合同要求
合同要求

什么是合同管理?

Steven O'Donnell |

有效和高效地管理合同是法律部门存在的核心。当然,这些合同(以及它们所确保的关系)对法律部门所服务的公司的存在也很重要。

如果做得不好,合同管理可能会导致你的公司错过交易,因为它不能迅速行动,落后于竞争对手,并努力争取加入急需的供应商。

另一方面,有效的合同管理可以穿过繁文缛节,保护收入,对机会作出快速反应,并推动法律部门以现代商业速度前进--也就是说,每天都在加快。

那么只是什么 合同管理?

简单地说,合同管理是对来自供应商、合作伙伴、客户和任何其他伙伴关系的合同在其整个生命周期的管理。

如果做得好,合同管理可以推动效率、价值和法律成本的节约。如果做得不好,它可能会使你的公司面临风险,落后于你的行业同行,并浪费律师宝贵而昂贵的时间。

当你有一个有效的合同管理方法时,你可以实现一些好处?

你的公司可以:

  • 更快地进行收购和兼并
  • 更有效地接纳新的供应商和技术
  • 促使法律部门大幅节约成本并创造价值

"有效的合同管理最终可以创造一个强大的商业关系,并为长期的更大利润率铺平道路,但只有在管理正确的情况下,"。 商业新闻日报 写道.

今天,合同管理过程面临许多挑战:

  • 如果做得不好,这将是一个冗长的、令人困惑的过程。
  • 缺乏标准化的流程和模板
  • 缺乏明确的咨询对象和签字权。
  • 缺乏改善合同管理的报告能力和洞察力
  • 低效的手工流程使公司面临风险

"由于对收入和支出的重视,合同在很大程度上影响了企业的盈利能力。当一份合同的措辞不当时,一个组织可能会因为他们缺乏资源来识别一个简单的技术性问题而损失无数的美元," 商业新闻日报》说。

这就是为什么在合同的整个生命周期内对其进行良好管理是如此重要。

合同管理技术如何帮助

合同管理确保你的请求每次都能到达正确的人手中,并通过正确的渠道。

正确的技术如何能帮助解决今天围绕合同的挑战?

  • 通过缩短执行合同的时间
  • 通过标准化流程并自动执行合规性
  • 通过为所有与合同有关的事情提供一个中央枢纽
  • 通过分配任务,自动发送里程碑和续约日期的电子邮件提醒,并跟踪合同完成情况
  • 通过创建动态的、可重复的模板并保持版本控制
  • 通过提供一个一致的外包给外部律师的程序

拥有合适的专业人士来管理合同往往是不够的。这些员工需要正确的流程和软件来满足日益增长的合规和分析需求。

一个合同管理解决方案应该使法务部能够清楚地定义和分配合同的审批人,并遵循合同管理的生命周期,自动执行最佳实践。毕竟,当法务部能够推动更快的合同执行时,企业能够推动更快的成功。

有效的合同管理是什么样子的?

有效的合同管理始于合同管理的生命周期...

合同管理的生命周期

概括地说,这个生命周期包括三个阶段:

  1. 创作
  2. 执行
  3. 行政部门

让我们把这些东西再细分一下。

第一阶段:创作

创建阶段涉及建立初始合同所需的四个步骤,包括:

  1. 政策和程序
  2. 要求
  3. 追踪
  4. 创作

政策和程序

在合同管理生命周期的这一阶段,第一步是建立政策、程序和流程,这些政策、程序和流程应该在合同工作之前就已经到位。毕竟,如果没有这些,合同管理往往会成为一个混乱的局面。

"当你没有一个涵盖你要做的事情的路线图时......如果你愿意的话,就很难把猫赶走,而且不一致会造成更大的业务问题。" 布莱恩-麦戈文--前法务部首席数据官,现任Mitratech执行董事-- .

以下是公司在进一步进入合同管理生命周期之前应该确保他们能够回答的几个问题:

  • 谁应该在哪些合同上工作?
  • 法律部门以外的哪些利益相关者需要参与?
  • 对不同价值的合同是否有不同的程序?
  • 谁应该负责确保与不同合同相关的风险得到确认和缓解?

归根结底,法律团队在尝试用技术管理合同之前,需要对整个合同管理和审批流程进行规划。

让我们看看这在现实世界中是如何发挥的一个例子。

绘制一个更有效的流程图

一家消费品公司在转向合同管理解决方案之前面临着几个挑战。他们意识到如果没有一套合同标准和基本准则,他们的合同是不一致的,而且没有人知道从哪里开始管理合同。这不仅造成了混乱,而且使他们的公司面临着风险。

他们是如何解决这个问题的?

该公司实施了一个 明确的合同政策 有了相应的程序,并制定了流程图。这使他们能够不断提高他们的流程效率,并培训关键的利益相关者。 管理合同的方式。

结果呢? 在一个坚实的流程图、清晰的程序和正确的技术的帮助下,他们的团队将他们的合同管理流程从手工和混乱转变为自动化和高效。他们的团队现在清楚地理解了合同管理背后的最佳实践和商业原则。他们现在已经为合同管理生命周期的下一步做好准备--处理合同请求。

要求

如果没有正确的系统,合同请求很容易被送错人,被忽略,或缺乏必要的信息。一个植根于最佳实践的合同管理系统应自动确保合同请求被送到正确的人手中,包含处理每个请求的正确信息,并确保外部请求可以被安全地处理。

这里有一个 例子 来说明这个问题。

问题是什么? 一家软件平台供应商内部的法律、安全和IT部门需要一种更好的方式来管理与新软件请求相关的合同,并对该过程的每一步有可视性(和合适的人)。该公司需要一种方法,使其他部门能够安全有效地同时提交合同请求,以提高效率和简化风险。

通过工作流程自动化和在合同管理系统中开放这些请求,使公司能够缩小差距,减少这一过程中可能使我们公司面临风险的人工错误。这种组合为法律部门创造了一个完美的环境,不仅可以管理风险,还可以推动其他各种流程的创新、效率和数字化转型。

追踪

如果你经常使用手工流程处理合同(想想看电子邮件和电子表格),你有可能会花很多时间来跟进合同在生命周期过程中的位置。

你可能花了大部分的钱:

  • 给审批人发电子邮件,确保他们审查并签署合同草案的每个迭代,或最终合同
  • 通过电子邮件、电话或开会来追踪和了解合同和审批所需的缺失信息
  • 回应申请者关于其合同情况的询问
  • 通过不同的电子表格手动跟踪反应、批准、注释等。

这仅仅是个开始;你可能正在进行一打(至少是!)其他手动任务,每次有新的合同进来,你都必须重复。这些问题对于全球化的公司来说更为严重,因为世界各地的流程参与者需要实时了解合同的状态,而不能等待电子邮件。

这些手工作业不仅耗时而且效率低下,而且试图手工跟踪所有的东西会使你的公司暴露在风险之中。

"如果我们没有及时抓住某些事情,不知道会有什么后果。" Mitratech公司的律师助理Chandler Bingham说。

想象一下,如果你的公司忽略了一个事实,即一份合同没有包括某些安全协议,没有遵循某些监管标准,或者给供应商的合同价值超过了部门对该合同的预算,那么所涉及的风险是什么?这种疏忽的商业后果可能被证明是毁灭的,或者至少是昂贵的。

最终,合同管理应该通过自动化人工流程、通知和跟踪,并减少沿途的人为错误的可能性,来帮助关闭这种风险的漏洞。

创作

合同管理的创建阶段的最后一步是编写实际的合同。

当这一步骤完成的效率不高,没有使用明确定义的模板和标准化的条款时,很容易忽视可能的风险,也没有在合同中找到你需要的正确条款。

提供预先批准的模板和条款给每个人一个共同的合同起点,在提高效率的同时减少最终合同中的差异量。差异的减少使得公司更容易应用其希望遵循的政策,包括对公司至关重要的合同语言,以及未来关于例外和续约的决定。一致性的好处使标准化成为整个合同管理过程中的关键步骤。

确保正确的人撰写正确的合同的最有效方式是什么?根据预先设定的参数,如联系人类型、地理区域、合同价值和曝光率,绘制出流程图并使之标准化。

第二阶段:执行

执行阶段就像它听起来一样--做每一方需要做的任何事情来完全执行合同。在这个阶段有三个步骤:

  1. 谈判
  2. 审批
  3. 执行

谈判

执行阶段的第一步是合同中涉及的谈判。无论在什么情况下,这个阶段都是至关重要的。它为每一方提供了一个机会,以确保起草的协议对他们各自的利益有利,并与他们的目标相一致。

手动处理,关键信息很容易在谈判过程中漏掉。维护版本控制,为谈判中的合同变更建立审计跟踪是关键。请求者可能忘记或没有意识到他们需要包括某些细节供法律部门审查。法务部被其他请求所淹没,很容易忽略了包含相关信息的电子邮件。更糟糕的是,如果部门内有不同的版本,一个重要的变化可能被遗漏在最终的合同中。

像这样的监督会减慢审批过程,或导致最终合同中缺少重要信息。这也会增加追踪必要信息所需的人工劳动。

管理合同谈判阶段的最佳方法是什么?这里有几个提示:

  • 在一个单一的、安全的系统中存储数据和合同信息。
  • 只对需要查看的用户和审批者进行访问限制。这样,就可以安全有效地处理谈判。
  • 使用标准化的模板,要求请求者提供预设的信息、
  • 根据谈判的条款和合同的价值(或任何其他预设要求),自动确定审批路线。
  • 利用自动通知,提醒任何谈判合同的人注意任何要求的修改或补充。

虽然手动设置一个如此彻底的过程是一个非常令人头痛的问题,但一个好的合同管理和工作流程自动化解决方案应该将这一过程自动化,使其在实际执行中既无错误又快速。

审批

如果没有自动化和通知,这下一步会变得非常混乱。围绕谁应该批准的不确定性 其中 合同,以及 其中 利益相关者需要审查它,这造成了不受欢迎的风险水平。而等待某些人审查合同的过程简直可以增加几个月的时间。

许多公司根据合同的价值,有不同的审批人。例如,一份价值低于$25,000的合同可以交给一个人,而一份价值超过$75,000的合同可以交给另一个审批人,或两个,或三个。如果不是更多的话。

当然,你可以通过电子邮件手动发送这些信息。或者你可以实施一个解决方案,根据合同的价值,自动进行合同审批路由。该系统可以识别合同的美元价值,以及你设置的其他参数,并据此进行路由。此外,它应该将通知和提醒过程自动化,这样审批者就会被提示及时采取行动,不会造成延误或瓶颈。

一个合同管理解决方案应该使你能够清楚地定义和分配不同合同的审批人。如果允许的话,它还应该允许平行审批,消除线性审批过程中的障碍。这就创造了一个标准化和精简的工作流程,可以更快地完成合同,从而加快收入确认和可预测的结果。

执行

从理论上讲,执行是很基本的。你已经做了所有的工作,现在是时候让那份文件签字并使之正式化了。

这也是与电子签名解决方案整合可以大大加快流程的步骤。签署人应该能够安全地访问合同,无论他们在哪里(甚至从移动设备)都能签署,使这个过程尽可能高效和合规。

如果你想保持这部分生命周期的精简和无头痛,自动化和一个有效的合同管理软件解决方案是关键。你不应该不断地给尚未签字的各方发送电子邮件提醒;正如我们所提到的,提醒都应该是自动化的。这样一来,法律部门就可以专注于更有意义的工作,而把这些手工任务抛在脑后。

第三阶段:行政管理

管理是指从合同的执行到合同最终到期时的维护。这一阶段关注的是及时了解合同条款,监测续约条款和日期,并确保任何需要接触合同的人都能得到相关信息。

这一阶段的三个要素包括:

  1. 无障碍设施
  2. 审计和报告
  3. 监测和更新

无障碍设施

这里的关键是什么?使合同 无障碍 给任何需要看到它并理解其条款的人。

这就是为什么将合同存放在一个集中的存储库中是至关重要的。每个人都应该知道到哪里去检索和审查合同,因为有一个共同的在线 "档案室"。在那里,所有受合同影响的部门或个人都可以快速和容易地访问它,并掌握所涉及的条款、条件和关键日期。

把合同放在一个地方可能是一项巨大的努力。在成长中的组织中,合同经常存在于法务部以外的多个系统和部门中,但追踪并将它们链接到一个单一的信息源的好处是非常值得的,因为公司的敏捷性得到了提高。

由于每个人都不需要看到 每一个 在合同中,法律部门应该能够设置权限,从而限制只有被授权的个人才能访问某些合同。

审计和报告

接下来是审计和报告步骤,这对推动商业决策和从法律活动和业务中获得价值非常重要。

在一家护肤品企业的案例中,他们创建了一套报告,以帮助全面了解他们的合同,以及他们在处理这些合同方面的表现。

他们认为什么样的报告最有帮助?

  • 合同生命周期的进度报告
  • 每月新的有效合同报告
  • 每季度向主办方提交有效合同的报告
  • 年度合同义务报告
  • 季度材料合同报告

手动运行这些报告意味着花费数小时,甚至数天的时间在电子表格中,与业务或数据分析师合作,召集专家,等等。一个更先进的合同管理工具将能够在数字仪表板中创建这些报告并使之自动化,为你提供近乎实时的可视性。这样,你可以推动可操作的洞察力,帮助你从合同管理过程中提取更多的价值。

通过在线仪表板,实时报告为这家消费品公司带来了什么机会?他们的法律部门被授权不断提高他们的业绩,微调效率,为以前的时间密集和成本高昂的流程节省资金,并更好地履行他们对公司其他部门的义务。

监测和更新

最后,我们到达了合同管理生命周期中的监测和续约步骤。事实证明,这既是一个终点,也是对合同管理深入探索的开始。有了一个自动化的系统,公司可以很容易地了解(通过通知)他们何时需要审查和更新(或可能取消)现有合同。这时,我们所概述的生命周期可能会重新开始。

将这一步骤自动化可能是最好的部分?公司最大限度地减少与错过关键合同里程碑和续约有关的风险。这意味着他们保持对合同情况的关注,并避免在自动续约前取消不需要或不需要的合同而浪费金钱。

合同管理的两条路径

在今天的企业法律环境中,在处理合同管理生命周期方面有两个基本选择。第一种是 "传统 "的,但耗时的,涉及手工劳动的方法,坦率地说是无效的,特别是考虑到商业世界在过去十年中如何加速发展。这种方法需要大量的文书工作,用机器发送电子邮件,在过时的手工工作流程上花费大量的时间,并且落后于更灵活的竞争对手。

另一种方法呢?更加精简和有利可图的合同管理解决方案涉及到通过采用能够自动化和加强整个过程的现代技术解决方案来进入未来。这可以节省时间,加快收入确认,减少错误,并使你免于因试图手动完成所有工作而产生的不可忽视的挫折感。

这样一个系统应该能够与你的事务管理和电子计费解决方案无缝集成,这样你就能对所有的法律事务有完整的可视性,并能发展你的法律业务以满足不断增长的需求。这种管理和控制使你能够在扩大业务规模的同时扩大你的法律业务,并从一个处于企业成功核心的功能中获得最大的效率和投资回报。

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