什么？减少存储所有纸张的需要。根据 Iron Mountain 的数据，企业将 5%的预算用于归档。装满一个四屉文件柜需要花费 25,000 美元的人工和材料费，每年仅维护费用就需要 2,000 美元。

了解数据：在整理和构建数据之后，下一个障碍就是要准确了解所保存的数据内容以及保存方式是否正确。相关法规规定，数据保存时间不应过长，数据应予以删除，或出于法律原因予以保留，且在需要时绝不能删除。单一存储库应提供正确保留数据的机制，在结构化存储库中保存数据可简化管理流程。

然而，这只有在了解所保存数据的情况下才会有效。传统上，文件管理系统非常擅长让企业了解现有的数据，但并不擅长分析数据中的缺口。您是否拥有最新的文档？您是否拥有执行流程所需的数据？当一个流程需要多份特定类型的文档时，您是否有足够的文档？

因此，采用一种能够提供所持数据相关信息的系统就显得尤为重要，它不仅能让各个流程更有效地运行，还能提供有关组织内数据管理方式的高级合规性概览。

好的内容管理解决方案/单一真相源是什么样的？

要实现单一信息源，您需要一个有效的内容管理解决方案。内容管理是对任何格式的任何类型的信息进行收集、检索、交付、治理和全面管理的过程。法律部门的有效内容管理包括

• 集中存储和跟踪文件、事项和案件信息。
• 开箱即用的功能，可将文件与单个事项或事项类型相关联。
• 严格的安全措施；只有被指派处理相关事务的人才能查看、查阅或复制某些文件。
• 全文搜索，便于查找和检索内容。
• 版本控制，让你在正确的时间只看到正确的版本。
• 支持所有文档和格式类型，包括视频和音频。
• 能够存储标准表格、信件和报告的模板。
• 增强个人用户的能力，让他们能够轻松查找和消费内容，而无需考虑从哪里查找。
• 能够轻松打包与事项或发票相关的各种文件。

提供一种简便的方法，将文件和电子邮件与事项相关联/附加到事项中

企业信息对于企业的高效运营甚至生存都至关重要。为客户服务、信息披露、审计或监管合规目的而进行的即时访问至关重要。

问题在于，关键业务信息可能包含在大量的孤岛中，如业务应用程序、电子表格、文字文档、扫描文档、报告、照片、报表和文本文件等。在上一节中，我们重点讨论了 "单一真实来源 "内容的挑战，但在这里，我们需要扩大范围，重点讨论如何在通信中保持单一真实来源。

问题：数据被孤立和封存

如今，关键业务数据往往是在电子邮件和电子邮件附件中创建、共享和存储的，或者只存储在最终用户的设备中。当这些通信被孤立地保存在个别律师或员工的台式电脑或其他数字设备上时，更大的团队可能无法访问关键信息。

IDC 发现，由于缺乏集中索引或资产库，使用纸质工作流程的专业人员在搜索信息方面花费的时间高达 35-50%。遗失或难以定位的信息不仅效率低下，而且成本高昂，由于企业在法律上有义务保护个人信息的安全，因此更是如此。如果做不到这一点，就会受到监管部门的处罚。

业务挑战？

• 将所有类型的企业信息资产（无论其来源如何）安全地采集、存储和管理到一个中央安全数字存储库中。
• 提供即时搜索和检索功能以及审计跟踪（谁在什么时间查看了什么内容等）。
• 实施并执行审计跟踪和保留政策，以满足内部、行业、法律和合规要求。

解决方案

对于法律专业人士来说，时间是宝贵的。用户采用率是法律技术投资回报最大化的关键。为了确保电子邮件和文档在法律事务单一真相源中得到一致的存储和关联，必须与律师最常用的系统（最常见的是 Microsoft Outlook® 和 Microsoft Office®）进行集成。

有了这种类型的集成，您的律师就可以简单地将收件箱中的项目拖放到法律管理解决方案中的法律事务中。这样可以简化和加快工作流程，同时避免内容重复、

与捕获电子邮件内容和附件同样重要的是电子邮件中的元数据。邮件来自谁？何时发送？抄送了谁？等等。这些信息可能与讨论的主题一样重要。为了有效地使用它，用户应该能够轻松地从 Outlook 中搜索事项，以确保保存的项目来源正确。

使用律师习惯使用的系统完成的管理任务越多越好。MS Office 集成与其他形式的文档管理和归档一样重要，它使用户比以往任何时候都更容易访问和控制文件和任务，同时充分利用现有的软件技能。

与 MS Office® 集成，将生成和管理法律文件的时间减少 20%。

法律技术的最终用户平均每周在不同的应用程序之间切换、浏览屏幕和重新输入信息时会浪费 30 到 60 分钟。将一年中所有法律人员花费在这些方面的时间加起来，你就会发现你在低价值工作上进行了大量投资。办公套件集成减少了时间损失，提高了部门运营效率。

提高部门法律支出预算/预测的可预测性

许多法律团队都面临着在业务增长的同时控制支出和保持工作质量的压力。为此，团队需要获得整个法律部门的能见度，并推动律师员工完成更多高价值的工作。

如果贵组织将任何工作外包给外部法律顾问公司，那么要想控制成本、了解每家律师事务所提供的真正价值，以及了解成本与结果之间的权衡，支出管理绝对是必不可少的。更不用说对预算和法律支出拥有控制权和前瞻性了。

解决方案

什么是支出管理？
从本质上讲，一个好的支出管理软件产品可以提供一个简化的、易于查看的门户，使企业法务部门能够全面监督其外部法律顾问支出和其他法律费用。

支出和供应商管理的另一个基本要素是什么？电子账单。电子账单能带来多少投资回报率？拥有强大电子账单解决方案的公司在三年内可减少 5-10% 的法律支出。

支出管理有哪些好处？仅举几例：

• 通过外部顾问减少并控制法律开支。
• 按时间段或事项阶段跟踪和报告事项预算。
• 自动要求公司在开始工作前设置预算、计时员配置文件和费率信息，并在单一信息源内跟踪您的协议
• 跟踪应计项目和实际项目，同时每个必要的人员都会收到里程碑通知，以保持目标的实现。
• 保持对账单所有修改的自动审计跟踪，包括批准、审查、调整和拒绝
• 通过可视性和报告优化公司和计时员的选择，从而实现长期评估。

加快合同审批、NDA 和其他流程并提高其效率

对于各地的法务团队来说，合同审批流程是众所周知的资源消耗。但各种重复的法律运营流程才是真正的罪魁祸首。

例如，如果一名时薪 50 美元的员工在每个工作日花半小时撰写五份通知，提醒他人审核联系人，那么一年下来，您只需为一名员工的重复性工作支付 6,000 美元。而且你可能有不止一个人在做这项工作，对吗？

例如，在NDA 处理等常见任务中，律师本身不得不审查和批准文件，而这些文件可以作为自动提交和审批路由工作流程的一部分轻松实现数字化，从而将律师解放出来，从事更有利可图的工作。

文件处理是另一项耗费法律团队大量时间和金钱的重复性人工任务。IDC 称，工作人员浪费了 21% 的时间来寻找丢失的文件或处理其他与文件相关的问题。

解决方案

令人欣慰的是，法律团队现在可以使用基于云的工作流程自动化解决方案，对许多纸质或人工任务进行数字化改造。自动化自助服务工作流程（如 NDA）比人工流程快 7 倍，效率高 15 倍，合规率达 100%，投资回报率高达 400%。

工作流程自动化可涉及的法律运营领域包括

• 用户可随时随地访问标准化/自我指导的 NDA（或其他表格，如服务请求），并自动进行路由，从而减少法律人员昂贵的内部审查。
• 合同开发和生命周期等更复杂的流程可以实现自动化和定制化，以达到最佳性能。
• 企业现在可以大规模管理流程，甚至跨全球网络。
• 自动化消除了错误和延误，带来更快、更可靠的用户体验。
• 甚至在法律部门之外也可以设计工作流程，将法律和合规方面的最佳实践嵌入其他部门。
• 每个工作流程都可自动备份到安全的云存档，便于审计、管理和合规访问。
• 电子签名集成使安全审批标准化。

法律工作流程自动化带来的部分投资回报？

• 电子签名集成：一个典型的中型企业法律团队通过使用电子签名功能简化审批流程，每周节省 7 万美元，每年节省 360 万美元。
• 节省材料：使用纸张的成本可能是购买纸张价格的 13 到 31 倍，而美国一名普通办公人员一年的用纸量为10,000 张。
• 安全与存档：因为将文档备份到安全的云服务器既简单（又经济），合规性跟踪和灾难恢复比使用物理存档要容易得多。
• 减少对 IT 的依赖：最好的法律工作流程自动化解决方案是 SaaS 产品，即插即用，易于采用并与现有系统集成。这大大降低了对 IT 参与的需求和成本，并省去了专用内部硬件的费用。
• 人才优化：一项研究发现，与使用自动化相比，一名高级律师每周只需手动准备三份文件，每月就会浪费 1350 美元的计费时间。
• 鼓舞士气，留住人才：以效率取代繁琐，有助于人们专注于更重要的任务，并在工作中感到更有成就感。Adobe 的研究发现，81% 的美国办公人员将最新技术视为保持工作快乐的关键因素，原因之一就在于此。