Workflow of the Week: Automating Intellectual Property Requests
Workflow of the Week: Automating Intellectual Property Requests

本周的工作流程:将自动化应用于NDA流程

艾米丽-博金 |

通过工作流程自动化,只需点击几下就能起草和发送预先批准的NDA。

法律经理们经常发现自己陷入了与签字人来回奔波的无休止循环中,费尽心机地制定 不披露协议 (NDA),并在出现问题或出现红线时进行跟踪。这不仅令人沮丧,而且在你想加快销售周期的时候--当事情进展顺利,潜在客户已经准备好进行演示或销售时--或者,同样经常的,在第三方进入公司财产时,它可能会减慢销售周期。使NDA过程顺利进行对一个友好和简化的过程至关重要--这是企业好客的标志。 

因此,想象一下:在这样一个世界里,法律经理永远不会参与NDA流程--无论是作为合同创建者还是作为法律审查者。销售代表可以自己申请并执行标准的NDA,而不需要向法务部提出申请,从而使法务部经理从这个耗时的周期中解脱出来,并使他们能够重新获得这些时间。进入 工作流程自动化 - 这是一个改变游戏规则的解决方案,通过使管理人员只需点击几下就能毫不费力地在公司纸上发送模板化的NDA,从而简化了NDA流程。 

自助式NDA工作流程比人工流程快7倍,效率高15倍,符合100%标准,投资回报率高达400%。 - 但只有在正确实施的情况下。闲话少说,下面是自动化NDA工作流程背后的原因和方法。 

为什么要将NDA程序自动化?

如果没有自动化,NDA就会在销售过程中造成瓶颈,减慢演示的时间,甚至减慢成交的时间--不仅对你的法律团队,而且对你的潜在客户造成令人沮丧的体验。手动驱动的NDA流程有两个主要挑战:批准的语言和法律审查。但通过工作流程自动化,这两个挑战可以通过精简的逻辑和强大的模板库得到简化和克服。

当销售人员要求提供NDA时,如果没有自动化,法律经理就必须用一把细牙梳子来理解要求,然后从头开始创建一份涵盖其基础的NDA。但是,有了条款库,当销售人员提出请求时,工作流程的后端可以使用预先批准的语言自动建立一个NDA,这些语言存储在条款库中。

TAP工作流程自动化加速了效率

自动化流程更有效、更准确、更具成本效益。

换句话说,工作流程自动化平台可以提供一个只包含预先批准的条款的库,然后根据请求的特殊需要自动生成合同。有了这块在后台工作的文件生成,销售人员可以自动收到预先批准的NDA,而法律经理根本不需要审查。

充分利用模板和条款库

有了工作流程自动化,艰苦的过程就成了过去式。通过利用预先格式化的模板或定制设计的NDA,法律经理可以毫不费力地发出反映其公司品牌和风格的协议,而不影响合规性。工作流程自动化系统拥有一个全面的NDA模板集合,这些模板和条款可以自动化--不仅仅是让法律经理选择哪些是最相关的,而且实际上是让请求者确定他们需要什么。 在他们的请求中。 大多数情况下,NDA可以从一个经过验证、核实和符合工作要求的条款清单中自动生成,并立即发出供签署,根本不需要法律经理参与NDA的创建。一个曾经需要无休止地来回奔波的过程变成了一个根本不需要来回奔波的过程--只是一个简单的、自动的、即时的表格。

投资的回报是巨大的。在最近一次关于工作流程自动化的网络研讨会上,KP实验室的业务流程自动化总监Tarryn Puzasar解释说:"自助式NDA绝对是能够提供最多胜利的工作流程之一--不仅是在投资回报率方面,而且在内部。这只是一个大批量的工作流程--而且你可以在上面捕捉到的指标是惊人的。"

自动化审批和简化签名--即使是在不寻常的情况下

在非常罕见的使用情况下,如果不能从条款库中自动创建NDA,工作流程自动化可以触发一个自动审查过程,将正确的利益相关者引入。通过自助式NDA,法律经理预计几乎每一份NDA都可以立即发送给对方签字,但偶尔也会出现真正的例外--工作流程自动化也可以处理这个问题。当某些问题或条款在最初的请求中被勾选时,后端逻辑可以确定是否有必要进行法律审查,然后将正确的利益相关者引入。

正确的工作流程自动化平台(以及正确的自动化NDA流程)将与您的电子签名平台整合,因此用户将不需要登录他们的数字签名提供商(如DocuSign)来给NDA盖上最后的印章。如果你的NDA目前是湿签,那么工作流程自动化将彻底改变你的部门--如果你已经建立了电子签名平台,那么工作流程自动化可以确保很容易发送文件供签署,而不需要依靠电子签名 "管理员 "逐一处理一切。

为是否有合适的人在NDA上签字而焦虑的日子一去不复返了。工作流程自动化将签字权要求整合到流程中,允许法律经理设置安全的电子签名工具,以获得顺利和符合法律规定的签署体验。随着协议在系统中的无缝流动,签署人可以很容易地审查、签署和归还NDA--所有这些都不需要繁琐的纸质跟踪或手工签名。

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