业务 Continuity 转换接头
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法律行动与业务 Continuity,第 1 部分:稳定局势

艾米丽-博金 |

COVID-19 大流行向全球企业展示了不做好应对中断准备的风险和代价。无论是大型企业还是小型企业,在经济衰退和灾难面前,业务连续性都不仅仅是简单的被动反应。

法律运营是一个相对较新的领域,它的诞生源于在日益复杂的世界中保持关键任务记录、文件和流程的功能性和精简性。法律运营的这些核心功能甚至 更多 当新的挑战出现,有可能破坏 "法律运营 "负责维护的业务连续性时,"法律运营 "团队就显得尤为重要。公司期待他们的法律运营团队能够焊接伤口并创新解决方案,以便在面临干扰时保持弹性。

无论公司的技术堆栈有多先进、 法律业务必须做好准备 以确保在 "一切照旧 "和发生危机时的业务连续性。像 COVID-19 这样的危机是一个转折点;在这一转折点上,一些公司痛定思痛,认识到自动化、简化流程的必要性,但最终有动力和动力开始实施这些流程,而更成熟的企业则可以将准备工作的重点放在未来。

在这两种情况下,都需要法律运营专业人员承担起领导者的责任,让公司走上成功之路。正如一位法律运营领导者所说 最近观察到:

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"(COVID-19 危机)直接影响到法律运营团队的日常工作,无论是财务管理还是法律技术、通信、供应商管理等。这些都是在危机中必须继续运作的领域,这样部门的骨干才能继续工作"。

Katrina Keiffer,纳威司达法律运营副总监

危机的性质

三个不同阶段 危机中。危机 第一阶段 可以说是危机来临前的阶段:尽管这一时期看似 "一切照旧",但这一阶段实际上是不可持续的,并可能呈现出(有时回想起来)危机背后的原因。

ǞǞǞ 下一阶段 发生 期间 因为最重要的行动是稳定局势。在 COVID-19 期间,稳定阶段主要包括各组织迅速安排员工在家办公,想办法处理仍在办公室收到的纸质发票和邮件,并确保关键流程仍能正常运行,即使关键团队成员外出照顾自己或生病的家人。

最后 最后一期 哈佛大学肯尼迪学院公共领导力中心的创始人罗纳德-海菲茨(Ronald Heifetz)认为,危机的根源在于 "领导力"、 调用适应阶段:"当你解决了危机的根本原因,并建立了在新现实中茁壮成长的能力"。

危机后的适应阶段主要是公司承诺不只是恢复正常业务,而是确保 "正常业务 "不再带有危机发生前的风险和不确定性。

稳定局势

在得知 COVID-19 的严重性后,法律部门迅速采取行动,"稳定病人的病情"。Heifetz 将危机比作半夜发作的心脏病:那些有责任做出反应的人必须立即行动起来,他们的首要目标必须是克服危及生命的紧急状况。

就最近的危机而言,这意味着全球各地的员工都要 返岗 从家庭办公室和起居室中传播。政府实施了一些政策,以立即降低传播的可能性:防止大型团体集会、指示社区只有在必要时才可外出冒险,以及要求在公共场合佩戴口罩,这些都是 "稳定病人 "的例子。

在家作业 2020 年 3 月的一项调查显示 YouGov 调查发现,28% 的受访者在家工作。大多数受访者(29%)表示,他们在家里的工作效率与在办公室一样高。

公司不仅要确保员工的健康,还要确保公司本身在整个危机期间正常运转。许多公司不得不就在家办公政策和流程迅速做出前所未有的决定。

那些已经拥有某些技术的公司拥有绝对的优势:他们不必实施新系统,而是能够依靠现有系统支持业务连续性。即使在这种情况下,他们也能以更高的效率完成任务,因为他们采用这些技术的初衷就是为了降低成本、提高生产力和加快响应速度。

"法律部门继续面临'少花钱多办事'的挑战,同时还要驾驭瞬息万变的企业环境"。

凯文-克莱姆,HBR 咨询公司首席商务官

在我们的 本系列下一篇我们将研究一些顶级法律运营团队为缓解危机、支持业务连续性所采取的措施,以及技术、数据和分析在其中发挥的作用。

[bctt tweet="2020年3月YouGov的一项调查发现,28%的受访者在家工作。]

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